【正文】 一次會議的成功開始最關(guān)鍵的就在會議接待的環(huán)節(jié)。邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所。在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。會議酒店現(xiàn)場會議秘書分發(fā)會議資料來客接待。1確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。1代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。2歡送代表工作。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議 目標(biāo)和會議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代 等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。8會議娛樂及活動協(xié)助會議期間的各項(xiàng)娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實(shí)惠選擇的建議9會議禮品向開會客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導(dǎo)游或優(yōu)秀外語導(dǎo)游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作?！窀鶕?jù)會議規(guī)模確定接待規(guī)格。對于外地的會議參加者還 要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。它可以隨會議通知一起發(fā)放。會場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數(shù)過多?dāng)D在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根本無法把會開好。超過一天的會議應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。第四要有停車場。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈?dāng)[放美觀、統(tǒng)一。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。②口字型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議這 時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見?！駵?zhǔn)備會議資料。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。一般的接待工 作分以下幾個崗位。向客人遞鋼筆時應(yīng)脫下筆套筆尖對自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。會議中的服務(wù)禮儀會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。這就要求各個工作 人員“嚴(yán)陣以待”做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。為使會場上的活動有條不紊必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練避免會場上出現(xiàn)混亂。會議進(jìn)行之中就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備?！窠M織活動會議結(jié)束后有時還會安排一些活動。②整理會議紀(jì)要。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會與會人員留下良好的印象。上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。接待時注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時要神態(tài)專注表情自然表達(dá)得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。行走步伐有力步幅適當(dāng)節(jié)奏適宜。工作時間不能當(dāng)眾化裝。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。④主卷歸檔?！袼蛣e根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。另外會后的用車也應(yīng)在會議結(jié) 束前妥善安排。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。如果操作不慎出了差錯應(yīng)不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。③接待。②引座。設(shè)一張簽字臺配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)?！裉崆斑M(jìn)入接待崗位。會議前的接待禮儀。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò) 音、錄音等進(jìn)行檢查不能夠因?yàn)椤吧洗螘h是從這里開的沒出什么問題”就草率地認(rèn)為 “這回也會同樣順利”?！钡诙暗攸c(diǎn)要合理。選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據(jù)。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及 會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。會議接待禮儀根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。6會議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車臥鋪票。三、【會議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★2會議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。7接待經(jīng)費(fèi)。寫明各項(xiàng)接待活動的日程安排。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。2接待方針。二會議接待方案的基本內(nèi)容1接待對象和接待緣由。2會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。1確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排。1會議秘書在會議接待報到處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。會前工作與會議主辦者洽談。 本合同未盡事宜，由雙方另行商議后以書面形式確認(rèn)，并作為本合同不可分割的一部分。負(fù)責(zé)安排甲方人員在會議期間的會場服務(wù)及其它綜合服務(wù)費(fèi)。為此，甲擬委托乙方為該會議提供接待服務(wù)，并達(dá)成以下合同： 1 服務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)提供甲方人員本次參觀學(xué)習(xí)活動全程的交通，主要包括往返的機(jī)票、大巴、游船等交通服務(wù)。如果可能，盡量使用計算機(jī)作簽到。甲方：乙方：（蓋章）（蓋章）法人代表人：法人代表人：（或委托代表人）（或委托代表人）電話：電話：傳真：傳真：合同簽定日期：____________________________合同簽定地點(diǎn)：____________________________會議酒店簽到與入住安排如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。乙方導(dǎo)游應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自引導(dǎo)甲方代表從事非法及色情活動。考察行程：甲方付給乙方元/人。為乙方提供會議詳情資料；對臨時增加的項(xiàng)目及費(fèi)用由甲方__________通知簽字確認(rèn)。十五、費(fèi)用支付方式：乙方按甲方要求代收代表會務(wù)費(fèi)，會議結(jié)束后一次結(jié)清。十一、vip接待：由甲方提出接待方案，乙方執(zhí)行。（書寫）（書寫）七、多媒體租用：手提電腦：100元/天，投影儀：300元/天。乙方必須要求酒店保證會