【正文】 otes/Microsoft Outlook的電子郵件功能，提供收件箱、發(fā)件箱、日程安排、通訊錄、記事本、新建郵件、以及郵件自動提醒等功能。在過程定義中用戶還可以使用已經(jīng)定義好的模板快速生成過程，另外系統(tǒng)還設有合法檢查功能，幫助用戶定義規(guī)范的流程；組織機構定義中以樹狀結構來描述組織機構，并有規(guī)則排列的功能，使用戶定義的組織機構中的層次關系一目了然。功能特點用戶可以自定義主頁在Universal 中，用戶完全可以根據(jù)本單位的需要和實際情況設計出具有本單位風格和特色的主頁，可定制的內(nèi)容包括頁面標題、LOGO、頁面背景、系統(tǒng)菜單、分類菜單、權限設置以及各子模塊的導航器等等。既可以保證企業(yè)內(nèi)部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用者提供了訪問外部信息的手段。采用文檔型＋關系數(shù)據(jù)庫的信息管理模式在Universal Office中，既可以存儲大量結構化數(shù)據(jù)，方便信息分析與決策，又可以使用企業(yè)信息的多媒體特點和實現(xiàn)自動工作流的功能。技術特點全面支持ＷＷＷ操作Universal Office ，用戶使用瀏覽器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當前的瘦客戶機的趨勢。部件管理模塊可以根據(jù)所設置的權限，按照用戶的不同身份動態(tài)地組織Web頁面。通過地理信息制作工具，用戶可以利用各種圖形生成地理信息查詢文件，然后把這些文件放到HTTP服務器中，即可以通過WWW瀏覽器進行查詢。地理信息查詢系統(tǒng)地理信息查詢系統(tǒng)給用戶提供了一種非常方便直觀的信息查詢手段。它不僅支持常見的標準公文如收發(fā)文的辦理，還支持其他各種較規(guī)范的流程，如財務借款、報銷、出庫審批等流程。我們對工作流的定義是，工作流是對企業(yè)（或政府）的功能和運行規(guī)則，通過與組織機構/崗位角色的對應關系，用圖形化的方式，來描述企業(yè)（或政府）的運行過程，并對過程的運行提供辦理、監(jiān)督、控制和跟蹤的手段，規(guī)范企業(yè)（或政府）的業(yè)務過程，提高辦事效率。(8)會議管理無論在政府機關還是企事業(yè)單位，會議都是日常辦公的一個重要組成部分。例如：項目管理部可以建立質(zhì)量跟蹤周報、財務部可以建立財務月報、市場部可以建立市場快訊等等。(5)電子刊物電子刊物系統(tǒng)用于各種電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。例如：新聞視點、廣而告之、公告欄等。結合組織機構，每個部門還可以建立自己部門的電子論壇，用于在部門內(nèi)部進行討論。人員信息管理除提供人員基本信息，如工作部門、職位、辦公電話、郵件地址等的維護外，還提供個人Internet口令維護和短信息個性化服務設定等功能，同時，組織機構的人員信息還可以和服務器的注冊用戶同步。由于本系統(tǒng)把管理權限交給了具體的部門，因此每個部門都可以在自己的權利范圍內(nèi)發(fā)布各種信息、而且用戶可以通過超鏈接把具體的業(yè)務系統(tǒng)掛接到WWW上。例如：財務部可以在自己的站點上提供財務報表、提供財務咨詢服務、允許用戶填寫借款單等等。為了便于所有的用戶參與，公共辦公中的功能采用WWW瀏覽器實現(xiàn)。 開發(fā)工具 以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C++ 作為主要的開發(fā)平臺和工具。單位的內(nèi)部員工及下屬單位可按法規(guī)名稱、主題詞和類別等進行查閱，并可進行全文檢索以定位法規(guī)條款。相關部門可以按下屬單位名稱、地址、信用等級等進行查閱。 注：有關職員的申請部分和其他形式的通知書（包括《離職申請書》、《職員請假書》、《職員出差單》、《聘用通知書》、《職員調(diào)動通知書》），因涉及到部門及主管領導的審批，所以在公共的工作流程部分作統(tǒng)一處理。 該庫主要處理有關向職員發(fā)出通知方面的內(nèi)容。 該系統(tǒng)可以自動記錄每名員工的上下班時間，并可以根據(jù)員工的姓名、部門、職工號、日期等條件進行查詢。人事信息除了常有的信息外，還可以放入每個人的照片及一段講話錄音，還可以將人員的照片、簡歷及各種證書掃描錄入。 可就工作、休閑、娛樂等主題進行討論 對感興趣的主題可通過“答復“的按鈕輸入自己的意見通知與布告 通知及布告系統(tǒng)是由行政或業(yè)務部門發(fā)給所有內(nèi)部人員、會員或某幾個部門或某類人員的信息公告。會議安排模塊對外地與會人員安排房間并登記返程時間，并提供查詢功能。該系統(tǒng)是基于多媒體應用進行開發(fā)的，可通過觸摸屏進行查詢，并能夠記錄重要領導講話的錄音供與會者查詢。 實際工作流程見下圖：日程安排日程安排管理的數(shù)據(jù)來源主要是兩個方面。 申請文號：文件擬定后，按“申請文號”按鈕從辦公室申請文號。當然，也可對所需審批的文件做修改，這時系統(tǒng)會自動對原始文件進行備份以供將來核查。 按“提交”按鈕即可完成會簽文件的發(fā)送工作，文件會自動發(fā)送到所需審批的部門。審批結束系統(tǒng)自動通知擬稿人。簽報各部門傳送到主管部門或領導等待審批的簽報、請示、呈報、文件、合同，經(jīng)各級主管部門轉發(fā)審批，以發(fā)文的形式通知相關部門，并將審批結果通知呈報人。圖形化的界面簡單、直觀、易于操作。由于電子郵件系統(tǒng)是使用最為頻繁的系統(tǒng)功能，因此所有有關辦公流程部分的數(shù)據(jù)傳送都在電子郵件系統(tǒng)體現(xiàn)出來。 