【正文】 采購隊伍建設(shè) （四）采購人員的選拔方法 1．觀察法 這種方法適用于企業(yè)內(nèi)部進行的選拔，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)平時對手下員工的了解，觀察其日常的工作表現(xiàn)，結(jié)合采購工作的具體要求，把適合從事采購工作的員工充實到采購隊伍中來。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) ? 心理測試 心理測試指通過一定的科學(xué)方法來測量被測試者的智力和個性方面的差異。對采購人員來說，主要測試其心理素質(zhì)和應(yīng)變能力，處理和解決問題的能力。因此，其往往只在應(yīng)聘者的初次甄選中使用，成績合格者才能參加面試或下一輪測試。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) 推薦法 包括員工推薦、顧客推薦及自我推薦。員工根據(jù)自己的特長、愛好，結(jié)合本企業(yè)采購業(yè)務(wù)的要求，向上級毛遂自薦。 專門培訓(xùn) 在職培訓(xùn) 現(xiàn)場培訓(xùn) 第三節(jié) 采購管理制度 一、采購管理制度概述 （一）采購管理制度的概念 采購管理制度是指企業(yè)的采購工作管理，管理方式的確定，表現(xiàn)為企業(yè)以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。 第三節(jié) 采購管理制度 （二）采購管理制度的作用 ? 明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系； ? 明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強考核； ? 有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。 ④建立各部門共同物料標(biāo)準(zhǔn)，可簡化種類，互通有無，節(jié)省檢驗工作時間。 ②對非共同性物料集中采購，亦無法享受數(shù)量折扣。 ②企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜的必要。物料的選擇、淘汰、價格制定、數(shù)量的控制等，完全由總部控制；各部門、各單位只負責(zé)物料需求的提出、使用、庫存管理的工作，對物料采購無決定權(quán)，但有建議權(quán)。 。 第三節(jié) 采購管理制度 這種集中采購的方式的缺點則有： ，各部門、各單位需求較難滿足。理論上這種組織比較能客觀地采購，但因組成成員過于復(fù)雜，意見分歧時，往往會延遲采購時效。 ，非優(yōu)良品也不會被導(dǎo)人。 第三節(jié) 采購管理制度 缺點則有： ，擔(dān)任委員應(yīng)避免私人請托。此鐘制度通常適用于企業(yè)規(guī)模較大，且分公司 (分廠 )分散在各地，企業(yè)的各分公司 (分廠 )所需的物資差異較大的情況。 ②對于內(nèi)部用戶更強的顧客導(dǎo)向。 第三節(jié) 采購管理制度 ? 缺點 ①分散的采購能力，缺乏規(guī)模經(jīng)濟。 ⑤對不同的經(jīng)營單位可能存在不同的商業(yè)采購條件。也就是說，企業(yè)規(guī)模越小、分支機構(gòu)分布越領(lǐng)近、產(chǎn)品種類越相似，采用集中制的機會越大；反之，則適合采用分散制或混合制。 第三節(jié) 采購管理制度 ? 一般采購人員的職責(zé) ①貨源、價格、服務(wù)等市場調(diào)查；②與供應(yīng)商談判，確定有關(guān)事項，如：價格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等；③催貨；④處理退貨、索賠；⑤發(fā)票的核對與付款；⑥辦理物品入庫手續(xù)；⑦與供應(yīng)商建立良好關(guān)系；⑧搜集調(diào)撥信息，預(yù)測可供資源及其趨勢，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；⑨節(jié)省購進費用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。 第三節(jié) 采購管理制度 (三 )監(jiān)督制度 貫徹采購制度必須堅持嚴(yán)格監(jiān)督與考核，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督，采購制度就會流于形式，嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。另一方面，也應(yīng)廣泛征求企業(yè)其他部門的意見，采納他們的合理化建議，特別是銷售部門、市場開發(fā)部門意見，因為他們每天與客戶打交道，了解消費者的需要，了解市場變化趨勢，聽取他們的合理化建議，往往能確保采購的商品適銷對路，滿足消費者需求，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。其分工方式可采取按采購物品類別、按采購地區(qū)、按采購價值或重要性、按采購過程和混合式的編組等。采購人力資源管理包括采購人員招聘、甄選、培訓(xùn)與開發(fā)等 . 第三章 采購計劃與數(shù)量的確定 第一節(jié) 采購計劃 第二節(jié) 采購預(yù)算 第三節(jié) 采購數(shù)量的確定 第一節(jié) 采購計劃 一、采購計劃 （一）采購計劃的概念 采購計劃是企業(yè)管理人員在了解市場供求情況、認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程及掌握物品消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上，對計劃期內(nèi)物品采購活動所作的預(yù)見性安排和部署。 