【正文】 ............................................................. 49 第四部分 行政制度模版及參考標(biāo)準(zhǔn) .................................................................................................... 51 一、公文模板 ................................................................................................................................... 51 二、會(huì)議紀(jì)要 格式模板 ..................................................................................................................... 55 三、行政事項(xiàng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) ..................................................................................................................... 56 （一）云來(lái)斯堡辦公區(qū)保潔員清潔工作步驟及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) .................................................................... 56 （二）清潔后物品擺放參考標(biāo)準(zhǔn) ....................................................................................................... 58 （三）臺(tái)式機(jī)配置參考標(biāo)準(zhǔn) .............................................................................................................. 62 （四）組裝機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn) ..................................................................................................................... 62 （五）筆記本電腦配置參考標(biāo)準(zhǔn) ....................................................................................................... 63 （六）辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn) .................................................................................................................. 63 （七）行政公務(wù)車輛收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) ........................................................................................................... 64 （八） 6S 辦公區(qū)域執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) ............................................................................................................. 66 （九） 6S 員工著裝執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) ............................................................................................................. 71 （十） 6S 管理評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) .................................................................................................................... 74 四、廣州白云國(guó)際機(jī)場(chǎng)平面圖 ........................................................................................................... 77 1 第一部分 行政 管理制度 ? 項(xiàng)目籌建行政職能 一、項(xiàng)目籌建概述 （一） 目的：規(guī)范項(xiàng)目啟動(dòng)前的計(jì)劃性，依據(jù)企業(yè)發(fā)展的中長(zhǎng)期規(guī)劃提出框架性的設(shè)想。 適用范圍 本手冊(cè)適用于廣東道和投資產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司，集團(tuán)旗下產(chǎn)業(yè) 公司可參照本制度執(zhí)行。 1 道和集團(tuán) 行政工作手冊(cè) 發(fā)布日期： 簽發(fā)人： 2 序言 熱烈歡迎您加入道和集團(tuán)，感謝您的選擇和對(duì)我們的信任，道和集團(tuán)是一家充滿夢(mèng)想與責(zé)任的企業(yè)，永遠(yuǎn)把幫助別人做為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)宗旨，對(duì)于我們的同事，公司會(huì)本著雙贏的原則提供卓越的發(fā)展平臺(tái)，讓您的聰明才智得以充分的發(fā)揮并有所成就，相信隨著公司的發(fā)展，您也會(huì)在這里擁有屬于自己的一片天空。 