【正文】 大量管理資料下載 16 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理 (3) 陳宗賢老師 最後談?lì)A(yù)算評(píng)估方法，此乃非常重要的動(dòng)作，此部份可能會(huì)牽涉到預(yù)算的調(diào)整。預(yù)算內(nèi)主管可核簽，預(yù)算外所有的主管都不能簽， 1 毛錢也要到最高當(dāng)局總經(jīng)理。若業(yè)務(wù)單位售價(jià)比率目標(biāo)控制得當(dāng)，使毛利率能控制在 40%以上，現(xiàn)再將費(fèi)用率控制在25%以下，則 SNP 就會(huì)有 15%以上。 以鐘擺理論來談， CEO 不要亂出招，要按計(jì)劃行事，才不會(huì)勞民傷財(cái)。這些是屬於收入部分，但廣義來看這也是預(yù)算，只是我們稱它為年度目標(biāo)。 於是往往第一年業(yè)績(jī)就有很高的成長(zhǎng)。 筆者希望大家準(zhǔn)時(shí)下班，錢又多，能夠早點(diǎn)回去花。預(yù)算管理就是提醒我們?nèi)绾文芎?jiǎn)化我們的管理動(dòng)作，筆者經(jīng)營(yíng)企業(yè)管理動(dòng)作都非常少，最後會(huì)只剩下該有的： 年度計(jì)劃撰寫、年度計(jì)劃發(fā)表、在每個(gè)月會(huì)主管會(huì)議的績(jī)效評(píng)估 內(nèi)控制度的建立 行銷策略 筆者入主企業(yè)，首先會(huì)做的事情如下： 章則彙編建立 人力盤點(diǎn) 行銷策略的界定 大量管理資料下載 14 有關(guān)人力盤點(diǎn)方面，筆者的做法是：看哪些人 qualify，哪些人不 qualify，不qualify 的人請(qǐng)他走路。 筆者主持的一個(gè)集團(tuán)企業(yè)，筆者剛?cè)r(shí)總管理處有 98 人， 25 線電話，電話費(fèi)是 萬?！构P者回答：「為什麼你當(dāng)初沒想到這 600塊，這是你的問題。 (b) 使主管有責(zé)任意識(shí)做預(yù)算的 管制。因筆者是專業(yè)總經(jīng)理必須對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，所以筆者會(huì)例如往上報(bào) 100，往下要求 120，會(huì)保留一點(diǎn)差異。此時(shí) CEO 介入修正，尤其是有關(guān)預(yù)算是正常的，此時(shí)為 10 月底或 11 月初，此部份獲得共識(shí)修正完成則定案，定案後則不可再改，而全公司的總預(yù)算是從定案以後才開始。上級(jí)主管認(rèn)為可減少參展次數(shù)，只須提供經(jīng)費(fèi)10 萬。筆者對(duì)部門主管所做的績(jī)效考核評(píng)估，其中預(yù)算執(zhí)行佔(zhàn)其個(gè)人績(jī)效成績(jī)的 20%，年度計(jì)劃的執(zhí)行佔(zhàn)其個(gè)人績(jī)效成績(jī)的 80%。 談?lì)A(yù)算管理為何要特別提出此點(diǎn)，因?yàn)橛嘘P(guān)作業(yè)流程的規(guī)定，若全公司每個(gè)人都不知道這套規(guī)矩，大家就會(huì)亂。預(yù)算管理會(huì)牽涉到下述兩項(xiàng)： (1) 作業(yè)流程 採(cǎi)購(gòu)、請(qǐng)款、銷售、收款、人員任用、費(fèi)用報(bào)支…等，都有作業(yè)流程。為何證管會(huì)要卡得那麼死？因?yàn)樵瓉硭饺似髽I(yè)，只有一兩位老闆，現(xiàn)在公開，投資股東為大眾，所以其營(yíng)運(yùn)要為社會(huì)大眾負(fù)責(zé)，它應(yīng)要有合理的作業(yè)制度的存在，若作業(yè)不合理，未來就會(huì)頻頻出狀況，內(nèi)控內(nèi)稽制度實(shí)為公司經(jīng)營(yíng)的必要條件。 以往有人會(huì)說：「當(dāng)稽核會(huì)惹人討厭！」筆者認(rèn)為會(huì)讓人討厭，那是角色扮演錯(cuò)誤，他只須依據(jù)公司規(guī)章辦法行事，應(yīng)一點(diǎn)都不會(huì)惹人討厭。 