【正文】 情況簡(jiǎn)單則可以單獨(dú)督辦。中心工作應(yīng)當(dāng)擺到突出位置進(jìn)行專項(xiàng)督辦，常規(guī)工作則可以綜合督辦。重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)?shù)匠修k單位或現(xiàn)場(chǎng)直接督辦，其他事項(xiàng)則可以間接督辦。 結(jié)果反饋。 情況審理。上級(jí)機(jī)關(guān)有明確指示、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有具體交待、下級(jí)單位有急迫要求和辦公室 有必要掌握的都可以列為督辦項(xiàng)目，哪些列為督辦項(xiàng)目由辦公室主任確定，列為督辦項(xiàng)目 的要定項(xiàng)目?jī)?nèi)容、定承辦單位、定完成時(shí)限、定負(fù)責(zé)人員。嚴(yán)格按照時(shí)限要求辦理辦結(jié)，不拖拉，不延誤。 辦公室從各種信息渠道了解掌握到的需 要進(jìn)一步核查的問(wèn)題等。 三、需要督辦的是關(guān)系比較重大、影響比較深遠(yuǎn)、問(wèn)題比較典型的各類事項(xiàng)，其基本內(nèi)容主要包括： 上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的要求匯報(bào)執(zhí)行情況和辦理結(jié)果的事項(xiàng)。 十六、文書(shū)檔案屬于公司機(jī)密，無(wú)論采取何種方式利用文書(shū)檔案，都必須事先經(jīng)過(guò)辦公 室主任批準(zhǔn)。 復(fù)制。 十五、辦公室積極提供文書(shū)檔案為公司的經(jīng)營(yíng)管理和生存發(fā)展服務(wù)，提供利用的主要方式是： 查閱。檔案存放要相對(duì)密封，要防止和抑制檔案害蟲(chóng)的繁殖和發(fā)育。保管檔案的器具要遠(yuǎn)離火源，附近要備有滅火設(shè)施，要避免陽(yáng)光直射。左側(cè)裝訂 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 文書(shū)檔案管理制度 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) 的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每頁(yè)的右上角；上部裝訂的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每頁(yè)的下方中間。 九、卷內(nèi)文件先按作者劃分，再按文件的形成時(shí)間順序排列。 五、收集 報(bào)刊應(yīng)注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復(fù)印件供利用。 公司關(guān)于機(jī)構(gòu)變更、印章使用、管理人員任免、員工獎(jiǎng)懲的有關(guān)文件資料。 三、 公司文書(shū)檔案的范圍為： 上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策性的文件材料。 九、領(lǐng)導(dǎo)要帶頭模范遵守印章管理制度，不能不受監(jiān)督自行蓋印。 七、要建立用印登記簿，堅(jiān)持用印登記制度。一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)查處。 四、新刻制的印章啟用，由公司發(fā)啟用通知發(fā)送有關(guān)單位；啟用通知應(yīng)蓋有啟用公章的的印模。 二、公司印章由公司的直接上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)，公司下屬單位和所屬部門(mén)的印章由公司制發(fā)?？梢圆扇∮没馃苫覡a、用水浸成紙漿、用機(jī)器切成碎沬和交到有關(guān)部門(mén)指定的文件資料銷毀點(diǎn)等辦法進(jìn)行銷毀。 十三、收文單位為公司而又沒(méi)有經(jīng)過(guò)辦公室文員簽收的文件，如參加有關(guān)會(huì)議帶回的文件等，收文者應(yīng)及時(shí)交由辦公室補(bǔ)辦登記手續(xù)，然后按以上規(guī)定進(jìn)行處理。傳閱者閱后退回辦公室，一般不能橫傳，如橫傳要立即告知辦公室。文件辦結(jié)后應(yīng)立即報(bào)告，必要時(shí)還要有書(shū)面報(bào)告。緊急公文，應(yīng)當(dāng)規(guī)定辦理時(shí)限，防止拖拉誤事；兩 個(gè)以上部門(mén)承辦，應(yīng)當(dāng)批明主辦部門(mén)，以免承辦者互相推諉。 下屬單位主送本機(jī)關(guān)需要回復(fù)和要求批轉(zhuǎn)的文件。擬辦意見(jiàn)是對(duì)收文辦理中可能涉及的事項(xiàng)、問(wèn)題以及應(yīng)由誰(shuí)負(fù)責(zé)處理、如何處理等提出建議，可以簡(jiǎn)明扼要，也可以提出幾種方案。登記文件須將順序號(hào)、收文時(shí)間、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緩急時(shí)限、標(biāo)題、件數(shù)等項(xiàng)登記清楚，以利查詢。簽收文件要逐件清點(diǎn)，重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)，如 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施，急件要注明簽收的具體時(shí)間。信封上的地址要寫(xiě)清楚，封口不得用訂書(shū)機(jī)釘 。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 5 頁(yè) 共 5 頁(yè) 十二、加印后，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)立即將文稿并正式文件兩份交辦公室存檔。 校紅。要求杜絕竄行、漏行、多字、漏字現(xiàn)象，保證條塊安排、字型選擇、內(nèi)文編排正確。 1裝訂。篇幅較多需標(biāo)注頁(yè)碼時(shí)，頁(yè)碼標(biāo)注在每頁(yè)的右下角。字型均為標(biāo)準(zhǔn)字型。發(fā)放范圍標(biāo)注在文件末頁(yè)下端。 印鑒。 成文日期。正文是公文的核心部分，印刷時(shí)一律從左向右編排。主送機(jī)關(guān)即行文對(duì)象。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。需要標(biāo)注秘密等級(jí)和緩急時(shí)限時(shí)，秘密等級(jí)標(biāo)注在文件首頁(yè)左上角，緩急時(shí)限標(biāo)注在密級(jí)下方。 發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)的文稿退辦公 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 3 頁(yè) 共 5 頁(yè) 室編號(hào)登記，再交主辦部門(mén)印發(fā)?？次募捏w式是否規(guī)范，版式是否符合本規(guī)則的要求?？磧?nèi)容是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)文件相銜接，措施和辦法是否切實(shí)可行。 五、草擬公文的內(nèi)容涉及其他部門(mén)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽，如有分歧，主辦部門(mén)要將各方意見(jiàn)報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)研究解決。 使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 2 頁(yè) 共 5 頁(yè) 全面、真實(shí)地反映客觀實(shí)際情況。 