修訂原則 公司在遵守國(guó)家法律法規(guī)的前提下，根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，對(duì)本手冊(cè)進(jìn)行修改，并征求同事們意見(jiàn)，經(jīng)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)并公布后生效，歡迎您對(duì)公司政策及本手冊(cè)提出寶貴意見(jiàn)，集團(tuán)行政部會(huì)將修改后的行政工作手冊(cè)于公司內(nèi)部 OA平臺(tái)上進(jìn)行公布，公司所有同事有義務(wù)隨時(shí)了解行政工作手冊(cè)內(nèi)容，并依照遵守。 （二） 適用范圍：項(xiàng)目籌建的行政準(zhǔn)備，含租賃、裝修、家具、設(shè)備及預(yù)算等。 三、項(xiàng)目租賃與裝修 （一） 依據(jù)核算后的項(xiàng)目辦公面積及所定區(qū) 域進(jìn)行選址確認(rèn)，談判內(nèi)容包括：建筑面積與實(shí)用面積的比率、租金、管理費(fèi)、空調(diào)水電費(fèi)、免租期、稅金、備案信息等，簽訂物業(yè)租賃合同。 （五） 裝修合作商確定后需立即確認(rèn)消防與空調(diào)施工方，消防與空調(diào)施工單位一般掛靠所在物業(yè)單位，通過(guò)招投標(biāo)價(jià)格對(duì)比后，審批選擇合作商，簽訂消防與空調(diào)施工合同，明確工期，合同附件資料與裝修單位要求一致。 四、項(xiàng)目決算與資產(chǎn)備案 （一） 工程結(jié)束后，填寫《建造決算項(xiàng) 目報(bào)表》（附表三），審批確認(rèn)與審計(jì)稽核，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目出具審計(jì)報(bào)告。此制度產(chǎn)業(yè)公司可做為參考，形式可以一致，但流程按產(chǎn)業(yè)公司 的 執(zhí)行。 B類――人事任免類 公司的各類人事任免書。 （四） 發(fā)文的程序 1. 擬文 需發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草文件，文稿擬好后，擬稿人應(yīng)在 OA 上 填寫《發(fā)文審批表》（ 附表四）。 5. 下發(fā) 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后交由總裁辦秘書統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。 （六） 文件的密級(jí) 1. 文件的密級(jí)由發(fā)文部門確定。 5. “機(jī)密”級(jí)別為向公司特定人員發(fā)布的高等級(jí)文件密級(jí)，嚴(yán)禁在特定發(fā)送人員名單之外傳播和談?wù)摗? 二、印章類別 4 （一） 公章 刻有公司的法定名稱，正式代表公司的權(quán)力和職責(zé)的印章。 （三） 專用印章 為行使某一項(xiàng)專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途。 （三） 公章、合同章使用的審批流程按法務(wù)部標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他印章的使用由主管部門負(fù)責(zé)管理，使用人外借公章須填寫《印章外借登記表》（附表六）。 五、印章的停用與銷毀 （一） 單位名稱變更、撤銷，或因?yàn)闃I(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)生變化，公司或部門決定停用的印章，應(yīng)立即交法務(wù)部注銷，法務(wù)部在《印章保管臺(tái)賬》（附表七）中注明“停用日期”，在封存 30 天后進(jìn)行銷毀。 二、檔案管理范圍 （一） 管理文件：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門崗位職責(zé)、年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記；各類公函、會(huì)議紀(jì)要。 （五） 技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)、售后資料等。 （二） 法務(wù)部 負(fù)責(zé)證照文件、資信文件、合同文件檔案管理工作，借閱或外帶按法務(wù)部流程辦理。 （三） 檔案分類編號(hào)規(guī)則由檔案管理員自定義標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)此類臺(tái)帳的控制，可以使各項(xiàng)管理工作處于受控狀態(tài)，一方面可以對(duì)所有的過(guò)往工作有所記錄，另一方面也可時(shí)刻對(duì)目前的工作狀態(tài)有所控制，同時(shí)也可根據(jù)情況對(duì)下步工作計(jì)劃做出安排。 三、注意保密 重要臺(tái)帳特別是數(shù)據(jù)型臺(tái)帳，應(yīng)設(shè)置文檔修改與查看密碼，防止錯(cuò)誤操作或無(wú)關(guān)人員閱讀。 二、會(huì)議分類 從會(huì)議內(nèi)容和目的要求方面分類，會(huì)議可分為工作協(xié)調(diào)會(huì)、專題會(huì)議、信息發(fā)布會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)議、 7 全體員工會(huì)議等，根據(jù)會(huì)議的頻率劃分為例會(huì)和非例會(huì)兩大類。 三、會(huì)議準(zhǔn)備 根據(jù)會(huì)議人數(shù) 、形式知會(huì)行政部提前預(yù)訂會(huì)議室。 六、會(huì)議過(guò)程控制 （一） 議程控制 會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照議程安排進(jìn)行，如有臨時(shí)變更，需提前通知所有與會(huì)人員。各部門常規(guī)例會(huì)在會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，由部門負(fù)責(zé)人審核抄送給分管副總及執(zhí)行總裁，會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要存檔。 二、員工安全責(zé)任 （一） 認(rèn)真執(zhí)行“安全第一、預(yù)防為主、全員動(dòng)手、綜合治理”的安全基本準(zhǔn)則，不損害個(gè)人及企業(yè)生命財(cái)產(chǎn)安全。 （五） 樹立良好的責(zé)任心、細(xì)心，防盜意識(shí)強(qiáng)，保護(hù)好個(gè)人及企業(yè)的財(cái)物安全，私人貴重物品妥善保管。 9 2. 消防栓、箱體、門鎖、報(bào)警器及小配件等處于完好的備用狀態(tài)。 2. 