【正文】 詐 ， 一般以設(shè)立一家名 義公司為手段 ， 即一家為買方擁有的第 三方機構(gòu)； 其最常見的手段如：由名義公司開具假 發(fā)票或訂購物品以供私用 。 ? 標準訂單 1. 若以標準訂單執(zhí)行長期合約 ， 其逐年更新程序同規(guī)范訂單方式 。 五、采購控制 38 55 采購訂單的設(shè)計控制 553 一攬子采購訂單 （ BLANKET PURCHASE ORDERS） 1. 一攬子訂單是一種主文件形式訂單 ， 它允許企業(yè)對某一特定供應(yīng)商或合約進行多種交易； 2. 一攬子訂單可以用來記錄多年合約或合同； 3. 在一攬子訂單形式下 ， 必須發(fā)放獨立規(guī)范訂單 ， 以確認具體的采購和支付； 4. 一攬子訂單是采購部門自由處理的內(nèi)部工具 ， 用來管理控制諸如租賃等長期合約 。 四、供應(yīng)商選擇與管理 案例：英國電信如何考察華為 30 四、供應(yīng)商選擇與控制 市場研究 尋找 備選供應(yīng)商 供應(yīng)商考察 財務(wù)狀況、企業(yè)歷史 技術(shù)背景、質(zhì)量 生產(chǎn)能力、生產(chǎn)流程 合格供應(yīng)商 參與設(shè)計 參與研發(fā) 參與高級采購部設(shè)計 試生產(chǎn)及審核 證明供應(yīng)商能按公司 流程生產(chǎn)符合質(zhì)量要求 的產(chǎn)品 大規(guī)模試生產(chǎn) 確保供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量符合 6西格瑪要求； 質(zhì)量及生產(chǎn)的穩(wěn)定性 建立考核系統(tǒng) 質(zhì)量水平、服務(wù)表現(xiàn) 關(guān)鍵指標不達標的教育 成為合格供應(yīng)商 現(xiàn)行供應(yīng)商淘汰 以公司采購策略為基礎(chǔ) TOC 或服務(wù)水平為標準 西門子的供應(yīng)商選擇流程 31 42 供應(yīng)商政策 案例二、 W公司的供應(yīng)商控制程序 1． 0 對新供應(yīng)商的要求 銷售產(chǎn)生采購 ， 銷售和采購均可規(guī)定新供應(yīng)商的要求以取代現(xiàn)行供應(yīng)商； 2． 0 供應(yīng)商能力評估 填制新供應(yīng)商評估表評估新供應(yīng)商能力；評估包括下述 1項或多項： ? 滿足公司要求的供貨能力：交貨時間 ? 價格：參考比較 ? 物品樣本提供：按公司的客戶需求 （ 注：若產(chǎn)品或服務(wù)為公司客戶要求 ， 無須進一步評估 ） 在批準供應(yīng)商之前，公司與供應(yīng)商間必須就擬采購之物品或服務(wù)的全部細節(jié)進行交流； 3． 0 供應(yīng)商能力評估結(jié)果的處理 無能力 ， 轉(zhuǎn)入程序 1． 0 有能力 ， 轉(zhuǎn)入程序 4． 0 4． 0 采購 供應(yīng)商列入公司批準的供應(yīng)商名單 ， 由采購部門負責維護更新； 5． 0 監(jiān)督 四、供應(yīng)商選擇與控制 32 42 供應(yīng)商政策 案例二、 W公司的供應(yīng)商控制程序 6． 0 供應(yīng)商執(zhí)行情況的評估 不能滿足公司要求 轉(zhuǎn)入 6． 1 滿足公司要求 – 繼續(xù)采購業(yè)務(wù)交往 6． 1 改正程序 對供應(yīng)商的改正程序執(zhí)行如下： 四、供應(yīng)商選擇與控制 質(zhì)量原因 行動措施 供應(yīng)商狀態(tài) 第一次拒收 電話通知 合格供應(yīng)商 12個月內(nèi) 2次拒收 電話通知 發(fā)出書面整改通知 合格供應(yīng)商 12個月內(nèi) 3次拒收 電話通知 發(fā)出書面整改通知 發(fā)出警告信 降級為限制供應(yīng)商 限制供應(yīng)商 合格供應(yīng)商（ Approved supplier）： 12個月內(nèi)拒收次數(shù)少于 2次； 限制供應(yīng)商（ Conditional supplier）： 12個月內(nèi)拒收次數(shù)多于 2次，可能從公司 合格供應(yīng)名單剔除 33 43 供應(yīng)商選擇的關(guān)鍵控制 ? 