筆者的目的要訓(xùn)練部門主管，要有責(zé)任意識(shí)，要有預(yù)算控管的觀念。 不管他是屬於什麼單位、做什麼工作，每個(gè)月的主管會(huì)議，筆者的每個(gè)主管要上臺(tái)報(bào)告，而且是要依據(jù)下述 PDCA 的表格說明： 目標(biāo)計(jì)劃 執(zhí)行 差異分析 改善對(duì)策 上述表格可用以報(bào)告年度計(jì)劃的執(zhí)行狀況，還可用做預(yù)算簡(jiǎn)表：用以檢討計(jì)劃要用多少錢，實(shí)際執(zhí)行花費(fèi)多少錢，用以報(bào)告預(yù)算的執(zhí)行狀況。 以下是筆者見到許多從屬主管對(duì)交通費(fèi)的控制方式： 每月一開始部屬來簽計(jì)程車費(fèi)，他都一概準(zhǔn)，但 20 號(hào)以後來申請(qǐng)交通費(fèi)，他會(huì)要求做公車。 因部門主管本身要負(fù)責(zé)預(yù)算控制，所以筆者會(huì)教所主持企業(yè)的部門主管用手劃或用 PC 中 Dbase 或 Excel 來做建一個(gè)下述具此功能的表格，每個(gè)人都可以自己設(shè)計(jì)。若已在稽核權(quán)責(zé)範(fàn)圍內(nèi)，稽核簽完字就會(huì)發(fā)回主管，這就叫已被登記過，稽核就是做這個(gè)審核的工作。筆者所主持企業(yè)，支出未超過 50 萬，都不需要筆者核簽。 在這兩個(gè)基礎(chǔ)上，做預(yù)算的管理才不會(huì)失敗。 (2) 但亦不要忽略每個(gè)公司都有 ”會(huì)計(jì)作業(yè)準(zhǔn)則 ”，在其中都有所謂的核決權(quán)規(guī)定或有 ”公司權(quán)責(zé)表 ”，會(huì)規(guī)定雖然所有預(yù)算的執(zhí)行在權(quán)限內(nèi)，仍要依據(jù)權(quán)責(zé)表核決。以前有做年度計(jì)劃，但未按筆者所談的方式做，筆者敢說一定不準(zhǔn)，是虛功，此外改來改去，增加各部門的工作量，做匯集的會(huì)計(jì)部門工作量更大。為何談部門預(yù)算，是如何讓老闆放心，你必須讓他清楚知道，未來一段時(shí)間我的部門打算做什麼？從年度計(jì)劃來看預(yù)算，我需要多少開支。有一個(gè)規(guī)模不大約 30 人的貿(mào)易公司，年?duì)I業(yè)額也達(dá) 7 億。如果你也是一個(gè)專業(yè)經(jīng)理人，如果你不想被干預(yù)的過多，最好讓老闆 清清楚楚未來打算怎麼做？否則老闆會(huì)不放心，尤其是錢他可能會(huì)一把抓。 任何企業(yè)於年度開始時(shí)，都一定會(huì)有預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表，則可預(yù)估未來的一段時(shí)間公司的預(yù)估損益、 Cash Flow。為什麼要編工作底稿、以及全年預(yù)算總表，就是有這個(gè)依據(jù)的。我們所學(xué)管理會(huì)計(jì)，只用其中實(shí)用性的 東西，用淺顯的方式解說，要了解並不會(huì)難。其實(shí)預(yù)算表就是一個(gè)管會(huì)的分析表。儲(chǔ)備幹部班為未來升任中級(jí)主管所設(shè)，而儲(chǔ)備主管班為未來升任部級(jí)主管所設(shè)。然後，同樣可用那個(gè)表， By 科目加總，做簡(jiǎn)表，這個(gè)動(dòng)作一定是由部門主管做，絕不是會(huì)計(jì)單位做的。 C 為每人一天多少出差費(fèi)， D 為共出差幾天，這個(gè)費(fèi)用可能在 11 月份發(fā)生。三月份指發(fā)生月份，通常參加十一月份的展，三月份會(huì)發(fā)生攤位租金費(fèi)用。所以筆者每?jī)赡昃蛽Q一輛車。 現(xiàn)在向大家說明，部門各項(xiàng)專案費(fèi)用產(chǎn)生時(shí)，工作底稿的內(nèi)容是非常重要的。否則公司僅給你主管一個(gè)費(fèi)用總數(shù)，如此真就能解決問題了嗎？當(dāng)日後執(zhí)行時(shí)，部門主管該如何去安排？會(huì)計(jì)憑什麼去稽核，如何審核其合理性？