《立卷方法與要求》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 檔案在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 6. 房產(chǎn)檔案：采用辦理權(quán)屬登記后的年度。 2. 科研（地質(zhì)項(xiàng)目）檔案：綜合類用自然年度，項(xiàng)目類用完成年度。 4) 案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件歸檔文件的裝訂。 頁(yè)數(shù) :即卷內(nèi)實(shí)有檔案文件的總頁(yè)數(shù) 。 ▲ 密級(jí) ,根據(jù)保密規(guī)定填寫 . c)檔號(hào)項(xiàng) :由檔案人員填寫 ,在此不需說(shuō)明 . (數(shù)量 )表 用于逐卷登計(jì)案卷封面上的基本信息 .每一案卷的 登錄內(nèi)容由下面表格項(xiàng)目構(gòu)成 . 案卷目錄 (數(shù)量 )表 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內(nèi) 網(wǎng)中獲取 ) 案卷 (順序 )號(hào) 題名 年度 頁(yè)數(shù) 期限 備注 案卷 (順序 )號(hào) :用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫 。 日 期： 歸檔文件整理完畢的日期。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目 包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 日期 :指該份文字材料或圖樣的編制日期 。 (c)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁(yè)號(hào) . 情況說(shuō)明 : 某些科技文件 ,如成套圖樣 、說(shuō)明書 、計(jì)算書等 ,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁(yè)號(hào) ,不必另行編號(hào) .只有在案卷內(nèi)科技文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào) ,或者編號(hào)順序不連貫 ,或者排列次序不連貫 ,或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí) ,才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào) . ● 案卷內(nèi)科技文件目錄 ,是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表 .它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用 . ● 成套圖樣或科技文字材料 ,一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄 ,編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄 .如果在科技文件形成時(shí)沒(méi)有編制目錄 ,或原有目錄不適用時(shí) ,則要編制或重新編制目錄 . 案卷內(nèi)科技文件目錄 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取 ) 序號(hào) 責(zé)任者 編號(hào) 題名 日期 頁(yè)次 備注 表格的名詞解釋 序號(hào) :指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào) 。 保管期限 :即該案卷的保管期限 。 日 期： 歸檔文件整理完畢的日期。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目 包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。 b)責(zé)任者 是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。并且按年度 名稱分類 .可分為憑證 、帳簿、報(bào)表、其它 .結(jié)合保管期限分別組成案卷 . 6)房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以一棟樓為單元?dú)w檔。 4）設(shè)備檔案按設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合名稱 、 型號(hào)分類組成案卷 ,一個(gè)型號(hào)的文件材料組一個(gè)或幾個(gè)案卷 . 5) 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)將一本憑證作為一個(gè)保管單位。 除有特殊要求 ， 檔案所用各種表格 、 檔案盒 ， 內(nèi)容規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一 （ 具體規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn) ） 。 d)材料具有有機(jī)聯(lián)系 (這點(diǎn)最重要 ). 2)組卷要求 (也叫立卷的五點(diǎn)要求 .是辦法的第 1115條 ) a) 各門類檔案的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律 ， 保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系 ， 區(qū)別不同價(jià)值 ， 便于保管和利用 。 還要根據(jù)形成文件材料的實(shí)際情況 ， 隨時(shí)修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款 。 三 .立卷的準(zhǔn)備 將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系 、 特征和保存價(jià)值分類組成案卷的整理過(guò)程 . 第一準(zhǔn)備工作是對(duì)本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的 檔案管理辦法 、 院文件材料歸檔和不歸檔的范圍 和 院檔案保管期限暫行規(guī)定 的要求 ,逐一鑒別 、 分類 、 整理 ,最終歸檔 . 第二準(zhǔn)備是平時(shí)歸卷 。 1） 可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān) 、 本部門業(yè)務(wù)工作情況 ， 了解
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