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正文內(nèi)容

辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作(文件)

 

【正文】 值。估量改正錯(cuò)誤的能力。,使其明白如果不改進(jìn),其他人也會(huì)受其拖累,改了對(duì)雙方都有益,這雖有些埋怨的意思,但決不會(huì)說(shuō)對(duì)方在“多管閑事”。即所謂“醉翁之意不在酒”。有些錯(cuò)誤要批評(píng);有些錯(cuò)誤要容忍;有些錯(cuò)誤既要批評(píng)又要容忍,至少是暫時(shí)容忍。,有助于消除對(duì)方的戒心和敵意?!?。要注意肯定對(duì)方的長(zhǎng)處和成績(jī),增強(qiáng)對(duì)方的自尊心和自信心,促使其主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任或檢討問(wèn)題。避免作出握拳頭、瞪眼睛、皺眉頭等發(fā)怒的動(dòng)作。(四)牢固建立“友好合作”的關(guān)系同事之間,客觀存在著既是天然的“合作者”,又是潛在的“競(jìng)爭(zhēng)者”這種微妙的人際關(guān)系,因此,作為客觀存在的一種心理反應(yīng),在同級(jí)的內(nèi)心世界,必然會(huì)產(chǎn)生既渴望“合作”,又警覺(jué)“競(jìng)爭(zhēng)”的復(fù)雜心理。,都將它看做是同級(jí)之間密切配合,共同努力的結(jié)果,而絕不以此為資本,向同事顯示自己的“高明”?;ハ嘀С质腔ハ嘧鹬氐臉?biāo)志,只有互相支持,才能互相配合。本應(yīng)由自己分管的工作,決不請(qǐng)別人點(diǎn)頭畫(huà)圈,本來(lái)不應(yīng)該由自己處理的事情,也決不爭(zhēng)著要管。因此,無(wú)論工作多忙,也應(yīng)主動(dòng)向同事提供有用的資料、信息、情況和建議,只要能夠堅(jiān)持下去,就一定會(huì)贏得同事的“感激”和“回報(bào)”。如AB角互補(bǔ)工作崗位。在解決這些糾葛和矛盾時(shí),應(yīng)本著顧全大局,維護(hù)團(tuán)結(jié)的良好愿望,對(duì)一些無(wú)關(guān)緊要的“小事”,采取不予細(xì)究,委曲求全的態(tài)度。因此,一味“合作”而不講“競(jìng)爭(zhēng)”,最終將減弱自己與人“合作”的能力,這種“合作”也不可能持久有效。當(dāng)同事之間的矛盾或分歧比較嚴(yán)重,并且一下子難以解決時(shí),就暫時(shí)回避一下。同事之間發(fā)生的有些矛盾或分歧,常常會(huì)在回避與等待中自然化解。(十二)協(xié)調(diào)同事之間不同意見(jiàn)的方法工作中,需要協(xié)調(diào)同事關(guān)系時(shí),有五種方法很值得借鑒;。同事之間有不同意見(jiàn)和想法,通過(guò)“雜交”,也能產(chǎn)生創(chuàng)新思維,促使一種全新的工作模式和同級(jí)之間新型的協(xié)作關(guān)系誕生。(十三)處理同級(jí)之間矛盾的原則同事之間都渴望有一個(gè)良好的人際關(guān)系,與各位成員友好相處,為工作創(chuàng)造舒暢的環(huán)境。對(duì)此,是以德報(bào)怨還是以怨報(bào)德,將直接影響同事關(guān)系的發(fā)展趨勢(shì)和結(jié)果。同事之間在思想上如果能堅(jiān)持以短比長(zhǎng),那么在工作上就自然會(huì)以長(zhǎng)補(bǔ)短,形成一個(gè)團(tuán)結(jié)互助的集體。如果善于以已之短比他人之長(zhǎng),則會(huì)明顯增強(qiáng)同事之間的吸引力,有效防止這類(lèi)矛盾的發(fā)生。因此,要解決這種矛盾,作為矛盾的雙方,都應(yīng)首先從“治已”開(kāi)始,調(diào)節(jié)自己情緒,控制自己感情,尋找自身的原因,確定解決矛盾的最佳姿態(tài)。(十四)掌握“度”處理同事關(guān)系,一定要考慮有“度”。