文書檔案整理(文件)
【正文】 文件，根據(jù)條件區(qū)別對待；對無保存價值不須歸檔的文件，則予以銷毀。 ⒉會議記錄：以會議各類各為一件。 ⒌請示與批復(fù)：一般為一件，分開時各為一件。 ⒏原件與復(fù)制件 對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏傳真件、鉛筆圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。 ⒒ 來文與復(fù)文 來文與復(fù)文是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括去文與復(fù)文，從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等。（說明：信息化程度高的單位，短期保管的發(fā)文建議不再走紙文書審簽批程序） （三）“件”的整理方法與步驟 ⒉裝訂 包括年度分類法、問題（機構(gòu)）分類法、保管期限分類法。 ② 機構(gòu)（或問題）分類法。保管期限，就是規(guī)定的檔案保管的年限。建議：在發(fā)文多的機關(guān)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)采用年度 —問題（機構(gòu)） —保管期限分類法，這是因為：使用這種分類方法，不用將永、定期三種保管期限的檔案分別單獨排列，節(jié)約檔案庫空間。 關(guān)于零散文件：將零散文件放入相應(yīng)類別歸檔文件的最后，并在備注欄中說明，或?qū)⒘闵⑽募c所屬事由中相關(guān)文件裝訂為一件，在歸檔文件目錄備注欄中說明 ⒉ 裝訂 裝訂的順序：主要是指每一份文件的順序 ① 正本在前 ， 定稿在后 。 ⑤ 復(fù)文在前 ， 來文在后 。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、下端對齊。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。 排列的順序要相應(yīng)穩(wěn)定。也就是歸檔章上的內(nèi)容。 ? 保管期限 按照現(xiàn)行的國家檔案局 《 關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 》 分為永久、 30年、 10年三種。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn) 2022年 —黨群工作 —永久 即將永久類的文件按文件排列順序從“ 1”開始標(biāo)注。即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌。 責(zé)任者：制發(fā)文件單位全稱或規(guī)范簡稱（有的采用文件簽發(fā)人，是錯誤的） 文號：文件字號。填寫時，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，即前 4位表示年，中間 2位表示月，后 2位表示日，月、日是 1位數(shù)的，在數(shù)字前補 0。 規(guī)則 》 沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，還是豎式。 歸檔文件目錄式樣 目錄編制完后，要將分類方案的最低一級類目的所有目錄裝訂成冊，并編制目錄封面 歸檔文件目錄封面 大家注意，目錄封面上沒有 “ ＊ ” 號，這里的全宗名稱就是你單位的全稱或規(guī)范代簡稱。 ② 填寫檔案盒封面、脊背 盒 脊、盒底邊 ③ 填寫備考表 ? 備考表上的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)按縣級檔案行政管理部門的要求選擇整理方式。 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 是雖然推薦標(biāo)準(zhǔn)，但一級行業(yè)主管部門正文要求執(zhí)行就具有法律效率。 “ 件 ” 便于整理、提供利用（復(fù)印、保密）方便。 4． 編制的檢索工具不同 。 ? 裝盒時，應(yīng)按分類方案將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。 采用 《 規(guī)則 》 的前提是使用計算機管理檔案，因此歸檔文件目錄一般應(yīng)是打印件，打印目錄時要使用激光打印機。 頁數(shù)：即一件歸檔文件的總頁數(shù)。題名過于籠統(tǒng)或無文件 的，要重新擬寫。 ? ①歸檔文件目錄的項目 ? 歸檔文件目錄的項目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注項。 編號（即填寫歸檔章內(nèi)容）時，應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水，也可使用打號機打號。 問題（機構(gòu)） 按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機構(gòu)或問題）填寫，如機構(gòu)名稱過長時，可使用本單位內(nèi)部規(guī)范簡稱。 ? 年度 指歸檔文件的形成年度。如果文件首頁確無蓋章位置或因材質(zhì)無從蓋章或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章；硬抄會議記錄本可用不干膠蓋章后貼于記錄本正面上方或用白紙蓋章并經(jīng)裁剪（比歸檔章略大）后再貼于記錄本正面上方。 ① 排列的原則：事 ② 排列方法 同一事由內(nèi)的歸檔文件按時間先后或文件的重要程度排列。 ? 10年保管的文件可不拆除金屬物；已經(jīng)成冊的圖冊、出版物可保持原冊封。 ⑦中文本在前，外文本在后。 ③ 原件在前 ， 復(fù)制件在后 。 注意：同一層次不能出現(xiàn)兩個分類標(biāo)準(zhǔn)。 《 規(guī)則 》 規(guī)定：年度分類法和保管期限分類法是復(fù)式分類法的必選項，問題（機構(gòu)）分類法是選擇項。 ③保管期限分類法。
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