【正文】 ................................................................................................. 24 八、編研 ...................................................................................................................... 25 九、數(shù)據(jù)管理 .............................................................................................................. 26 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 ......................................................................................................... 26 數(shù)據(jù)導(dǎo)出 ......................................................................................................... 27 數(shù)據(jù)備份 ......................................................................................................... 28 初次使用 “ 世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng) ” ，可以通過 登錄系統(tǒng) 設(shè)置系統(tǒng)參數(shù) 錄入數(shù)據(jù) 查詢檢索數(shù)據(jù)這幾個步驟來實現(xiàn)本系統(tǒng)的基本操作功能。 登錄 啟動系統(tǒng)后， 系統(tǒng)將彈出 登錄窗口。 系統(tǒng)管理員可以在系統(tǒng)的“用戶管理”中設(shè)置其他用戶代號以及用戶密碼，詳細(xì)操作步驟將在后面進(jìn)行介紹。 如下圖： 您可按照提示根據(jù)本單位的全宗情況 點擊“無全宗”、“單全宗”、“多全宗” 進(jìn)行選擇 （此選擇是單項選擇） 再點擊 “ 下一步 ” 按 鍵 進(jìn)行相應(yīng)的 全宗設(shè)置 對話框 。點擊 “下一步 ”按 鍵 則進(jìn)入 “ 原文路徑設(shè)置 ” 對話框。點擊 “ 高級設(shè)置 ” 按鈕 進(jìn)入“原文服務(wù)設(shè)置”對話框， 可設(shè)置原文存的服務(wù)器及不同服務(wù)器端的門類表 。 點擊“實體分 類”將進(jìn)入實體分類 窗口 。 下面將以一級類目為例進(jìn)行詳細(xì)說明： ① 點擊“分類列表”中的“實體分類” ； ②點擊“增加”按鍵； ③ 在“類目序號”中輸入序號（一級類目序號的字符寬度默認(rèn)為 2 位）； ④ 輸入類目名稱→指定“下級寬度” ； ⑤點擊“保存”按鍵。 添加三級類目以此類推。 在系統(tǒng)主界面中的“系統(tǒng)維護(hù)”模塊中選擇“檔號格式 ”， 進(jìn)入其設(shè)置窗口，設(shè)置方法如下： “檔號格式”的設(shè)置 如下圖所示， 進(jìn)入“檔號格式設(shè)置”窗口， 左邊是一個 包括本系統(tǒng)所有檔案類型的樹型結(jié)構(gòu)列表；中間是檔號設(shè)置操作區(qū)域 ； 右邊一列是功能按 鍵 ；窗體底部是當(dāng)前設(shè)置的檔號格式的仿真顯示 。（ 點擊 “” 形按 鍵 ，系統(tǒng)則將 不需要的 字段移回可選項目列表中 ） 最后點擊“確定”按鍵。 若要 刪除某項記錄，則只要點擊選中該記錄， 其 前面會出現(xiàn)一個小三角形提示，再點擊 “ 刪除 ” 按 鍵 ，組成檔號的這條記錄就會被刪除。 給某用戶組設(shè)置成員的用戶。 