建立商務(wù)考察制度 (條件許可下的生產(chǎn)性采購供應(yīng)商 )應(yīng)考慮的變量： □ 價格 □ 運輸空間距離 □ 交貨可靠性 □ 影響報價的特殊因素 □ 訂單批量 ?財務(wù)狀況 □ 供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性 ? 建立質(zhì)量考察制度 (條件許可下的生產(chǎn)性采購供應(yīng)商 ) ? 建立重新評估供應(yīng)商制度 ? 建立以一定條件為標準的供應(yīng)商分類制度 ? 對合格供應(yīng)商建立統(tǒng)一的文檔資料及數(shù)據(jù)庫 ? 合格供應(yīng)商為發(fā)放訂單 /合同的必要條件 四、供應(yīng)商選擇與控制 34 44 供應(yīng)商價格的關(guān)鍵控制 ? 詢價 1. 請購單批準后實施 2. 設(shè)置專職詢價員 ， 詢價員不參與采購談判和采購決策 3. 除特殊情況外 ， 須向兩家以上合格供應(yīng)商詢價 4. 詢價單統(tǒng)一編號 ， 返回的詢價單由專人統(tǒng)一管理 ， 并將報價數(shù)據(jù)維護進報價信息數(shù)據(jù)庫 ? 報價選擇 1. 建立報價選擇的會議制度和報價確認的會簽制度 （ 例 ） ； ? 價格比較與批準 1. 必須反映國內(nèi)外同類產(chǎn)品在同等交貨條件下的價格及本企業(yè)的歷史采購價 2. 按零件或材料別單獨列表 3. 價格批準：通用 、 大批采購由總經(jīng)理一次批準；零星 、 特殊采購實行聯(lián)簽或經(jīng)總經(jīng)理批準 4. 采購員填寫經(jīng)批準后交專人歸檔 5. 每次采購價格變動必須按本步驟反映并報批 6. 訂單或合同的價格必須與獲批準的最新價格相同 （ 會計控制 ） 7. 本步驟的實施并被批準是訂單或合同簽定生效的前提 （ 會計控制 ） 四、供應(yīng)商選擇與控制 35 五、采購控制 51 采購控制目的和控制程度 采購流程控制的目的：保證按公司制定的采購政策，采購符合公司要求的一切物品； 控制方式和控制程度：根據(jù)采購的物品對最終產(chǎn)品的影響及組織結(jié)構(gòu)而定 52 采購信息控制 采購信息是對擬采購物品的描述 ， 包括： 對產(chǎn)品 、 程序 、 處理過程及設(shè)備的批準要求； 對質(zhì)量管理制度的要求； 采購人員的資格要求 53 采購物品的檢驗控制 公司實行收貨檢驗、測試及其他檢驗手段，以鑒定采購物品的質(zhì)量； 36 54 采購申請控制 1. 所有物料 、 物品 、 服務(wù)的請求及合同必須按公司授權(quán)權(quán)限經(jīng)過批準 2. 無合法采購訂單 （ P?O?） 號 ， 任何員工無權(quán)要求公司采購任何物品和服務(wù)； 3. 無合法訂單號而擅自采購物品和服務(wù)者 ， 由個人承擔一切成本并受行政處罰； 4. 公司任何員工不得以采購名義挪用公司資金； 5. 同類項目采購不得拆分 2個或以上的采購申請 ， 以逃避招標標準； 6. 若使用部門無法證明必須使用某特定供應(yīng)商物品的充分理由 ， 普通用途或生產(chǎn)使用的大批量采購項目 ， 由公司以一攬子合同進行采購； 7. “ 唯一可能渠道 ” 物品和服務(wù)的采購申請必須附書面解釋和證實；確認權(quán)歸采購經(jīng)理； 8. 