使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入材料。 采購環(huán)境 開發(fā)需求 余量需求 接受批 量需求 接受余 量需求 準(zhǔn)備認證環(huán)境資料 制定認證計劃說明書 認證計劃說 明書 第一節(jié) 采購計劃 接收開發(fā)批量需求 接收余量需求 準(zhǔn)備認證環(huán)境資料 制定認證計劃說明書 第一節(jié) 采購計劃 （二） 評估認證需求 分析開發(fā)批量需求 分析余量需求 確定認證需求 第一節(jié) 采購計劃 （三）計算認證容量 分析項目認證資料 計算總體認證容量 計算承接認證量 確定剩余認證容量 第一節(jié) 采購計劃 （四） 制定認證計劃 對比需求與容量 綜合平衡 確定余量認證計劃 制定認證計劃 第一節(jié) 采購計劃 （五）準(zhǔn)備訂單計劃 接收市場需求 接收生產(chǎn)需求 ? 決定毛需求。 ? 訂單比例信息 (對多家供應(yīng)商的物料來說，每一個供應(yīng)商分攤的下單比例稱之為訂單比例，該比例由認證人員產(chǎn)生并給予維護 )。 ? 附有：市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料等。長于計劃期的預(yù)算沒有實際意義，徒然浪費人力、財力和物力，而過短的預(yù)算則又不能保證計劃的順利執(zhí)行。管理者應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)部門主管將精力放到應(yīng)付不確定情況的出現(xiàn)上，而不是開展什么“戰(zhàn)備競爭”。 第二節(jié) 采購預(yù)算 二、商品采購預(yù)算的編制 （一）商品采購預(yù)算編制的要求 采取合理的預(yù)算形式 建立趨勢模型 用滾動預(yù)算的方法 第二節(jié) 采購預(yù)算 （二）商品采購預(yù)算的編制步驟 審查企業(yè)以及部門的戰(zhàn)略目標(biāo) 制定明確的工作計劃 確定所需的資源 提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字 匯總 提交預(yù)算 第二節(jié) 采購預(yù)算 三、預(yù)算編制方法與流程 （一） 預(yù)算的編制方法 彈性預(yù)算 彈性預(yù)算亦稱為變動預(yù)算，它是根據(jù)計劃期間可能發(fā)生的多種業(yè)務(wù)量，分別確定與各種業(yè)務(wù)量水平相適應(yīng)的費用預(yù)算數(shù)額，從而形成適用于不同生產(chǎn)經(jīng)營活動水平的一種費用預(yù)算。 第二節(jié) 采購預(yù)算 彈性預(yù)算一般用于編制彈性成本預(yù)算和彈性利潤預(yù)算。在具體編制工作中，對一般企業(yè)，其變化范圍可以確定在企業(yè)正常生產(chǎn)能力的 70％至 110％之間，其間隔取為 5％或 10％、也可取計劃期內(nèi)預(yù)計的最低業(yè)務(wù)量和最高業(yè)務(wù)量為其下限和上限。 建立趨勢模型。一個良好的企業(yè)不僅要賺取合理的利潤還要保證企業(yè)有良好的資金流，因此良好的預(yù)算既要注重最佳實踐，又要強調(diào)財務(wù)業(yè)績。 傳統(tǒng)上編制采購預(yù)算是將本期應(yīng)購數(shù)量（訂購數(shù)量）乘以各該物料的購入單價，或者按照物料需求計劃（ MRP）的請購數(shù)量乘以標(biāo)準(zhǔn)成本，即可獲得采購金額（預(yù)算），為了使預(yù)算對實際的資金調(diào)度具有意義，采購預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制，而非采用傳統(tǒng)上的應(yīng)計統(tǒng)計，也就是說，采購預(yù)算應(yīng)以付款的金額來編制，而不以采購的金額來編制。 ? 訂單周期是指從下單到交貨的時間間隔，一般是以天為單位的。 ? 對訂單下達日期及訂單數(shù)量進行計劃。 第一節(jié) 采購計劃 二、采購計劃的制定 （一）準(zhǔn)備認證計劃 準(zhǔn)備認證計劃是采購計劃的第一步，也是非常重要的一步。 避免材料儲存過多，積壓資金，以及占用堆積的空間。一般來說，企業(yè)規(guī)模越小，分支機構(gòu)分布越鄰近，產(chǎn)品種類越相似，采用集中制的機會越大；反之，則采取分散制或混合制。采購機構(gòu)在企業(yè)中的隸屬關(guān)系可采取隸屬于生產(chǎn)部、隸屬于行政部、隸屬于總經(jīng)理、隸屬于資材部四種方式。 在制定監(jiān)督制度時，要注意把握兩個方面：一是對權(quán)力的使用和監(jiān)督，檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機以權(quán)謀私的現(xiàn)象；二是對應(yīng)負責(zé)任的監(jiān)督與檢查，檢查責(zé)任是否落實到每個單位、每個人、或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。 第三節(jié) 采購管理制度 獎懲制度 在建立獎懲制度時應(yīng)注意兩點：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎得高，罰得重，使獎懲措施真正起到激勵的作用。 