總之,相對(duì)來(lái)說(shuō),玉環(huán)電廠廣大干部、職工整體素質(zhì)較高,均有較強(qiáng)的敬業(yè)精神,希望通過(guò)掌握適當(dāng)?shù)臏贤▍f(xié)調(diào)方法,更有助于工作的進(jìn)一步推進(jìn),為圓滿完成全廠的各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)?;鶎訂挝弧秿徫宦氊?zé)》匯總編制工作,由集團(tuán)公司辦公室牽頭,其余各部室重點(diǎn)負(fù)責(zé)修訂完善。集團(tuán)公司辦公室除本部室主辦會(huì)務(wù)外,協(xié)助做好全司會(huì)務(wù)安排工作。在信息化系統(tǒng)全面運(yùn)行之前,需要全司上下的共同努力。因此,從自己的感受中自覺(jué)地覺(jué)察出別人的感受,讓對(duì)方理解自己,消除誤會(huì),為信任與合作掃清障礙,變互相不理解為理解,這就是溝通與協(xié)調(diào)過(guò)程。溝通能力是指提高理解別人的能力,增加別人理解自己的可能性。溝通就是發(fā)送者憑借一定的渠道將溝通意圖經(jīng)編碼而成的信息發(fā)送給既定對(duì)象(接收者),并尋求反饋以達(dá)到相互理解的過(guò)程。二)、高效的語(yǔ)言溝通技巧一生中我們用得最多的是語(yǔ)言。待人說(shuō)完后,先給予肯定,然后再以詢問(wèn)的語(yǔ)氣說(shuō)出你的觀點(diǎn)。女人一般的就是美、穿、吃、喝、玩、樂(lè)(當(dāng)然不都這樣,得根據(jù)她的職業(yè),性格,以及教育背景等來(lái)判斷)。簡(jiǎn)言之,協(xié)調(diào)的意義,不僅包括目標(biāo)與觀點(diǎn)的共識(shí),還包含問(wèn)題意識(shí)與職務(wù)意識(shí)的鼓舞及士氣的提升。如果堅(jiān)持要求,應(yīng)該如何取恰當(dāng)?shù)牟呗?,才能獲得好效果呢?有以下技巧能夠幫助我們:⑴要有高度的自信心這是堅(jiān)持要求的心理基礎(chǔ)與前提?!薄昂?,我這個(gè)人你看不上眼呀!”這種說(shuō)法看起來(lái)是自責(zé),實(shí)際上是抱怨別人。這種做法的后果就是直接造成雙方的對(duì)抗態(tài)勢(shì),反而會(huì)把關(guān)系搞僵。這種方式不但無(wú)效,而且使人心煩。溝通的過(guò)程包含著協(xié)調(diào),溝通是協(xié)調(diào)的前提和基礎(chǔ),協(xié)調(diào)的過(guò)程也包含著和諧??傊瑴贤ㄅc協(xié)調(diào)是處理好日常工作的基礎(chǔ),也是每一個(gè)員工職業(yè)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)閱歷等等綜合的體現(xiàn)。工作中的溝通與協(xié)調(diào)工作就是從了解到理解,理解到諒解,諒解到信任,信任到支持,支持到和諧,和諧到拓展,拓展到樹(shù)立組織的形象,進(jìn)而達(dá)到和諧的過(guò)程。人與人之間的溝通是傳達(dá)思想感情和溝通情報(bào)信息的過(guò)程),而協(xié)調(diào)常常是受命于組織、團(tuán)體,或受人委托與某一組織、團(tuán)體,或特定人員進(jìn)行溝通以達(dá)到某種目的,或者說(shuō)完成某種任務(wù),協(xié)調(diào)常常具有行政性。⑷要解決他人拒絕時(shí)提出的理由堅(jiān)持要求時(shí),好的方法并不是去直接反駁他人的拒絕,但他們總是接過(guò)他人的拒絕話語(yǔ),加以“軟性”處理,化解他人的拒絕。⑶要有靈活多變的策略在“提出要求—拒絕要求—堅(jiān)持要求”的結(jié)構(gòu)中,堅(jiān)持要求是“要求”的延續(xù),但不應(yīng)該是“要求”的簡(jiǎn)單重復(fù)。④威脅、恫嚇?biāo)?,如:“不行,這項(xiàng)任務(wù)一定要完成,不然就扣發(fā)獎(jiǎng)金!”“如果你不答應(yīng)我的要求,后果你看著辦吧。