在預(yù)算管理時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多爭(zhēng)議。 (3) 第三欄的科目為部門專案費(fèi)用。第二個(gè)重點(diǎn)是，工作底稿用在什麼地方？工作底稿用在下述兩個(gè)地方： (1) 專案費(fèi)用 (2)專案資本支出：資產(chǎn)項(xiàng) 只要每一個(gè)專案都要有一個(gè)工作底稿，這是個(gè)必要條件。 剛才提到每個(gè)部門在年度計(jì)劃中， 都必須有很多的執(zhí)行計(jì)劃，因有許多重點(diǎn)工作要做。以下提供各位一個(gè)參考格式，各位亦可加以重新設(shè)計(jì)： 工作底稿 專案代號(hào)： 專案名稱： 科目 內(nèi)容 月份 金額 $A1 $A2 $A3 $A4 $A5 $A6 合計(jì) AT 表單中專案代號(hào)欄的用途為：當(dāng)電腦化時(shí)，可透過電腦運(yùn)作，很方便的叫出所有該專案的細(xì)部資料。修正預(yù)算是相當(dāng)麻煩的，哪怕是 1 塊錢之差，也會(huì)牽一髮動(dòng)到全身。 從執(zhí)行計(jì)劃裡，它會(huì)有各項(xiàng)的細(xì)目或細(xì)目計(jì)劃，會(huì)整建得很清楚，這就是很 大量管理資料下載 4 重要的部分，部門預(yù)算編製的基礎(chǔ)。筆者習(xí)慣所主持企業(yè)是一定用共同費(fèi)用統(tǒng)一計(jì)算，不採(cǎi)用分?jǐn)傊?。何謂共同費(fèi)用，例如說：房屋租金、公司的電話費(fèi)、水電費(fèi)…等。資產(chǎn)採(cǎi)購(gòu)在其他五個(gè)機(jī)能都會(huì)發(fā)生，例如：各部門在未來的一段時(shí)間，會(huì)購(gòu)買 2 套電腦。組織會(huì)產(chǎn)生部門薪資，工作重點(diǎn)則產(chǎn)生下述類型的費(fèi)用：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用、與專案費(fèi)用；以及另外非屬費(fèi)用的專案資本支出。詳如下圖所示： 圖 1： 總目標(biāo) 部門目標(biāo) 單位目標(biāo) 個(gè)員目標(biāo) 對(duì)一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)哪些人要寫年度計(jì)劃？筆者的習(xí)慣僅生產(chǎn)線的作業(yè)員不要寫，其他人都要寫，也就是說幾乎全員都要寫。當(dāng)企業(yè)為製造業(yè)時(shí)，上述六部分會(huì)分別代表：行銷、人力資源、生產(chǎn)管理、財(cái)會(huì)管理、研究發(fā)展、與行政管理 (為一般的稱謂，在很多企業(yè)稱為總務(wù)管理。所謂執(zhí)行計(jì)劃為達(dá)成目標(biāo)所要採(cǎi)用的工作重點(diǎn)跟工作方法；從工作重點(diǎn)跟工作方法就會(huì)產(chǎn)生出我們所要的預(yù)算。然後還有些企業(yè)因不準(zhǔn)而放棄預(yù)算的編擬，只是抓一個(gè)概略的數(shù)字就運(yùn)作了，非?？上А＿@也是為何今天本課程命名為部門預(yù)算的原因。零基預(yù)算制又叫歸零預(yù)算制，意思是企業(yè)開始運(yùn)作之前預(yù)算歸零，開始運(yùn)作時(shí)有預(yù)算產(chǎn)生，期間終止時(shí)又歸零，這樣運(yùn)作的過程給我們很好的引導(dǎo)，預(yù)算的編擬、執(zhí)行不能用過去的數(shù)據(jù)來加加減減，要以這個(gè)時(shí)段要做的事情為基礎(chǔ)來編預(yù)算。筆者所主持企業(yè)在今天中午，就知道昨天的總損益，而且不一定要電腦化，用手做就能達(dá)到效果，雖非 100%的準(zhǔn)確，但可達(dá) 95%的準(zhǔn)確度以上。 現(xiàn)在先不談?wù)麄€(gè)企業(yè)的預(yù)算，先談部門的預(yù)算，然後再由小彙總到大則成為整個(gè)企業(yè)的預(yù)算。 