企業(yè)流程控制資訊系統(tǒng)(文件)
【正文】 次中整張文件可能被加入或遺漏，或金額數(shù)目被錯誤輸入的可能性，此控制提升了輸入的真實性、完整性、及正確性。 ? 這些批次雜湊總數(shù)對於批次的功用，正類似於 文件或記錄雜湊總數(shù)對於個別輸入的功用。 P2:計算批次總數(shù) ? 計算批次總數(shù)係用來確保資料輸入來自於符合規(guī)定的事件 (輸入真實性 )，以及批次內(nèi)的所有事件均被記錄 (輸入完整性 )。 ? 同時，藉由電腦自動計算批次總數(shù)，也能確保輸入資料後後續(xù)調(diào)節(jié)的效率及效果。 – ，必須判斷為何總數(shù)會不一致，並於需要時進行更正，以確保輸入資料的完確性。 ? 批次處理前後總數(shù)核對 (agreement of runtorun totals)將電腦處理前計算的總數(shù)，以人工的方式或藉由電腦，與電腦處理完成後的總數(shù)比對。 P7:比對揀貨單（從待處理檔案） 及裝箱單（一對一檢查） ? 此有兩個目的： 1. 確保所有揀貨單都連結(jié)至相關(guān)的裝箱單。 – 如果待處理檔案文件停留於檔案中過久，監(jiān)控此檔案的人員或電腦將判斷此延遲的性質(zhì)及程度。 M1:自動化連號檢查 ? 當(dāng)文件被連續(xù)地編號 ─不論是在文件被編製時指定一號碼，或是使用預(yù)先編號的文件， 連號檢查 (sequence check)能夠自動地應(yīng)用於這些文件。 ? ，依序號範(fàn)圍檢查各事件 資料，並報告遺失、重複、及超出範(fàn)圍的事件資料。 – 支票簿的調(diào)節(jié)是另一個號碼 (支票號碼 )被依序發(fā)出的例子。 ? 電腦核對批次總數(shù) (puter agreement of batch totals)計畫繪於圖 ，並有下列幾項作業(yè)： – ，以人工計算一個或多個批次總數(shù) (即：圖 者部門 ) 。 – 不相符的批次通常會被拒絕，並由人工針對不一致處進行調(diào)查。 – ，電腦程式累加個別的批次總數(shù)，並將這些總數(shù)與先前人工計算並輸入的總數(shù)比對。 . ? 我們的支票記錄單可以協(xié)助我們進行累積序號檢查，以確認(rèn)所有支票都已被兌現(xiàn)。 – 各個事件資料 (揀貨單 )會與包含 所有 文件號碼的檔案 (所有銷售訂單號碼 )比對。 – 進行批次序號檢查 (batch sequence check)時 ，批次的事件資料會依下列方式進行核對： ? 。 – 如有差異，則顯示在輸入或更新時可能有錯 – 此程序可以詳細告知我們批次中發(fā)生錯誤之處。 ? 藉由定期檢視 待處理檔案 (tickler file)以採取行動清除該檔案內(nèi)的未處理項目，協(xié)助達成上述兩個目的。 ? 當(dāng)總數(shù)比對一致，則顯示輸入及所進行的更新是正確的。 ? 自動化記錄在及時地、並使用最少資源的情況下，儲存正確、真實的輸入資料。 – (或掃描 )時，資料輸入程式累加各個獨立的批次總數(shù)。 P3:記錄揀貨單 ? 藉由使用條碼，揀貨單被自動地記錄 (掃描 )於電腦內(nèi)。 ? 揀貨單、存貨盤點卡、附在客戶發(fā)票上的匯款通知存根聯(lián)、工時卡等，都是回送單據(jù)的例子。 ? 和金額總計不同的地方在於，計算雜湊總數(shù)通常只是為了控制的目的。 ? 請記得，遺漏的事件紀(jì)錄是 完整性 錯誤，於一事件紀(jì)錄中遺漏資料項目是正確性錯誤。 ? 此程序呈現(xiàn)了輸入完整性控制的最低要求。 –促成以批次為重點的控制，例如批次控制總數(shù)（雜湊或其他總數(shù)）。 – 此動作將觸發(fā)電腦同步 記錄 輸入資料於交易檔，並 通知 使用者該輸入資料已被接受。 ? P6:鍵入校正。 ? 若輸入及主檔資料比對不符，則顯示我們可能錯誤地輸入一些資料，或該出貨可能是無效的。 . ? 若這兩個項目比對不合，則顯示客戶代碼或銷售員身分輸入可能有錯。 –因此，系統(tǒng)自動的利用現(xiàn)存資料填入輸入欄位。 –使用者輸入一個個體（如顧客）的識別碼，系統(tǒng)依據(jù)該識別碼，將該個體的相關(guān)資料由主檔中帶出。 ? P2:數(shù)位簽章。 ? 在下一節(jié)，我們將敘述利用主檔資料於資料輸入的情況下，可適用的額外控制。 ? M1:鍵入驗證 —資料由兩個人輸入，然後由電腦加以比較。 可使用的資料輸入控制計畫（續(xù)） ? P6:被拒絕輸入資料之處理程序 —被設(shè)計來確保先前不被接受進行處理的錯誤資料，已被更正並重新輸入進行處理。 ? 文件或記錄雜湊總計 (document/ record hash totals) —比較電腦與人工加總的數(shù)額。 – P3:預(yù)設(shè)的螢?zāi)划嬅?(preformatted screen) —定義每個資料欄位可接受的 格式 ，來控制資料
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