第三節(jié) 采購管理制度 一般采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有： ? 采購主管和計劃人員的職責(zé)。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動各分公司的積極性，及時滿足經(jīng)營的需要。 ③分散的市場調(diào)查。 ④更少需要內(nèi)部協(xié)調(diào)。其組織結(jié)構(gòu)舉例，如圖所示。 。 ，較能同心協(xié)力。采購委員會的組織結(jié)構(gòu)示意圖，如圖所示。 第三節(jié) 采購管理制度 ② 采購委員會采購 大型企業(yè)通常都成立采購委員會，裁決采購事宜。 。 董事會 （ 總部 ） 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 研 發(fā) 部 事業(yè) 部 人事 部 財務(wù) 部 采購 部 A廠 B廠 c廠 倉庫 1 倉庫 2 第三節(jié) 采購管理制度 這種集中采購的方式有下列幾項優(yōu)點： 、各單位不負責(zé)采購，可專心致力于生產(chǎn)。 ④企業(yè)雖有數(shù)個生產(chǎn)機構(gòu)，但產(chǎn)品種類大同小異，集中采購足以達到“以量制價”的效果。如增加規(guī)模確認，物品裝運等環(huán)節(jié)，費事耗時。各部門的多余存貨及過剩物資，亦可相互轉(zhuǎn)讓。 ? 優(yōu)點 ①集中采購可使采購數(shù)量增加，提高與賣方的談判力度，享受數(shù)量折扣，降低進價并易獲得良好服務(wù)。 第三節(jié) 采購管理制度 采購管理制度居于企業(yè)上層建筑的范圍，其建立是一個長期的過程，體現(xiàn)一定的生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) 五、提高采購人員的素質(zhì) (一 )采購人員的選拔配備 專業(yè)的企業(yè)采購人員至少應(yīng)受過良好的教育、了解顧客的需求、了解供應(yīng)商的需求、了解本公司或企業(yè)的需求、了解法律稅務(wù)、具有考慮綜合成本的頭腦、具有質(zhì)量及環(huán)境 (如環(huán)境管理體系IS014001)意識、是談判高手、善于處理人際關(guān)系與社會關(guān)系、精通至少兩門語言 (母語及英語等 )、能熟練使用計算機，此外還應(yīng)有良好的身體素質(zhì)和道德品質(zhì)。顧客作為員工候選人的一個來源經(jīng)常被忽視。面談可能通過交流和觀察等來了解應(yīng)聘者的個性特點、態(tài)度、隨機應(yīng)變能力、形象、氣質(zhì)等方面的特性，從而挑選到合適的人員。在我國企業(yè)的員工招聘的知識考試中，筆試歷來被廣泛應(yīng)用。對采購人員來說，主要測試其是否能吃苦耐勞。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) 2．測試法 ? 對申請者的背景調(diào)查 根據(jù)求職者的求職申請表對申請求職者首先進行必要的背景調(diào)查，是企業(yè)了解申請者的教育經(jīng)歷、工作履歷、個人品質(zhì)、人際交往能力、工作能力以及申請者原來所在單位錄用其理由的重要渠道。 公平競爭，擇優(yōu)錄取的原則。另一方面，在采購過程中應(yīng)著眼于長遠利益，為供應(yīng)商提供力所能及的服務(wù)，如：提供信息、協(xié)助推銷、介紹新客戶等。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) (四 )競爭觀念 競爭是市場經(jīng)濟條件下的必然現(xiàn)象，在采購過程中同樣充滿了競爭，既有同行之間的競爭，又有采購人員與供應(yīng)商的競爭。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) 二、采購人員應(yīng)具備的素質(zhì) (一 )思想品德素質(zhì) 覺悟高、品行端正，愛崗敬業(yè)是一個采購員應(yīng)有的基本素質(zhì)。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) (二 )采購人員的工作職責(zé) 保證生產(chǎn)用料供應(yīng)的不間斷 指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)和工藝的改進 編報企業(yè)物資計劃 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) (三 )不同職位采購人員的職責(zé) 采購主任的工作職責(zé) 新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作；對新供應(yīng)商品質(zhì)量體系狀況的評估及認證；與供應(yīng)商的比價、議價談判工作；及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況；采購計劃編排，物料訂購及交期控制，部門員工的管理培訓(xùn)工作等。 第二節(jié) 采購隊伍建設(shè) 非制造行業(yè)中可能還有有關(guān)“合同”的職位，比如合同管理經(jīng)理。 ③各自為政，無人負責(zé)，而且采購與使用之間接手人員太多，會大量增加聯(lián)系上的困難。 ? 優(yōu)點 ①每位采購人員只負責(zé)采購過程中的一部分，分工更細，便于熟能生巧，提高工作效率，減少失誤。 ④由于對供應(yīng)商有取舍的權(quán)利，因此可以增強及時交貨及改善品質(zhì)