預(yù)算的觀念與做法並非會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)單位的事情，是企業(yè)體中所有人應(yīng)該要有的認(rèn)知，但目前大多數(shù)企業(yè)沒有這些觀念與認(rèn)知，使得預(yù)算管理無法落實(shí)去運(yùn)作與執(zhí)行，使得企業(yè)的經(jīng)營(yíng)結(jié)果成效總不能於事前、或過程中立即獲知掌握，往往在事後才能知道，要改善則為時(shí)已晚。 大量管理資料下載 1 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理 我們今天所要探討的課題是：部門預(yù)算管理的方法。其實(shí)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中，預(yù)算扮演非常重要的角色，比如說：營(yíng)業(yè)團(tuán)隊(duì) 的貢獻(xiàn)如何？是要用數(shù)據(jù)來分析的；生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)如何？也是要用量化的數(shù)據(jù)分析；公司的任何一筆收入、支出都可用數(shù)據(jù)來分析…但傳統(tǒng)上許多人以為預(yù)算是會(huì)計(jì)單位的事情，所以今天要安排這個(gè)課程，以提供企業(yè)界參考。預(yù)算實(shí)是每個(gè)企業(yè)都要重視的。 筆者經(jīng)營(yíng)企業(yè)通常在事情開始前以及每個(gè)階段完成時(shí)，就即時(shí)知道損益。 筆者經(jīng)營(yíng)與輔導(dǎo)企 業(yè)，鼓勵(lì)大家用零基預(yù)算制。 大量管理資料下載 2 另外還要提醒第二個(gè)重點(diǎn)，那就是零基預(yù)算要準(zhǔn)，必須要各部門配合，絕不是財(cái)會(huì)部門一個(gè)單位就能做到，財(cái)會(huì)僅是彙總各部門的結(jié)果，這是預(yù)算編擬的前 提。零基預(yù)算要抓得準(zhǔn)，一定是從各部門開始，此為計(jì)劃經(jīng)營(yíng)的運(yùn)作方法，即經(jīng)營(yíng)企業(yè)要按計(jì)劃經(jīng)營(yíng)，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會(huì)不準(zhǔn)。 當(dāng)部門提出部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃要同時(shí)提出部門經(jīng)營(yíng)預(yù)算書，而部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的主要內(nèi)容有下述 4 部分： (1) 部門目標(biāo) (2) 執(zhí)行計(jì)劃 (3) 預(yù)算 (4) 執(zhí)行計(jì)畫表 其中部門目標(biāo)、與執(zhí)行計(jì)劃，此兩者關(guān)係到預(yù)算，也就是說關(guān)係一個(gè)部門的預(yù)算最重要的在這裡。 總目標(biāo)的內(nèi)容，包括六大部分：行、人、生、財(cái)、研、管，為企業(yè)六大機(jī)能的展開。 部門目標(biāo)一定也是 follow 這六個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)部門的計(jì)劃從總目標(biāo)延伸部門目標(biāo)，再延伸到單位，再延伸到個(gè)人。 現(xiàn)在我們來看一看，部門預(yù)算的編製中，要考慮部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中的哪些部分？如下圖所示，通常部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中會(huì)有組織、及工作重點(diǎn)。 (2)在總務(wù)部門會(huì)有資產(chǎn)採(cǎi)購(gòu)。 (3)共同費(fèi)用：要採(cǎi)用統(tǒng)一制、還是分?jǐn)傊?，要事先釐清。至於用哪一個(gè)方式較好？沒有既定的答案，每個(gè)公司可視其自身