【正文】 變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設(shè)備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，其它設(shè)備維護人員等。顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。領(lǐng)導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關(guān)機構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務(wù)管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：▲(一)建立內(nèi)部的通信平臺。▲(三)實現(xiàn)工作流程的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。辦公自動化的實施應(yīng)該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟實力。3．格式排版：包括字體、段落排版，分頁、分節(jié)、分欄排版，邊框、底紋設(shè)置等。系統(tǒng)安全的基本要求: 能防止對信息的非法竊??；可以預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短。3．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上_紅色波浪線____；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上_綠色波浪線__。4．頁面設(shè)置：包括紙張設(shè)置、邊界設(shè)置、裝訂線設(shè)置、頁面頁腳設(shè)置等。單純錄入的原則是：（1）不要用空格鍵進行字間距的調(diào)整以及標題居中、段落首行縮進的設(shè)置。請說出在下列情形下選擇文本的最快方法：：Alt+移動鼠標；；；：Ctrl+A。執(zhí)行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出現(xiàn)的對話框中設(shè)置“行數(shù)”、“列數(shù)”，其余設(shè)置為默認值，設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕，很快得到一個表格框架。（2）“打印標題”：如果想使輸出表格的每頁都像第一頁那樣打印上頂端標題或者左側(cè)標題。表格的打印預(yù)覽表格的打印輸出第四章一、填空題1．Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進行分類匯總前首先應(yīng)該 排序_。（4）執(zhí)行“將篩選結(jié)果復制到其他位置”時，在“復制到”文本框中輸入或選取將來要放置位置的左上角單元格即可，不要指定某區(qū)域（因為事先無法確定篩選結(jié)果）。4．高級篩選時，條件區(qū)域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為___與__的邏輯關(guān)系；不同條件行的單元格條件之間互為__或___的邏輯關(guān)系。()4．Excel中排序時無論是遞增還是遞減排序，空白單元格總是排在最后。（3）選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”|“高級篩選”命令，出現(xiàn)“高級篩選”對話框。（2）條件區(qū)域中的字段名必須與數(shù)據(jù)庫中的完全一樣，最好通過復成立才算符合條件；兩個字段名下面的不同行中的各個條件之間為“或”的關(guān)系，也就是條件只要有一個成立就算符合條件。2．計算機圖形圖像系統(tǒng)具有哪些主要功能？（1）輸入（2）儲存（3）處理（4）圖與數(shù)據(jù)的相互轉(zhuǎn)換（5）傳輸（6）輸出3．計算機圖形、圖像處理技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用有哪些？（1）輸出各類統(tǒng)計圖（2）交互式作圖（3）文件輸入（4）檔案管理（5）簽名、筆跡管理4．什么是計算機語音處理？辦公中的語音處理主要包括哪些內(nèi)容？計算機語音處理就是利用計算機對語音信息進行理解、識別與合成、播出的技術(shù)。5．請簡述計算機語音處理技術(shù)的主要內(nèi)容。8．請敘述在Word中編排業(yè)務(wù)流程圖的操作方法，并說明其中的主要注意事項。2．演示文稿的輸出類型有屏幕演示文稿、Web演示文稿、黑白投影機、彩色投影機、35毫米幻燈片，屏幕演示文稿五種，使用電腦放映演示文稿常用3．幻燈片一般分為_標題__區(qū)和_正文__區(qū)兩部分。二、判斷題1．一個演示文稿中的幻燈片不能使用不同的模板格式。（）5．一個演示文稿的其中一部分是通用的，而另一部分則需要根據(jù)觀眾層次的不同而有所取舍，因此放映前應(yīng)設(shè)置幻燈片的放映方式。2．