⑵避開(kāi)拒絕的鋒芒人們?cè)趫?jiān)持要求時(shí),常見(jiàn)的錯(cuò)誤有:①質(zhì)問(wèn)拒絕的原因,一個(gè)勁地問(wèn):“為什么你不同意呢?”“我的要求不是很合理嗎?為什么不答應(yīng)呢?”“你完全可以答應(yīng)我,為什么不呢?”這種說(shuō)法給人的印象似乎是拒絕得沒(méi)有道理。一般情況下,提出要求后,他人要么答應(yīng),要么拒絕。然而,實(shí)際上并非如此,目前管理者的大多時(shí)間都有浪費(fèi)在直接工作以外的活動(dòng)上,這就是協(xié)調(diào)活動(dòng)。(4)如果是閑聊,就找出對(duì)方的興趣愛(ài)好方便聊,就是找對(duì)方喜歡說(shuō)的話題。語(yǔ)言的溝通包括口頭語(yǔ)言、書(shū)面語(yǔ)言、圖片或者圖形。此外,整個(gè)過(guò)程易受到噪音的影響。我們?nèi)粘;顒?dòng)的過(guò)程,就是最基本的溝通過(guò)程。最終達(dá)到變革、創(chuàng)新的目的。會(huì)議最后,辦公室全體匯報(bào)了近期工作安排,面臨工作任務(wù)重、時(shí)間緊的工作性質(zhì),辦公室將進(jìn)一步做好內(nèi)引外聯(lián),加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通,做到政務(wù)工作務(wù)實(shí)高效,事務(wù)工作謹(jǐn)慎細(xì)致,逐步推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作再上新臺(tái)階。三、關(guān)于信息化建設(shè)工作。集團(tuán)公司辦公室為提高文件的嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性,集團(tuán)公司辦公室對(duì)基層單位《崗位職責(zé)》進(jìn)行了全面系統(tǒng)的審核,進(jìn)一步校稿糾錯(cuò),維護(hù)公文文件的權(quán)威性。會(huì)議由辦公室主任主持,辦公室全體管理人員參會(huì)。具體說(shuō),就是做到“恰到好處”,不論是發(fā)表意見(jiàn)的時(shí)機(jī)、態(tài)度還是強(qiáng)調(diào)的分寸都應(yīng)如此。這里,“治已”既是“治人”的前提,又是“治人”的策略。同事之間發(fā)生矛盾,原因是多方面的。在同事之間,盡管總體工作能力和水平不相上下,但在某一方面卻會(huì)有長(zhǎng)短、優(yōu)劣。即使某人做了對(duì)不起自己的事,也不能“以其人之道,還治其人之身”,而應(yīng)該以德化之,以情感之,這樣常常會(huì)收到奇效。以德報(bào)怨是征服人心的上策。對(duì)于同事提出的不盡完善的主張和建議,可以將自己的其他同事的合理意見(jiàn)加以綜合,最終形成新的處理意見(jiàn)。4.“雜交”。這時(shí)候,只需將這些要素調(diào)換一下位置,變換一下結(jié)構(gòu)和順序,就會(huì)產(chǎn)生新的結(jié)果。當(dāng)然,什么樣的矛盾與分歧應(yīng)該回避與等待,還需要具體問(wèn)題具體分析。特別是當(dāng)對(duì)方“怒火中燒”、頭腦不冷靜時(shí),暫時(shí)回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。這種“競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)”,應(yīng)該是積極的、健康的,具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):;,領(lǐng)先時(shí)不自滿,落后時(shí)不自餒,一如既往,積極進(jìn)??; 、優(yōu)秀者看齊、學(xué)習(xí); ,奮力創(chuàng)造工作業(yè)績(jī)。這樣做,隨著問(wèn)題的妥善解決,同事之間不但不會(huì)傷和氣,反而會(huì)在新的基礎(chǔ)上,建立起更加牢固的友誼。