5淺談秘書在管理工作中的作用(文件)
【正文】 的轉(zhuǎn)變 4 三 、 自 動(dòng) 化 的 秘 書 工作 4 第 三 章 辦 公 自 動(dòng) 化 對(duì) 秘 書 工 作 產(chǎn) 生 的 作用 第 7 頁 共 20 頁 未定義書簽。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進(jìn)行傳遞。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，既規(guī)范了各項(xiàng)工作，又提高了工作效率。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。 二、信息管理工作 秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲(chǔ)存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時(shí)，首先要將信息文件分門別類 ，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對(duì)磁帶、軟盤、光盤進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書工作提供了許 第 12 頁 共 20 頁 多便利。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時(shí)間去考慮其它事。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦 力的使用上，秘書人員的實(shí)質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來后，帶來了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由 “ 助手 ” 變成 “ 參謀 ” ，自此帶來了質(zhì)的飛躍，這都是秘書由 “ 體力勞動(dòng) ” 向 “ 腦力勞動(dòng) ” 帶來的影響。 這里強(qiáng)調(diào)的是自動(dòng)化的秘書工作，但是再自動(dòng)化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。 第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作產(chǎn)生的作用 第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn) 生 “ 革命性 ” 變化 在秘書工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動(dòng)化設(shè)備，所帶來的效果是 “ 革命性 ” 的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。 傳統(tǒng)的辦會(huì)往往在一個(gè)特定的地方，如會(huì)議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會(huì)議場(chǎng)所。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。 第二節(jié)極大地 提高秘書工作效率 第 15 頁 共 20 頁 一、會(huì)務(wù)工作方面 會(huì)務(wù)工作方面可以用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助完成?；ヂ?lián)網(wǎng) 不受空間與時(shí)間的限制，逐漸消除或重新定義了社會(huì)之間的界限、關(guān)系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識(shí)，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。 第 16 頁 共 20 頁 網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。 第三節(jié)促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展 傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會(huì)、辦事三個(gè)方面的內(nèi)容。又如在會(huì)務(wù)工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會(huì)議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如為了擴(kuò)大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡(jiǎn)介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡(jiǎn)報(bào)和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。秘書面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)其自我價(jià)值，會(huì)花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這 些設(shè)備與軟件的用法，以隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。 參考文獻(xiàn) [1]楊碩，《辦公自動(dòng)化最佳教程》。 [3]顧孝華，《現(xiàn)代秘書》。 [5]袁維國，《秘書學(xué)》。 [7]周
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