【正文】 、議程，并落實我方人員、地點擬定meeting agenda, ppt會前準(zhǔn)備工作 但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。 N注意事項：l 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；l 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進(jìn)并反饋； Guest Meeting Table MarketingMr. Jack LeeAssistant Sales Manager Vice President of Legend Computer system Mr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。 AMD update ( Mr. Raymond Lee)15:3015:45 216。Legend媒體采訪流程說明： 從品推得到采訪提綱；l 對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l注意事項：（二）參與支持的大型活動：參與支持的大型活動流程說明： 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l 活動前三星期l如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經(jīng)理；同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。l 秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。才能及時預(yù)測總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。（1）（二）輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。4．以感化、教育和鼓舞他人。 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)（一）公正客觀。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。表情中最主要的因素是眼神和微笑。舉止。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。秘書文字支持的種類：l主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。216。216。 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。參考模板附件：l 一般信件、感謝信、邀請函等 l 做詳細(xì)的會議紀(jì)錄、l 整理會議紀(jì)要（例會和業(yè)務(wù)會議一般是有針對性的解決問題，會議紀(jì)要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計劃。26 / 26。2.1. 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點符號。216。 216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1）簡明交代擬文根據(jù)與目的（2）概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3）以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4）闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識（5）直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6）表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 撰擬文稿216。l如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。l在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用 語言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才 能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：（1）要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，詳細(xì)了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。 總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標(biāo)識。1．參與要有度，參謀要有方（1）參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。 積極介入有關(guān)工作，及時掌握相關(guān)情況，適時提出建議。第三，主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。 作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。（二）禮尚往來：l（見電話禮儀、書信規(guī)范）二、外部溝通 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實； 如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程； 接受活動邀請l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。 安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結(jié)束l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；l 對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；l Discussion about cooperation between AMD and 216。15:0515:10 IntroductionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTB General Manager of Desktop business DivisionMr. ―――Mr. Thomson ChanMarketing Director of Asia COO 會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備； 提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放