辦公工作流程實現(xiàn)功能辦公工作流程系統(tǒng)完成如下的功能：電子郵件及日程安排事務處理辦公工作流程，如：文件會簽、會議管理、發(fā)送通知、辦公室通知和簽報。這樣，一個Notes應用程序不需任何修改即可在各種平臺上同時運行。 利用InterNotes Web Publisher，用戶可以很方便地將Notes數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)發(fā)表到Internet上。這樣就可以用Notes郵件系統(tǒng)直接接收或發(fā)送Internet郵件。這是一種用戶對用戶的授權機制。ACL 控制的資源包括服務器、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文檔和文檔的字段。 驗證：驗證是保障某一用戶身份被可靠認定的手段。盡管個人、部門和整個企業(yè)都已認識到信息的寶貴價值和專有性，但商業(yè)上的競爭環(huán)境迫使機構必須打破原有的界限，在企業(yè)內(nèi)和企業(yè)之間共享更多的信息，只有這樣，才能縮短處理問題的時間，并且在協(xié)同工作的環(huán)境中孕育出更多的革新和創(chuàng)造性。 群件平臺利用復制技術將位于遠程（例如北京）服務器上的數(shù)據(jù)庫“拷貝”到本地（例如上海）服務器上。而且，假設24小時以后，某些文檔未被處理，Notes將可以自動向主管或上一級領導發(fā)郵件告知此事。 Lotus Notes還可以提供給用戶以直觀和高效的協(xié)同工作手段和工作流支持。用戶操作時只需按一下鼠標就可以直接存取所鏈接的信息。自動的版本記錄可以在同一表單中實現(xiàn)，每一個編輯或被視為一個主文檔或被視為對原文檔的應答。這使得Notes可以成為企業(yè)信息管理的基本平臺，成為企業(yè)的信息存取中心。 Lotus提供的Component是一種Active X控件，可以將這些控件與Notes文檔集成在一起使用，創(chuàng)建電子表格、繪圖、圖形、圖表以及產(chǎn)品一覽表。Lotus Notes作為工作流平臺和文檔管理服務器具有如下優(yōu)點：Lotus Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，文檔數(shù)據(jù)庫的最基本元素就是文檔，而Notes文檔可以同時包含結構化的和非結構化的信息。 群件平臺選型 群件平臺是作為云南省廣播電視廳辦公自動化的平臺，本方案選擇Lotus Notes為群件平臺。 本方案最大的篇幅集中在應用系統(tǒng)的開發(fā)方案上，主要的技術路線是以分階段擴展系統(tǒng)的思路展開設計，一期工程主要完成云南省廣播電視廳辦公業(yè)務處理自動化以及信息服務和后勤管理的部分內(nèi)容；實現(xiàn)有限度的辦公信息和業(yè)務數(shù)據(jù)共享。本方案選用Lotus Notes作為內(nèi)部網(wǎng)群件平臺。 由于在系統(tǒng)中采用了Intranet技術，因此整個系統(tǒng)對于網(wǎng)絡用戶來說是一個統(tǒng)一的整體，用戶無需了解和安裝各種網(wǎng)絡應用軟件子系統(tǒng)，就可以通過超鏈接查詢網(wǎng)絡上的所有資源（包括各種文本、數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)等）。Lotus Notes作為先進的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，全面實現(xiàn)了對非結構化信息的管理和共享。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供與Sybase、Informix、Oracle以及與ODBC兼容的數(shù)據(jù)庫之間進行大宗數(shù)據(jù)交換和同步的數(shù)據(jù)分布式服務。Notes數(shù)據(jù)庫的基本元素就是文檔，它可以同時包含結構化和非結構化信息，可以用于高效地存儲、傳播、分配和管理如表格（也許是從某個關系數(shù)據(jù)庫或電子表軟件中得到的）、文本、 WWW的頁面、圖形、OLE 對象，或者象掃描的圖象以及傳真件、聲頻或視頻信號這樣的多媒體信息。 為記錄不同用戶對同一Notes文檔所作的不同修改，Notes 提供了版本管理功能。 Lotus Notes也是一個基于超文本的系統(tǒng)，所以Notes文檔中可以包含一個指向任一文檔的指針，后者可以位于任何一個Notes數(shù)據(jù)庫中，甚至還可以位于WWW上。Notes 郵件系統(tǒng)包含了有力的郵件編輯能力，支持創(chuàng)建格式文檔，可以用字型、色彩和眾多的格式屬性修飾郵件。這樣，每個人看到的都是同樣的文檔，并且是最新版本。為了支持本地成員方便、快捷和經(jīng)濟地訪問數(shù)據(jù)，每一個工作地點通常都需要配置本地服務器。安全機制 許多企業(yè)正在構建自己的包容企業(yè)各個部門乃至供應商和客戶的群件應用系統(tǒng)。Notes通過提供四級安全措施：驗證、存取控制、字段級加密和電子簽名來保障系統(tǒng)的安全性。存取控制：存取控制表（ACL）規(guī)定了什么人可以以什么方式（例如，創(chuàng)建、讀、寫 、刪除等）訪問什么樣的資源。電子簽名：用戶希望他們收到的郵件確為郵件上的作者所發(fā)出，電子簽名可以確保這一點。Notes目前采用SMTP/MTA附加軟件來提供與其它基于Internet的電子郵件系統(tǒng)互換信息。就象其它的Notes應用一樣，InterNo