何謂演示文稿的配色方案，如何修改幻燈片中標題和文本的配色方案？ 配色方案是由文本顏色、背景顏色等八種顏色組成的一組用于演示文稿的預(yù)設(shè)顏色方案。標題母版是幻燈片版式中的第一張幻燈片?！白远x動畫”是用戶自己對幻燈片在和各個部分設(shè)置不同的動畫，各部分按所設(shè)置的順序進行演示。下面以第二種方法為例說明其主要步驟：（1）先選中超鏈接源，然后單擊鼠標右鍵，選擇“超級鏈接”，彈出“插入超級鏈接”對話框。（3）根據(jù)用戶的需要，若想超鏈接到一張網(wǎng)頁上，就選擇第一個選項卡，在請建入文件名或Web頁名中輸入網(wǎng)頁地址，如://.，然后單擊“確定”按鈕即可。超級鏈接是將文本、字符、圖形等對象與一個幻燈片、一個演示文稿、一個文檔等之間建立一種鏈接，在放映是單擊被鏈接的對象，則對應(yīng)的鏈接內(nèi)容將顯示出來。4．試比較動畫效果設(shè)置中的“動畫方案”與“自定義動畫”的異同。母版是用來定義演示文稿格式的，可以使一個演示文稿中每張幻燈片都包含某些相同的文本特征、背景顏色、項目符號、圖片、文本占位符和頁腳占位符等，具有統(tǒng)一的外觀。普通視圖能同時編輯演示文稿的大綱、幻燈片和備注面，是創(chuàng)建與編輯演示文稿的一種常用視圖。（）3．幻燈片放映時，不能移動、復制、刪除幻燈片，但能對幻燈片中的內(nèi)容進行修改編輯或設(shè)置其背景顏色和配色方案。4．演示文稿的視圖方式主要有普通視圖，幻燈片瀏覽視圖，幻燈片視圖，備注頁視圖。（3）修改完畢，單擊“應(yīng)用”即可。屏幕上會顯示出公式編輯窗口，窗口中顯示出“公式”工具欄，同時在文檔中出現(xiàn)一個輸入框，光標在其中閃動，可以在里面輸入各種復雜的公式。辦公中的語音處理主要包括：辦公電話的自動應(yīng)答、其他語音信息的自動處理、計算機中信息的語音輸入等。BMP：占用磁盤空間過大；PCX將采集到的圖像數(shù)據(jù)寫成PCX文件格式時，要對其進行RLE編碼：而讀取一個PCX文件時首先要對其進行RLE解碼，才能進一步顯示和處理；GIF文件的數(shù)據(jù)，是一種基于LZW算法的連續(xù)色調(diào)的無損壓縮格式。（5）單擊“確定”按鈕，高級篩選結(jié)果。()三、簡答題1．Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置？2．如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？選中所需區(qū)域（以A列為例）菜單欄格式條件格式公式輸入公式=MOD(ROW(),2)=0然后點擊“格式”按鈕，填充填充紅色添加條件菜單欄格式條件格式公式輸入公式=MOD(ROW(),2)=1 然后點擊“格式”按鈕，填充填充綠色 確定即可3．Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高級篩選時設(shè)置條件區(qū)域必須注意哪些問題？（1）在表格的上方插入幾個空行，根據(jù)本例篩選的實際需要以及邏輯關(guān)系，建立高級篩選的條件區(qū)域。()2．Excel中對數(shù)據(jù)庫進行按幾個關(guān)鍵字排序時必須選定整個表格區(qū)域。這些條件可以輸入到條件區(qū)域的同一行上，也可以輸入到不同行上。3．使用Rank函數(shù)時，如最后一個參數(shù)為“1”，則排列名次為按照_升序____排制得到。（3）“打印”區(qū)域：此區(qū)域中重點介紹一下“網(wǎng)格線”復選框的用處。6．在Excel表格中，如何取消網(wǎng)格線的顯示？ 7．在Excel表格中，如何進行頁面設(shè)置和打印操作？單擊“文件”|“頁面設(shè)置”菜單命令，即可打開“頁面設(shè)置”對話框，該對話框中有4個選項卡：“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”和“工作表”。2．請說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時的軟件選取原則。（3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進行內(nèi)容分頁的設(shè)置。6．打印輸出：包括打印機選擇、打印范圍確定、打印份數(shù)設(shè)置、縮放打印設(shè)置等。二、簡答題1．請說出文字處理的工作流程以及各個步驟的主要工作。措施： 1．嚴格制度管理2．加速法制建設(shè)3．加強宣傳教育4．開展技術(shù)研究 第二章一、填空題1．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇__一行 __，雙擊可以選擇__整段_，．將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word “常用”工具欄上的_格式刷___按鈕，單擊它可以_使用一次___。事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型 2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支撐，以提高專項