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《立卷方法與要求》ppt課件-全文預覽

2025-06-02 12:47 上一頁面

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【正文】 檔案在每項工程竣工驗收后兩個月內歸檔。 6. 房產(chǎn)檔案:采用辦理權屬登記后的年度。 2. 科研(地質項目)檔案:綜合類用自然年度,項目類用完成年度。 4) 案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。一般以每份文件為一件,文件正本為一件,正文與附件為一件,原件與復印件為一件,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文為一件,去文與復文為一件歸檔文件的裝訂。 頁數(shù) :即卷內實有檔案文件的總頁數(shù) 。 ▲ 密級 ,根據(jù)保密規(guī)定填寫 . c)檔號項 :由檔案人員填寫 ,在此不需說明 . (數(shù)量 )表 用于逐卷登計案卷封面上的基本信息 .每一案卷的 登錄內容由下面表格項目構成 . 案卷目錄 (數(shù)量 )表 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內 網(wǎng)中獲取 ) 案卷 (順序 )號 題名 年度 頁數(shù) 期限 備注 案卷 (順序 )號 :用阿拉伯數(shù)字書寫 。 日 期: 歸檔文件整理完畢的日期。備考表上設置的項目 包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 日期 :指該份文字材料或圖樣的編制日期 。 (c)卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號 . 情況說明 : 某些科技文件 ,如成套圖樣 、說明書 、計算書等 ,在編制時已經(jīng)編有頁號 ,不必另行編號 .只有在案卷內科技文件沒有統(tǒng)一順序號 ,或者編號順序不連貫 ,或者排列次序不連貫 ,或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時 ,才需要編頁號或重新編頁號 . ● 案卷內科技文件目錄 ,是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表 .它對于管理和使用案卷具有重要作用 . ● 成套圖樣或科技文字材料 ,一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄 ,編目時應盡量利用原有目錄 .如果在科技文件形成時沒有編制目錄 ,或原有目錄不適用時 ,則要編制或重新編制目錄 . 案卷內科技文件目錄 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內網(wǎng)中獲取 ) 序號 責任者 編號 題名 日期 頁次 備注 表格的名詞解釋 序號 :指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號 。 保管期限 :即該案卷的保管期限 。 日 期: 歸檔文件整理完畢的日期。備考表上設置的項目 包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。它是文件的重要特征之一,反映文件產(chǎn)生的時代背景,是查找檔案的常用途徑。 b)責任者 是指制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。并且按年度 名稱分類 .可分為憑證 、帳簿、報表、其它 .結合保管期限分別組成案卷 . 6)房地產(chǎn)檔案應當以房地產(chǎn)權利人(即權屬單元)為宗立卷,房地產(chǎn)檔案應當以一棟樓為單元歸檔。 4)設備檔案按設備的使用性質結合名稱 、 型號分類組成案卷 ,一個型號的文件材料組一個或幾個案卷 . 5) 會計檔案應將一本憑證作為一個保管單位。 除有特殊要求 , 檔案所用各種表格 、 檔案盒 , 內容規(guī)格應統(tǒng)一 ( 具體規(guī)格以國家制定的有關標準為準 ) 。 d)材料具有有機聯(lián)系 (這點最重要 ). 2)組卷要求 (也叫立卷的五點要求 .是辦法的第 1115條 ) a) 各門類檔案的質量總的要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律 , 保持彼此之間的有機聯(lián)系 , 區(qū)別不同價值 , 便于保管和利用 。 還要根據(jù)形成文件材料的實際情況 , 隨時修改或增補立卷類目的有關條款 。 三 .立卷的準備 將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系 、 特征和保存價值分類組成案卷的整理過程 . 第一準備工作是對本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的 檔案管理辦法 、 院文件材料歸檔和不歸檔的范圍 和 院檔案保管期限暫行規(guī)定 的要求 ,逐一鑒別 、 分類 、 整理 ,最終歸檔 . 第二準備是平時歸卷 。 1) 可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機關 、 本部門業(yè)務工作情況 , 了解
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