【正文】 是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。這主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，這樣的表述并沒有太大的實際意義。（四）增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)文書寫作的第四個技巧是增加其時間上的緊迫性。負面反饋就是與正面反饋相對應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。所謂“修正性反饋”，就是指當(dāng)目標(biāo)對象出現(xiàn)了一些問題的時候，撰寫者應(yīng)該在商務(wù)文書中給與其一個反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠的驅(qū)動力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。（三）進行有效的反饋商務(wù)文書寫作的第三個技巧是進行有效的反饋。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標(biāo)”。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實際上，所謂的“讀者為尊”是運用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。對我來說，這是個不小的奚落，你我的確應(yīng)該密切關(guān)注他們的情況，我希望從你那里而不是從客戶那里知道最新一切的消息，……”。耐心等待吧，一切都會繼續(xù)下去的！唧唧歪歪____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－1198。具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種：198。由于情感指數(shù)為負值，所以這句話讓目標(biāo)讀者聽起來就不是很舒服了。情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負值（即情感指數(shù)為負），則顯然難以獲得目標(biāo)讀者的良好感受。正如前文所提到的，“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標(biāo)讀者的立場上來從事這項工作。通過實踐工作的積累和體會，商務(wù)文書寫作的技巧可以總結(jié)為以下六個方面：當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進行細致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動。當(dāng)然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個培訓(xùn)的原因。輻射法的好處在于不會漏掉撰寫者任何一個想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”。 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實際上就是圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。（五）步驟五：列出文章的大綱在明確了商務(wù)文書的行動目標(biāo)、正式程度、總體風(fēng)格以及層次結(jié)構(gòu)之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)：“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號家庭剪草機，可以使剪草這項繁重的體力勞動便的輕松。198。198。在實際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結(jié)構(gòu)還有著以下四個類型：198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)主要在報告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中常常被運用。198。198。所謂“連貫式”，就是指商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時間順序來展開。該秘書打算起草一份商務(wù)文書就這個將購買計算機轉(zhuǎn)為租用計算機的想法向總經(jīng)理進行匯報。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需要強調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。這類文書在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，因此達到成功有效溝通的幾率會很小，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行。198。這是因為這類商務(wù)文書的行動目標(biāo)對于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。 解決問題型游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。 說服型按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。在游說矩陣中，縱坐標(biāo)表示資源的充足程度（即溝通的內(nèi)容是否在目標(biāo)讀者的資源及能力范圍之內(nèi)，是否強人所難），橫坐標(biāo)代表商務(wù)文書的撰寫者與其目標(biāo)讀者在立場上的一致程度（即雙方是否相互認可）；換而言之，這兩個方面的因素共同決定了對商務(wù)文書總體風(fēng)格的最終選擇。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－1 語氣而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會給目標(biāo)讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務(wù)文書。 目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；198。（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個步驟中需要把握以下的內(nèi)容：要寫好這個商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因為總經(jīng)理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失??；換而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認。【案例2】有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時往往陷入到一個誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動目標(biāo)當(dāng)成了主動目標(biāo)——只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對方的感受。第二講 如何寫出好文章（上）在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。例如在政府機關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。 規(guī)范商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標(biāo)點符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。 樸實所謂“樸實”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。198。葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。 商務(wù)文書寫作的注意事項；198。從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。（二）商務(wù)文書寫作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好。 通用的商務(wù)文書常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。198。（一）商務(wù)文書的分類在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：伴隨著經(jīng)濟改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個熱點。當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類：198。 禮儀性的商務(wù)文書而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟利益。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。 商務(wù)文書的寫作技巧；198。（四）商務(wù)文書寫作的特點與要素商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括： 簡明正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點。198。198。 主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。 材料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。 結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實莊重，表達規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。（一）步驟一：制定正確的行動目標(biāo)在撰寫某一個商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動目標(biāo)。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案1－1 商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者；198。這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。198。【自檢21】請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；（2）某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。：游說矩陣對