【正文】 148 和 GB／T 788 已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公文交往。因此淘汰 l 6 開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型作為公文用紙是十分必要的。目前，淘汰 16 開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80％，M80％。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm。裁切成品尺寸誤差177。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。 (3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。 置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計方法后文介紹)。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。 緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空 2 行向下依次標(biāo)識(見圖三)。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字， 如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝55mm 的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝117mm。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有 14 家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。另外，二者形狀也略有不同。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。8，1．6 簽發(fā)人 10 上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。在上報的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負(fù)責(zé)。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可以采取變通的方法。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。 正文的標(biāo)識方法同寫信一樣，在主送機關(guān)名稱之下第 1 行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空 2 字。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標(biāo)識印章之后。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對此做了較詳細(xì)的規(guī)定。四是對標(biāo)識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識要與正文空 l 行，左空 2 字；附件上的“附件”標(biāo)識在左上角頂格第 l 行。為了加強其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。鑒于行政機關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關(guān)的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑”。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變造”公文。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時也要嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。讀者可對照現(xiàn)行國務(wù)院文。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認(rèn)真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標(biāo)準(zhǔn)。 對只蓋一個印章的單一機關(guān)發(fā)文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。一般情況除了會議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。 8．2，6．1 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。　 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8，2．6 條會分別介紹。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。二是正文后的附件標(biāo)識應(yīng)與附件的標(biāo)識前后一致。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標(biāo)識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權(quán)易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。8．2．3 公文正文 主送機關(guān)名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。8，2 主體8．2．1 公文標(biāo)題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3 行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發(fā)人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。序號是發(fā)文的流水號。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、 “國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。8，1．5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)上下居中。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行)位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。 9 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm15mm(高寬)。友文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空 l 字距離，以使該字段不致過長。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。8．1．2 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l 行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第 l 行?！∮靡粋€形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。4mm。7．4 裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。7．2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 lmm。6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn) 16 開型。鑒于 A4 型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用 A4 型紙。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。5 公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB／T 148 中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見 GB／T 148。這也是公文用紙的一項重要指標(biāo)。 橫向耐折度≥15 次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于 80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％一 90％，橫向耐折度≥15 次，不透明度≥85％，pH 值為 7．5—9．5。一“行”的概念(除 2 號標(biāo)題外)指的是 3 號字高度加其 7／8倍的距離。本標(biāo)準(zhǔn)以 3 號字高度加 3 號字高度 7／8 倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以 2 號字高度加 2 號字高度 7／8 倍的距離為一基準(zhǔn)行。3 定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 5 2 引用標(biāo)準(zhǔn)GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn) GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定