若 希望添加的用戶不在“非成員”列表框中，可以退出本對話框，通過“添加用戶”的方法實現(xiàn)。方法是：在“不隸屬于”列表框中點擊選擇一個用戶組的名稱，單擊中間的“添加”按鈕，用戶組就添加到“隸屬于”列表框中，則本用戶隸屬于該用戶組。 （ 特別注意 ： 被選中的一定要為最底層的子模塊，否則沒有實際操作意義 ） 設(shè)置完成后點擊“下一步”按鍵進(jìn)入數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置。至此，權(quán)限設(shè)置完畢。 三、 文件管理 將光標(biāo)放在 系統(tǒng)主界面左邊的“文件管理”上，右邊將顯示本功能模塊的業(yè)務(wù)流程圖 。如下圖： 其中“ 主題詞 ” 和 “ 檔號 ” 不必輸入 ,您可分別通過選擇菜單項 “ 工具 ”→ “ 自動標(biāo)引主題詞 ” 和 “ 選項 ” → “ 自動生成檔號 ” 來實現(xiàn) 。 系統(tǒng)還支持原文管理 ，在輸入完一條記錄保存后 ，選擇菜單項中的“原文” → “原文管理”進(jìn)入原文管理窗口，點擊“添加”按鍵，選擇需添加的文件退出即可。 退出“文件錄入”窗口回到系統(tǒng)主界面。 具體操作步驟如下： ① 在窗體中右邊的文件類目列表中選擇要組卷的文件類型，即來文、發(fā)文或內(nèi)部文件； ② 點擊工具條中的 “ 查詢 ” 按 鍵 或選擇菜單 項 “ 記錄 ” → “ 查詢 ” ， 系統(tǒng)將彈出查詢窗口，先選擇查詢范圍，再在其輸入框中輸入查詢條件 ，點擊“查詢” 按鍵 ，則在“文件歸檔”窗口的“未歸檔文件列表”中顯示出符合條件的文件記錄。 歸檔完成后，如果您還需要 對 歸檔后的文件記錄的 某些 信息進(jìn)行修改。 “文件管理”模塊中的基本業(yè)務(wù)流程介紹完畢，接下來將對“檔案 管理”模塊的業(yè)務(wù)流程的各部分進(jìn)行詳細(xì)說明。 點擊 “傳統(tǒng)方法整理”，如下圖所示： 窗口 右邊是目錄數(shù)據(jù)列表區(qū) ， 上下兩部分分別顯示了文書案卷目錄和 文書卷內(nèi)目錄 。點擊工具欄中的“修改”按鍵可對錄入信息進(jìn)行修改。 其他各類檔案的操作都與之類似。 選擇了調(diào)整類型 之后點擊“下一步”按鍵進(jìn)入對應(yīng)的調(diào)整窗口。 如下圖所示： 具體步驟如下： ① 在數(shù)據(jù)類目樹型列表區(qū)中選擇報表所屬的類目 ， 直到出現(xiàn)對應(yīng) 的 具體報表 ，點擊選擇需要的報表名稱 ； ②設(shè)置打印條件， 點擊工具條中的 “ 條件 ” 按 鍵 ，或點擊主菜單項 “ 設(shè)置 ” → “ 打印條件 ” ，系統(tǒng)彈出簡單查詢窗口，您可以通過 簡單查詢 來設(shè)置需要 打印的目錄報表，其中查詢字段為要打印的文件 /案卷表中的各列字段名 ； ③ 如果 想要 報表按一定的順序打印出來，可以為其設(shè)定排序條件。 五、 檢索 檢索是一項十分重要的功能，檔案人員在管理過程中的編目編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常要使用到。上圖所顯示的是“分類查詢”。點擊“排序”按鍵，設(shè)定排序條件使查詢結(jié)果按照一定的順序排列。 多表查詢 此查詢方式是針對 同時找出多個數(shù)據(jù)表中符合條件的記錄 而設(shè)計的。 利用人管理 點擊“利用人管理”圖標(biāo)進(jìn)入“利用人員管理”窗口，如下圖所示： 添加部門點擊工具欄中的“加部門” /“加用戶”或者選擇菜單項的“利用部門” “增加” /“利用人” →“增加” ，系統(tǒng)彈出“增加利用部門” /“增加利用人員”窗口，在輸入框中輸入相應(yīng)信息，點擊“保存”按鍵，系統(tǒng)回到上圖所示窗口 。 當(dāng)利用人歸還檔案時，需選擇流程 中的利用歸還。 若按利用文件查時，先選擇文檔范圍，再在查詢條件中輸入“編號”及“題名”，點擊“查詢”按鍵，在借閱文件列表中將顯示 所查詢的記錄，人員列表中顯示借閱人的信息 ，點擊需歸還的檔案記錄或者借閱人，再點擊工具欄中的“歸還”按鍵。 存放位置索引 在本系統(tǒng)中，檔案存放位置設(shè)置就是將根據(jù)檔案實體的存放位置建一個存放位置索引