因此,很有必要站在宏觀立場(chǎng)上,冷靜剖析一下自己和諸多同事,在整個(gè)部門(mén)管理上分別處于什么位置,他們之間存在有怎樣的工作關(guān)系人際關(guān)系,然后掂量輕重,分清主次,權(quán)衡利弊,鑒別優(yōu)劣,從中篩選出一些與自己的工作沒(méi)有直接聯(lián)系的同級(jí),作為自己“一般交往”的對(duì)象,而將其中位置重要、影響明顯、聯(lián)系密切、能夠左右全局的同事,作為自己“重點(diǎn)交往”的對(duì)象。與同事的交往中,屬于自己向?qū)Ψ教岢龅囊?,都是主?dòng)式的,可控的;屬于對(duì)方向自己提出的要求,都是被動(dòng)式的,不可控的。建立“互相信任、親密合作”的同事關(guān)系,還必須遵循事物發(fā)展規(guī)律,講究一定的方式方法,掌握科學(xué)的合作藝術(shù)。(七)經(jīng)常聯(lián)系,溝通情況既然是同事,都屬于整個(gè)管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)組成部分,工作上有著密切的聯(lián)系,只有保持經(jīng)常聯(lián)系,及時(shí)溝通情況,才可能進(jìn)行有效的合作。(六)掌握分寸,分清職責(zé)與同事相處,應(yīng)當(dāng)分清職責(zé),掌握分寸,不爭(zhēng)權(quán)力,不推責(zé)任。(五)主動(dòng)協(xié)調(diào)、互相配合在工作中,同事之間,常常會(huì)遇到一些工作上的交叉,也會(huì)有一些需要共同處理的事務(wù)。一般來(lái)說(shuō),消除“心理屏障”主要不是靠語(yǔ)言的“表白”,而是靠行為的“顯示”。24要注意對(duì)方的競(jìng)爭(zhēng)心理和嫉妒心理,勿使對(duì)方感到你是“拆他臺(tái)”。,不可在言語(yǔ)態(tài)度上流露出來(lái)。,不可摻進(jìn)個(gè)人成見(jiàn)。“越界”干涉他,而是真正在關(guān)心他。如“你不誠(chéng)實(shí)”、“不正派”等。,但要讓他明白別人未必同意。度量情緒成分。這有利于對(duì)方接受批評(píng)。在這些情況下,給予及時(shí)熱情的支持或幫助,對(duì)方是難以忘懷的。同事之間平時(shí)在工作上,生活上互相關(guān)心、支持和幫助,無(wú)疑是重要的,但更重要的是當(dāng)對(duì)方遇到困難、挫折或工作上出了“漏洞”,因而最需要幫助的關(guān)鍵時(shí)刻,如果能及時(shí)給予相應(yīng)的支持和幫助,這是最有價(jià)值并最能產(chǎn)生“奇效”的。因?yàn)椤俺晒Τ34嬖谟谠賵?jiān)持一下的努力之中”。,要善于體察對(duì)方的心理變化。如果說(shuō)主動(dòng)溝通是一個(gè)姿態(tài)問(wèn)題,那么善于主動(dòng)溝通則是一個(gè)藝術(shù)問(wèn)題。處理這些矛盾和分歧,既要堅(jiān)持原則,又要講究藝術(shù)。意思是說(shuō),只要真心實(shí)意以誠(chéng)相待地對(duì)待別人,就會(huì)使人感化,無(wú)論是什么地方、什么情況下,都會(huì)把該辦的事情辦好。(五)與人為善,以誠(chéng)相待任何人都期望有一個(gè)良好的人際環(huán)境,期望與其他成員和睦相處,在心情舒暢的情況下工作。而一個(gè)人心胸狹窄,處處不容人,就不會(huì)有更多的朋友,也做不好行政部的工作。這是對(duì)同級(jí)溝通“行為”方面的要求,也是處理同級(jí)關(guān)系的又一條重要原則。信任是在相互間的交往中產(chǎn)生的,一個(gè)人只有自己行得端,立得直,才能有值得別人信任的地方,才能期望得到別人的信任。另一方面某些年紀(jì)稍大的員工,雖然文化水平、干勁、精力與年輕員工相比差一些,但經(jīng)驗(yàn)豐富,辦事穩(wěn)妥,遇事冷靜,有許多解決問(wèn)題的
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