【正文】 情況簡單則可以單獨督辦。中心工作應(yīng)當擺到突出位置進行專項督辦，常規(guī)工作則可以綜合督辦。重要事項應(yīng)當?shù)匠修k單位或現(xiàn)場直接督辦，其他事項則可以間接督辦。 結(jié)果反饋。 情況審理。上級機關(guān)有明確指示、本級領(lǐng)導有具體交待、下級單位有急迫要求和辦公室 有必要掌握的都可以列為督辦項目，哪些列為督辦項目由辦公室主任確定，列為督辦項目 的要定項目內(nèi)容、定承辦單位、定完成時限、定負責人員。嚴格按照時限要求辦理辦結(jié)，不拖拉，不延誤。 辦公室從各種信息渠道了解掌握到的需 要進一步核查的問題等。 三、需要督辦的是關(guān)系比較重大、影響比較深遠、問題比較典型的各類事項，其基本內(nèi)容主要包括： 上級機關(guān)交辦的要求匯報執(zhí)行情況和辦理結(jié)果的事項。 十六、文書檔案屬于公司機密，無論采取何種方式利用文書檔案，都必須事先經(jīng)過辦公 室主任批準。 復制。 十五、辦公室積極提供文書檔案為公司的經(jīng)營管理和生存發(fā)展服務(wù)，提供利用的主要方式是： 查閱。檔案存放要相對密封，要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發(fā)育。保管檔案的器具要遠離火源，附近要備有滅火設(shè)施，要避免陽光直射。左側(cè)裝訂 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 文書檔案管理制度 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 2 頁 共 2 頁 的案卷，張?zhí)枠俗⒃诿宽摰挠疑辖?；上部裝訂的案卷，張?zhí)枠俗⒃诿宽摰南路街虚g。 九、卷內(nèi)文件先按作者劃分，再按文件的形成時間順序排列。 五、收集 報刊應(yīng)注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復印件供利用。 公司關(guān)于機構(gòu)變更、印章使用、管理人員任免、員工獎懲的有關(guān)文件資料。 三、 公司文書檔案的范圍為： 上級機關(guān)的有關(guān)方針、政策性的文件材料。 九、領(lǐng)導要帶頭模范遵守印章管理制度，不能不受監(jiān)督自行蓋印。 七、要建立用印登記簿，堅持用印登記制度。一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)保護好現(xiàn)場，馬上報告領(lǐng)導查處。 四、新刻制的印章啟用，由公司發(fā)啟用通知發(fā)送有關(guān)單位；啟用通知應(yīng)蓋有啟用公章的的印模。 二、公司印章由公司的直接上級機關(guān)制發(fā)，公司下屬單位和所屬部門的印章由公司制發(fā)。可以采取用火燒成灰燼、用水浸成紙漿、用機器切成碎沬和交到有關(guān)部門指定的文件資料銷毀點等辦法進行銷毀。 十三、收文單位為公司而又沒有經(jīng)過辦公室文員簽收的文件，如參加有關(guān)會議帶回的文件等，收文者應(yīng)及時交由辦公室補辦登記手續(xù)，然后按以上規(guī)定進行處理。傳閱者閱后退回辦公室，一般不能橫傳，如橫傳要立即告知辦公室。文件辦結(jié)后應(yīng)立即報告，必要時還要有書面報告。緊急公文，應(yīng)當規(guī)定辦理時限，防止拖拉誤事；兩 個以上部門承辦，應(yīng)當批明主辦部門，以免承辦者互相推諉。 下屬單位主送本機關(guān)需要回復和要求批轉(zhuǎn)的文件。擬辦意見是對收文辦理中可能涉及的事項、問題以及應(yīng)由誰負責處理、如何處理等提出建議，可以簡明扼要，也可以提出幾種方案。登記文件須將順序號、收文時間、來文單位、發(fā)文字號、密級、緩急時限、標題、件數(shù)等項登記清楚，以利查詢。簽收文件要逐件清點，重要文件要逐頁查點，如 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施，急件要注明簽收的具體時間。信封上的地址要寫清楚，封口不得用訂書機釘 。 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 5 頁 共 5 頁 十二、加印后，主辦部門應(yīng)當立即將文稿并正式文件兩份交辦公室存檔。 校紅。要求杜絕竄行、漏行、多字、漏字現(xiàn)象，保證條塊安排、字型選擇、內(nèi)文編排正確。 1裝訂。篇幅較多需標注頁碼時，頁碼標注在每頁的右下角。字型均為標準字型。發(fā)放范圍標注在文件末頁下端。 印鑒。 成文日期。正文是公文的核心部分，印刷時一律從左向右編排。主送機關(guān)即行文對象。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。需要標注秘密等級和緩急時限時，秘密等級標注在文件首頁左上角，緩急時限標注在密級下方。 發(fā)文字號。簽發(fā)的文稿退辦公 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 3 頁 共 5 頁 室編號登記，再交主辦部門印發(fā)?？次募捏w式是否規(guī)范，版式是否符合本規(guī)則的要求?？磧?nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)文件相銜接，措施和辦法是否切實可行。 五、草擬公文的內(nèi)容涉及其他部門，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，如有分歧，主辦部門要將各方意見報送主管領(lǐng)導研究解決。 使用國家法定計量單位。 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 2 頁 共 5 頁 全面、真實地反映客觀實際情況。 