監(jiān)控服務(wù)器及顯示設(shè)備由行政 IT組負(fù)責(zé)管理與維護(hù) ,保安負(fù)責(zé)日常顯示監(jiān)控，保證系統(tǒng)設(shè)備正常運(yùn)行。 3. IC卡個(gè)人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人，因保管不善造成公司財(cái)務(wù)損失，需承擔(dān)損失責(zé)任。 ? 保安管理規(guī)定 一、保安管理概述 （一） 目的：提升保安人員的質(zhì)素和業(yè)務(wù)技能，維護(hù)公司日常工作秩序，保證公司人財(cái)物安全 。 （三） 負(fù)責(zé)做好大宗物品出 辦公 轄 區(qū)的管理工作， 員工攜帶電腦等大件物品離開公司時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記；對(duì)裝修人員及裝修物品的出入進(jìn)行管理，制止閑雜人員隨意進(jìn)入 辦公 轄區(qū) 。 （七） 保安不準(zhǔn)留長(zhǎng)頭發(fā)、胡子、長(zhǎng)指甲， 衣著整齊、干凈 。 （二） 適用范圍： 公司辦公區(qū)域保潔管理。 4. 遵守考勤制度，工作時(shí)間：早 班 07:30 – 17:00、晚班 17:00 – 21:00（云來(lái)辦排班時(shí)間），按需配置保潔人員數(shù)量及安排工作時(shí)間， 按時(shí)上下班，不遲到、早退，不曠工離崗，工作時(shí)間不干私活，不做 與工作無(wú)關(guān)的事情。 2. 負(fù)責(zé)展廳、會(huì)議室、會(huì)客室、公共區(qū)域、衛(wèi)生間的不定時(shí)保 潔，保證各區(qū)域環(huán)境整潔，氣味芳香。 2. 高空作業(yè)時(shí)，在 超過(guò) 2米高處操作時(shí)，必須使用梯子，雙腳需同時(shí)踏在梯子上 ， 不得單腳踩踏，并保證梯子下方有人把扶，以免 摔傷。 （四） 保潔員日常管理規(guī)定 1. 保潔員對(duì)各自負(fù)責(zé)區(qū)域每日不少于 5次巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。 5. 保潔時(shí)，不得隨意翻閱工作人員辦公資料，不對(duì)泄露公司對(duì)外機(jī)密。 （二） 適用范圍： 公司所有員工。 （二） IC卡、鑰匙的保管原則 1. 個(gè)人 IC卡及鑰匙：誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé) 。 （四） 鑰匙發(fā)放流程 1. 總監(jiān)級(jí)以上：收到人力資源部新入職員工的 OA申請(qǐng) —— 行政部即與入職部門確認(rèn)總監(jiān)獨(dú)立辦公室，并準(zhǔn)備好辦公室門匙、抽屜柜匙、文件柜匙等 —— 新員工正式入職時(shí)發(fā)放。 3. 持卡人進(jìn)出門禁區(qū)域務(wù)必隨手關(guān)門，一旦發(fā)現(xiàn)有未關(guān)門現(xiàn)象，將以 IC 卡刷卡記錄 和監(jiān)控錄像為依據(jù)，追究責(zé)任人過(guò)失。 2. IC 卡及鑰匙，因人為原因造成的不能使用或丟失，補(bǔ)辦費(fèi)用為 30 元 /次 /項(xiàng)（含工牌），費(fèi)用上繳財(cái)務(wù)部，行政部重新補(bǔ)發(fā)。 4. IC卡遺失報(bào)備行政部后或離 職未上交，行政專員將立即取消該卡門禁權(quán)限。 二、辦公用品采購(gòu) 行政部負(fù)責(zé)匯總、審核各部門《月度辦公用品需求計(jì)劃表》（附表 十一 ），制定月度預(yù)算并采購(gòu)發(fā)放，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)附件說(shuō)明。 （二） 適用范圍：公司 固定資產(chǎn)、低值易耗品（以 下簡(jiǎn)稱“資產(chǎn)”）的預(yù)算計(jì)劃、購(gòu)置、保管等有關(guān)管理工作 。 （二） 固定資產(chǎn)、低值易耗品的申購(gòu)，納入行政費(fèi)用預(yù)算管理范圍，預(yù)算批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)并發(fā)放。 五、資產(chǎn)購(gòu)置 （一） 購(gòu)置計(jì)劃及申請(qǐng) —— 資產(chǎn)購(gòu)置實(shí)行計(jì)劃預(yù)算管理 1. 新項(xiàng)目籌建的資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃按項(xiàng)目方案進(jìn)行統(tǒng)一的預(yù)算編制后進(jìn)行申報(bào)，批準(zhǔn)后申請(qǐng)采購(gòu)。 六、資產(chǎn)領(lǐng)用及臺(tái)帳管理 （一） 資產(chǎn)管理員應(yīng)對(duì)新購(gòu)入的資產(chǎn)辦理資產(chǎn)入庫(kù)與領(lǐng)用手續(xù)，統(tǒng)一分類編碼，設(shè)置資產(chǎn)管理臺(tái)帳，數(shù)據(jù)錄入 NC系統(tǒng)。 （四）每月更新統(tǒng)計(jì)《月度資產(chǎn)臺(tái)帳報(bào)表》（附表 十 七 ），對(duì)于新增、調(diào)撥、報(bào)廢等資產(chǎn)在臺(tái)帳數(shù)據(jù)中體現(xiàn)，及時(shí)了解資產(chǎn)動(dòng)向及數(shù)量增減情況，集團(tuán)行政部每月 5日向子公司行政收集此報(bào)表并進(jìn)行備案存檔。 八、 資產(chǎn)盤點(diǎn)與維修 （一） 每年 1月 10日前集團(tuán)行政部和各產(chǎn)業(yè)公司應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)上一年度的資產(chǎn)狀況進(jìn)行盤點(diǎn)清查，各產(chǎn)業(yè)子公司的資產(chǎn)清查結(jié)果須在 1月 15 日?qǐng)?bào)集團(tuán)行政部；集團(tuán)行政部在 1 月 30日前向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告年度資產(chǎn)狀況《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》（附表 十 八 ） （二） 為確保各項(xiàng)資產(chǎn)的正常使用，使用部門要經(jīng)常對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行檢查維護(hù)，發(fā)現(xiàn)損壞，需要維修的資產(chǎn)由行政部安排，不得擅自請(qǐng)人維修。財(cái)務(wù)根據(jù)審批結(jié)果作相應(yīng)帳務(wù)處理。 （二） 每