【正文】 稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。己移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。存放磁帶最好不用鐵皮柜。5%一67第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792，5一85(檔案、著錄規(guī)則)進(jìn)行。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。第十四條 編制格式1．照片編制采用橫寫格式。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)／（檔案形態(tài))檔號(hào)。格式:全宗號(hào)－流水號(hào)。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料。第六條 收集要求1．錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。6．其它具有保存價(jià)值的聲像資料。2．各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按轅糊技術(shù)要求托轅，字跡己擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。印件在前，定稿在后?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類目。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。(三)董事局發(fā)文，用xx董字(xx年)xx號(hào)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào):(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律xxx字(xx年)xx號(hào)。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得團(tuán)閱。(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。(七)文件的銷毀第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。2．業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚。4．文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。(四)發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定:1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)。 (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定。第九條 發(fā)文的范圍:1．凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。黨委、廠部同意發(fā)文，則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨x宇、廠x字發(fā)文。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示，擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成極關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1．凡正式文件均需分別由兩辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。（二）收文的管理第四條 公文的簽收 1．凡來廠公啟的文件均由廠收發(fā)員登記簽收后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。12．復(fù)印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，復(fù)印者不得私自增加份數(shù)或私自留存。10．凡是以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件材料分別由辦公室或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，由打字室負(fù)責(zé)復(fù)印、裝訂、達(dá)到字跡清晰，版面清潔，裝訂整齊。7．打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室。5．打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求待，對(duì)發(fā)文手續(xù)不全，書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。企業(yè)打字、復(fù)印工作制度1．凡以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件，報(bào)表工作計(jì)劃，總結(jié)，請(qǐng)示，報(bào)告，簡(jiǎn)報(bào)，紀(jì)要通知，通報(bào)，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任免決定，表彰或處理決定，以公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件，材料均屬條印范圍。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。4．屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。7．文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以上的罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失 的，處50元以上罰款直至辭退。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門，人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。2．公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。2．對(duì)文檔散失、損毀負(fù)責(zé)。49 / 50文檔管理文員工作細(xì)則文檔管理文員工作流程圖附1綜合計(jì)劃中心副總檔案管理制度文樓處理程序公交處理實(shí)施細(xì)則文書管理制度文件檔案保存年限填制相關(guān)表格聲像檔案管理制度文書檔案交卷制度文書管理制度崗位職責(zé)辦公室主任文檔管理文員文檔管理制度公文管理規(guī)范企業(yè)文件管理制度企業(yè)打字復(fù)印工作制度文件收發(fā)規(guī)定文印室管理規(guī)定填制檔案表格工作總結(jié)附件2：崗位職責(zé) 職權(quán) 1．作好企業(yè)文件檔案管理工作。職責(zé)1．對(duì)文件檔案歸檔應(yīng)及時(shí)負(fù)責(zé)。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)求報(bào)告或其全不需打印的文件，一般不予打印。4．文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。3．文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。送件人?yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。7．傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。4．凡需打印的文件，資料應(yīng)將其底稿首頁附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)XX審核修改、統(tǒng)一編號(hào)，有關(guān)部門會(huì)簽，分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。打字時(shí)要做到快速，準(zhǔn)確，排版合理美觀，用力均勻。校對(duì)者校后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。11．兩辦秘書對(duì)文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦歸口管理。2．對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件，文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并。2．本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。2．閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。5．兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。2．各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或千部任免事項(xiàng)。 3．黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于: (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定。6．各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。6．經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。(3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。39。3．要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。(接交單位各留存一份備查)。第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。第四條 公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。(二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。(二)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用xx監(jiān)字(xx年)xx號(hào)。(六)其他管理部門的發(fā)文，用xxx