企業(yè)辦公室管理常識概論(文件)
【正文】 談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會。 思考：辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？ P35⒋ 傳達方法o 傳達： 是指文員將上司或上級機關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關(guān)或員工、群眾。重大、緊急的事，可以越級請示，甚至先處理再報告。擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動為原則。（這又涉及到交際與禮儀）真題鏈接 o 單項選擇題： 文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ ）o A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見o B．必要時可形成文字材料，照本宣科o C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示o D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記o 判斷題：文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ）真題鏈接 o 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。 思考題o 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ o 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？o 文員進言是指什么 ?進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 謝謝大家！謝謝大家！。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？真題鏈接 參考答案o Ao o o o （ 1）小曹犯了多頭請示的錯誤。（ ）善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。分工方法與合作方法o 既要 “集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負責 ”，又要善于合作，密切配合。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。o 另一種的非正式傳達： 有意識的吹風o 傳達原意o 傳達原件o 注意傳達技巧o 注意保密o 重要指示重點對待注意！進言方法進言的意義和作用：⑴ 參謀作用⑵ 補缺作用⑶ 增進關(guān)系作用進言的方法和要求： ⑴ 適事 ⑵ 適時 ⑶ 適地 ⑷ 適度進言是一把雙刃劍，要把握進言的分寸，學會進言的藝術(shù)！進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評 或規(guī)勸。文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。從時間上、規(guī)律上進行。—— 上司不一定答復(fù)或批示? 報告內(nèi)容 a 定期工作情況報告 b 重大問題報告 c 合理化建議 d 應(yīng)要求報告? 報告方式? 報告應(yīng)注意的問題：要簡明扼要條理清楚計劃方法和總結(jié)方法o 計劃方法： （ 1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內(nèi)容步驟、方法、標準、完成的時間。 第二、按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作第一： ……第二： ……第三： …… 先計劃，再執(zhí)行！u 如何決定工作的優(yōu)先順序呢？—— 文員面對多項工作時，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時間管理 .第一階段：第一階段： 以工作的重以工作的重要程度為標準分解工作要程度為標準分解工作 .第二階段： 以工作的緊要程度為標準 分解工作分解工作 .第三階段 :同時考慮上司和本身實際情況 ,對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序 . 請 示 A、是否應(yīng)該做的事？B、是否做或不做都無所謂的事？C、是否不可以做的事？應(yīng)該做的事，集中精力做。 相關(guān)
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