當公司設(shè)有不同地區(qū)分支機構(gòu) ， 諸如儀器 、 打印機等服務(wù)和維護協(xié)議 ， 由公司總部采購部門按地區(qū)統(tǒng)一簽定；該類維護協(xié)議在簽訂前須進行評審； 9. 若地區(qū)性維護合同不可行 ， 各分支機構(gòu)可與對手簽署 ， 但合同期限不得超過 12個月； 10. 含有人工工資確認的技術(shù)改良采購 ， 通過招標授予并按設(shè)備維護計劃由相關(guān)部門執(zhí)行； 11. 外部臨時職員或臨時工服務(wù)申請由 HR部門以公司名義簽定合同； 12. 無規(guī)范實施的服務(wù)采購訂單 ， 任何臨時人員不得工作 五、采購控制 37 55 采購訂單的設(shè)計控制 551 規(guī)范采購訂單 1. 規(guī)范采購訂單的發(fā)放適用于一次性商品或服務(wù)的采購 。 ? 必須保留 5年的采購文件包括： 1. 簽署的采購授權(quán)副本； 2. 簽署的 P?O?單副本； 3. 采購招標文件副本； 4. 公告 （ 廣告 ） 副本； 5. 投標供應(yīng)商清單； 6. 收到的全部標書 （ 出價 ） 副本； 7. 出價 （ 標書 ） 列表匯總； 8. 電話記錄； 9. 評估報告； 10. 非最低出價之供應(yīng)商選擇的書面解釋； 11. 采用限制 、 專有 、 品牌名或無具體說明書時的書面判斷； 12. 因緊急狀況而未獲得出價或標書時關(guān)于緊急狀況的書面說明文件； 13. 關(guān)于 “ 唯一可行渠道采購 ” 的書面說明文件 。 ? 緊急采購程序定義 在時間壓力下解決定義的緊急狀態(tài)而采取的非規(guī)范程序 。 374 評估委員會選擇（案例） ? 金額 25000元以上的設(shè)備或服務(wù)的采購需組成委員會進行評估； ? 小組成員一般應(yīng)由采購、財務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)等相關(guān)專業(yè)人員（視具體采購對象性質(zhì)而定）組成， 3～ 5人為宜； ? 小組成員可固定或不固定或定期輪換。 三、采購政策設(shè)計 18 36 正式招標（特殊情況） ? 當投標文件中的產(chǎn)品是以制造商名或供應(yīng)商名或任一專有 、 商號名標示 ， 則可使用 “ 批準的等同產(chǎn)品 ” 投標； ? 若投標人在標書中提供供應(yīng)物的下述詳盡信息 ， 使公司可確認投標產(chǎn)品等同于招標文件標示的產(chǎn)品 ， 則其他制造商的標準產(chǎn)品可予接受： 設(shè)計 、 強度 、 耐久性 、 用途 、 效用 、 質(zhì)量 、 便利等指標符合期望的目的 。1 業(yè)務(wù)操作內(nèi)部控制 采購循環(huán)風(fēng)險控制 Dr. 章顯中 2 11降低成本提升企業(yè)價值 在競爭的經(jīng)濟時代，采購業(yè)務(wù)對持續(xù)提高企業(yè)財務(wù)績效的路徑有兩條： ? 降低成本； ? 通過增加客戶價值提升企業(yè)價值 聚焦采購的 2點理由： ? 對多數(shù)公司，物料及服務(wù)的采購占整個企業(yè)支出的 50%強； ? 采購的些微改進對企業(yè)獲利能力具有巨大影響 一、采購控制的戰(zhàn)略 采購效率的戰(zhàn)略思維 10 40 50 40 45 15 + 50% 10% 利潤 其它 費用 采購 支出 假定： 某公司營運利潤為 10%；則 減少采購支出 10%的效應(yīng) 等同于利潤或銷售增加 50% 3 11提高企業(yè)營運能力 改善采購效率和供應(yīng)管理對企業(yè)營運能力的效應(yīng)包括： ? 增強新產(chǎn)品、新服務(wù)快速進入市場的能力； ? 提高采購物品和服務(wù)的質(zhì)量； ? 提高供應(yīng)的基礎(chǔ)服務(wù)和快速反應(yīng)能力； ? 改進營運效果降低營運費用； ? 降低企業(yè)風(fēng)險 對上述采購