三、行文要根據(jù)內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)奈姆N： 發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施用“命令” (令 )； 對(duì)重 要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員或單位用“決定”； 向公司內(nèi)外宣布重大事件用“公告”，在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)用“通告”； 傳達(dá)上級(jí)指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和外部公文，傳達(dá)要求下級(jí)周知、辦理或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免管理人員用“通知”； 交流工作情況，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況用“通報(bào)”； 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，以及回復(fù)詢問(wèn)用“報(bào)告”； 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”； 與平行或不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題用“函”； 記載、傳達(dá)會(huì)議情 況和議定的事項(xiàng)用“會(huì)議紀(jì)要”。 二、行文要堅(jiān)持少而精、注重效用的原則，有如下情況時(shí)可以以公司名義行文： 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作。 九、完善公司行政管理制度，審查基層主要行政用品采購(gòu)計(jì)劃；督察公司內(nèi)部通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；安排落實(shí)節(jié)假日值班；管理公司房產(chǎn)；具體做好機(jī)關(guān)行政用品和辦公用品的供應(yīng)工作。 五、注意收集合理化建議情況，會(huì)同有關(guān)部門(mén)提出推廣和獎(jiǎng) 勵(lì)意見(jiàn)。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 辦公室職責(zé) 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 1 頁(yè) 共 1 頁(yè) 一、負(fù)責(zé)安排公司的季度、年度工作會(huì)議及總經(jīng)理辦公會(huì)議，做好記錄，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時(shí)了解和反饋有關(guān)信息。 四、搞好調(diào)查研究工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為基層工作提供借鑒。 八、負(fù)責(zé)保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對(duì)失泄密事件的調(diào)查處理。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào) /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 1 頁(yè) 共 5 頁(yè) 一、公司公文是指公司在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)。 其它需要以公司名義行文的事項(xiàng)。 保持與公司以往工作思路的連貫性，如提出新的創(chuàng)意需另外加以說(shuō)明。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)排列依次一、 (一 )、 (1)。 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 把政策關(guān)。 把格式關(guān)。 七、核定的文稿由辦 公室呈總經(jīng)理簽發(fā)，亦可由總經(jīng)理授權(quán)人簽發(fā)。左側(cè)為紅色中海標(biāo)識(shí)及上下排列、用隸書(shū)中英文書(shū)寫(xiě)的公司規(guī)范化簡(jiǎn)稱“中海物業(yè)管理 (深圳 )有限公司”，下端用一紅線將其銜接承托；右上方是上下排列用黑體中英文書(shū)寫(xiě)的公司地址及聯(lián)系電話、傳真等。 秘密等級(jí)和緩急時(shí)限。標(biāo)題由公司名稱、公文內(nèi)容、文種三部分組成，其中公司名稱一般情況下可以省略。 主送機(jī)關(guān)。 正文。在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件的名稱和順序。如果正文恰滿一頁(yè)，成文日期要在下頁(yè)打印時(shí)，必須首先在下頁(yè)的第一行打上“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，并附括號(hào)。除主送機(jī)關(guān)外，對(duì)其他需要了解文件內(nèi)容的上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)用“抄送”，下級(jí)機(jī)關(guān)用“抄發(fā)”。篇幅較長(zhǎng)的，內(nèi)文小標(biāo)題和重點(diǎn)段落亦可間用四號(hào) 黑體字。頁(yè)面安排原則上應(yīng)做到單字不占行、單字不占頁(yè)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不轉(zhuǎn)行。文件用紙的幅面規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 紙型 (297 毫米 210 毫米 )。由電腦操作人 員對(duì)校，即在屏幕上對(duì)照原稿進(jìn)行校對(duì)。要求消滅錯(cuò)字、別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用上的錯(cuò)誤，達(dá)到標(biāo)印格式要求。對(duì)不符合要求以及超過(guò)規(guī)定份數(shù)的公文，不予蓋章。要看清楚文件標(biāo)注的發(fā)放范圍和份數(shù)，以免漏發(fā)和發(fā)錯(cuò)。 二、來(lái)文統(tǒng)一由辦公室文員拆封、簽收。登記時(shí)機(jī)密件與普通件分開(kāi)。 五、需要送領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室主任一般要 在文件處理單上先提出擬辦意見(jiàn)。必須提出擬辦意見(jiàn)的來(lái)文有： 上級(jí)機(jī)關(guān)主送本公司并需貫徹落實(shí)的文件。 七、領(lǐng)導(dǎo)批辦的意見(jiàn)要明確、肯定。如確實(shí)需要延長(zhǎng)辦理時(shí)間，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示 領(lǐng)導(dǎo)確定，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)向來(lái)文機(jī)關(guān)說(shuō)明原因。 十一、只需要在一定范圍內(nèi)傳閱的文件，由辦公室文員按先主要領(lǐng)導(dǎo)再其他領(lǐng)導(dǎo)、先相關(guān)部門(mén)再其他部門(mén)的順