【正文】 它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。 　　 接下來就請按部就班地完成如何進(jìn)行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\用你的時間的答案。 　　 下面的練習(xí)將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關(guān)事項。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字?？死势澆粼谵k公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學(xué)家喬否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 　　 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 　　 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 　　 我們在成長的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有紀(jì)律，我們才有秩序。 　　 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 　　 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達(dá)80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司（KellyMoore Paint Company)的董事長。當(dāng)穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自哪些客戶。 （ ） 　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。 （ ） 　　1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 　　我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 　　我休息時會覺得不安。 　　急迫性指數(shù)測驗 　　 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 　　我在壓力之下表現(xiàn)最好。 　　充實自我。 　　改善事先準(zhǔn)備工作。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 　　 我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請看四象限圖： 　　 第一象限是重要又急迫的事。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。我們既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事情的緊急程度來判斷。 　　1先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 　　先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 　　先做容易的做，然后再做難做的事。 史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實際行動。他不說假話，他的確有過這個主意。 　　 有了計劃，就必須有行動。 　　為制定上述方案需要安排一個考慮的時間?！蹦繕?biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 原則之二：有計劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 　　 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。 　　可達(dá)到的： 　　 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。 　　 如何制定目標(biāo) 　　 一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的： 　　具體的（specific） 　　可衡量的（measurable） 　　可達(dá)到的（attainable） 　　相關(guān)的（relevant） 　　基于時間的（timebased） 　　具體的： 　　 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。 　　 1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設(shè)備。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標(biāo)要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。他每季平均進(jìn)修多個學(xué)分。 　　 賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。他大半時候都在一家低功率的電臺擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。 　　 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)而空耗了巨大力量。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。送給大家一句話： 　　 昨天是一張已被注銷的支票， 　　 明天是一張尚未到期的本票， 　　 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 　　誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強 　　 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。 　　客戶寄來的一封投訴信。 　　一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 　　收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀?！?　　 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！ 　　誤區(qū)四：整理整頓不足 　　 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的。 　　我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： 　　習(xí)慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　　評分標(biāo)準(zhǔn)： 　　每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　　（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 　　誤區(qū)三：時間控制不夠 　　 在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時間，以致到頭來一事無成。 　　其次，學(xué)會利用資源： 　　 對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 　　不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 　　誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 　　 查爾斯擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。第三，他獻(xiàn)身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。 　?。?）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。前一天的錢你用光也好，分文不花也好。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 　?。?）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。” 　　 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識。 　　 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。可是每天看3種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。 　　 至于時間，更不成問題。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。1：時間管理的概念 　　 什么是時間？ 　　 在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 適合對象:　　 新員工 培訓(xùn)目標(biāo) 　 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到： 　　在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象 學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間 　　學(xué)會制定SMART的工作目標(biāo) 　　掌握制定有效工作計劃的方法和過程 課程要點 　　v 時間管理的概念和誤區(qū) 　　v 時間管理的基本準(zhǔn)則 　　 ……目標(biāo)原則 　　 ……20/80原則 　　 ……四象限原則 　　 ……有序原則 　　 ……對象原則 　　v 時間管理的方法和技巧 　　 ……了解自己使用時間的方式和狀況 　　 ……做好工作計劃 　　 ……縮短別人干擾的時間 　　 ……不要拖延 　　 ……第一次就把事情做好 　　 ……時間的判斷應(yīng)有彈性第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 　　167。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 　　 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。那么時間究竟是什么呢？ 　　 我們哲學(xué)家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。 　　 請注意： 　?。?）所謂“時間的浪費”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。 　　 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 　　固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。 　　 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 　　目標(biāo)不明確 　　沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 　　缺乏做事輕重緩急的順序 　　沒有時間分配的原則 　誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 　　 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： 　　* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 　　*“事必躬親，親力而為” 　　*溝通不良 　　*工作時斷時續(xù) 　　首先，學(xué)會如