【正文】 ．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時間、管理制度 D．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。A．簽發(fā)文件 B．分發(fā)會議通知 C．詢問情況 D．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（ A ）。 A．語句要簡短 B．由過程先說 C. 利用重復(fù)的效果 D．說話時考慮時間、地點(diǎn)、場合、對象因素，使用模糊語言62．接受忠告的正確反應(yīng)是（ D ）。 A．用叉、匙進(jìn)食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 C．口內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。A. 以右為次 B．以右為尊 C．以后為次 D．以左為尊53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。A．有更多的機(jī)會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時機(jī)提醒上司用餐C．對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。 A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn) B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當(dāng)天的行動計劃 C．如果會議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會議室 D．會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。A．準(zhǔn)備資料 B．發(fā)表意見 C．現(xiàn)場服務(wù) D．會議或會談記錄41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（ D ）。 A．不理睬 B．不征求主持人意見，停止筆錄 C．征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī) D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ A ）。A．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項情況逐項登記C．處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)33．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?？? C ）。A．國名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國名C．姓名、部門、地址、國名D．姓名、國名、部門、地址29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把聽筒朝下放置21．文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢17．文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（ D ）。 A．錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米 D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項是不適宜的？（ D ）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。第四部分 ：結(jié)合中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí)第五部分 ：附《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題一、單項選擇題1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ B ）?；卮鸬诙€問題時，應(yīng)舉例說明。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點(diǎn)。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會失分。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。本題主要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個知識點(diǎn)，本題答題思路如下：1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（2）有重音。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。本題考察同學(xué)們對知識點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。以下為參考答案：1．日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。本題從5個方面進(jìn)行回答：1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時；3．上司即將外出時；4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題主要考核本課程的第四章第5點(diǎn)的“上司不在時郵件的處理”這一知識點(diǎn)。本題主要考核本課程的第四章第2點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識點(diǎn)?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。本題答題思路如下：1．基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。本題主要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識點(diǎn)。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。下面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思路作答即可：1．首先簡要說明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員工作分為三個步驟：計劃、實(shí)施和檢查。辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。17外出辦事，如銀行、郵局等。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。例如記者、工會職員等。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。請同學(xué)們在答題時加以注意。（三）平時作業(yè)平時作業(yè)與考試題型和要求基本上是一樣的，根據(jù)過去考試的情況看也有重復(fù)，有些作業(yè)題其實(shí)就是考試題，所以一定要認(rèn)真用好。考試時沉著應(yīng)戰(zhàn)。（五）應(yīng)試要注意的問題同學(xué)們這段時間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結(jié)構(gòu)。期末考試采用問卷筆試（閉卷）形式，卷面滿分為100分，考試時間為90分鐘。（一）本課程的考核對象中央廣播電視大學(xué)現(xiàn)代文員專業(yè)（?？疲┑膶W(xué)生。通過本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生掌握辦公室實(shí)務(wù)操作方面的基本知識，具備辦公室業(yè)務(wù)的基本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運(yùn)用能力。其中形成性考核成績占考核成績的20%，期末考試成績占考核成績的80%。各題所占比例分別為：10%、 10%、 20%、30%、30%。本課程試題題量較大，一定要注意把握時間，先易后難。（二）考試大綱及大綱詳解本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過它掌握考試的考點(diǎn)。以下彩色字體部分為問題的參考答案，其他為問題和對問題的分析與評講。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。8信訪工作替上司接洽外界人士。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。二、辦公用易耗品主要包括哪些？本題主要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識點(diǎn)。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識點(diǎn)。3．檢查的步驟，要分析計劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。同學(xué)們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點(diǎn)。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識點(diǎn)。2．結(jié)合實(shí)際談體會。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理?！掇k公室管理》作業(yè)及答案(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。本題主要考核本課程的第三章第3點(diǎn)的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點(diǎn)，并對這兩個知識點(diǎn)進(jìn)行比較。3．各自的優(yōu)劣：“電視會議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。要注意的是，以上只是