三、行文要根據(jù)內(nèi)容選擇適當?shù)奈姆N： 發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施用“命令” (令 )； 對重 要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)人員或單位用“決定”； 向公司內(nèi)外宣布重大事件用“公告”，在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項用“通告”； 傳達上級指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級和外部公文，傳達要求下級周知、辦理或共同執(zhí)行的事項，任免管理人員用“通知”； 交流工作情況，表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況用“通報”； 向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，以及回復詢問用“報告”； 向上級機關(guān)請求指示、批準用“請示”； 與平行或不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問和答復問題用“函”； 記載、傳達會議情 況和議定的事項用“會議紀要”。 二、行文要堅持少而精、注重效用的原則，有如下情況時可以以公司名義行文： 向上級機關(guān)請示、報告工作。 九、完善公司行政管理制度，審查基層主要行政用品采購計劃；督察公司內(nèi)部通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；安排落實節(jié)假日值班；管理公司房產(chǎn)；具體做好機關(guān)行政用品和辦公用品的供應(yīng)工作。 五、注意收集合理化建議情況，會同有關(guān)部門提出推廣和獎 勵意見。 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 辦公室職責 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 1 頁 共 1 頁 一、負責安排公司的季度、年度工作會議及總經(jīng)理辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關(guān)信息。 四、搞好調(diào)查研究工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、總結(jié)新經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策提供參考，為基層工作提供借鑒。 八、負責保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對失泄密事件的調(diào)查處理。 中海物業(yè)管理 編 號： WI/O— 001 (深圳 )有限公司 行 文 規(guī) 則 版號 /狀態(tài) : A/1 ZHPM 第 1 頁 共 5 頁 一、公司公文是指公司在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。 其它需要以公司名義行文的事項。 保持與公司以往工作思路的連貫性，如提出新的創(chuàng)意需另外加以說明。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)排列依次一、 (一 )、 (1)。 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。 把政策關(guān)。 把格式關(guān)。 七、核定的文稿由辦 公室呈總經(jīng)理簽發(fā)，亦可由總經(jīng)理授權(quán)人簽發(fā)。左側(cè)為紅色中海標識及上下排列、用隸書中英文書寫的公司規(guī)范化簡稱“中海物業(yè)管理 (深圳 )有限公司”，下端用一紅線將其銜接承托；右上方是上下排列用黑體中英文書寫的公司地址及聯(lián)系電話、傳真等。 秘密等級和緩急時限。標題由公司名稱、公文內(nèi)容、文種三部分組成，其中公司名稱一般情況下可以省略。 主送機關(guān)。 正文。在正文之后、成文時間之前注明附件的名稱和順序。如果正文恰滿一頁，成文日期要在下頁打印時，必須首先在下頁的第一行打上“此頁無正文”字樣，并附括號。除主送機關(guān)外，對其他需要了解文件內(nèi)容的上級機關(guān)用“抄報”，同級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)用“抄送”，下級機關(guān)用“抄發(fā)”。篇幅較長的，內(nèi)文小標題和重點段落亦可間用四號 黑體字。頁面安排原則上應(yīng)做到單字不占行、單字不占頁、標點符號不轉(zhuǎn)行。文件用紙的幅面規(guī)格一律采用國際標準 A4 紙型 (297 毫米 210 毫米 )。由電腦操作人 員對校，即在屏幕上對照原稿進行校對。要求消滅錯字、別字和標點符號使用上的錯誤，達到標印格式要求。對不符合要求以及超過規(guī)定份數(shù)的公文，不予蓋章。要看清楚文件標注的發(fā)放范圍和份數(shù)，以免漏發(fā)和發(fā)錯。 二、來文統(tǒng)一由辦公室文員拆封、簽收。登記時機密件與普通件分開。 五、需要送領(lǐng)導指示的文件，辦公室主任一般要 在文件處理單上先提出擬辦意見。必須提出擬辦意見的來文有： 上級機關(guān)主送本公司并需貫徹落實的文件。 七、領(lǐng)導批辦的意見要明確、肯定。如確實需要延長辦理時間，應(yīng)當請示 領(lǐng)導確定，必要時還應(yīng)當向來文機關(guān)說明原因。 十一、只需要在一定范圍內(nèi)傳閱的文件，由辦公室文員按先主要領(lǐng)導再其他領(lǐng)導、先相關(guān)部門再其他部門的順