【正文】 、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt會(huì)前準(zhǔn)備工作 但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。 N注意事項(xiàng)：l 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；l 對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋； Guest Meeting Table MarketingMr. Jack LeeAssistant Sales Manager Vice President of Legend Computer system Mr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。 AMD update ( Mr. Raymond Lee)15:3015:45 216。Legend媒體采訪流程說(shuō)明： 從品推得到采訪提綱；l 對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地； 與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；l注意事項(xiàng)：（二）參與支持的大型活動(dòng)：參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l 活動(dòng)前三星期l如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經(jīng)理；同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會(huì)看。l 秘書應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過(guò)一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對(duì)任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí)，尊敬對(duì)方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。才能及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。（1）（二）輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。4．以感化、教育和鼓舞他人。 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)（一）公正客觀。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情由以得到他人的諒解。 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度不過(guò)高估計(jì)自己，不過(guò)低估計(jì)別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。表情中最主要的因素是眼神和微笑。舉止。讓對(duì)方盡快了解自己，言談中注意語(yǔ)言的文雅與委婉，說(shuō)話方式輕松自如，語(yǔ)速不急不徐，落落大方。切忌直白對(duì)方“記不起了”或“我忘記了”等讓對(duì)方難堪。 衣著儀表是個(gè)性的表征，反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。l 具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對(duì)的穩(wěn)定性。秘書文字支持的種類：l主題一般是說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。216。216。 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。參考模板附件：l 一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 l 做詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)錄、l 整理會(huì)議紀(jì)要（例會(huì)和業(yè)務(wù)會(huì)議一般是有針對(duì)性的解決問(wèn)題，會(huì)議紀(jì)要需要特別明確對(duì)事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計(jì)劃。26 / 26。2.1. 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等）審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。216。 216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1）簡(jiǎn)明交代擬文根據(jù)與目的（2）概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3）以簡(jiǎn)要文字提示全文主題，引起收文人注意（4）闡明基本觀點(diǎn)，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識(shí)（5）直接點(diǎn)明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強(qiáng)文件的鮮明性（6）表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 撰擬文稿216。l如向上級(jí)請(qǐng)示批示或批準(zhǔn)宜用“請(qǐng)示”而不用“報(bào)告”，因?yàn)椤皥?bào)告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等）l 時(shí)限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問(wèn)題。l在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。一般人對(duì)于自己的姓名特別在意，如果記得對(duì)方的姓名，會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生莫大的好感。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場(chǎng)合，更應(yīng)注意禮節(jié)。特別在與人交談時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對(duì)方的談話，因?yàn)槊總€(gè)人都喜歡用 語(yǔ)言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對(duì)方“你是一個(gè)值得我傾聽的人”無(wú)形中會(huì)提高對(duì)方的自尊心和信心，使對(duì)方感到你能理解他、尊重他，才 能贏得對(duì)方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語(yǔ)言、動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn)。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評(píng)、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)心”。領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)自身的行動(dòng)影響他人，秘書是總經(jīng)理對(duì)外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：（1）要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵(lì)形象。 總經(jīng)理在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。1．參與要有度，參謀要有方（1）參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。 積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。第三，主動(dòng)與總經(jīng)理交流思想，通過(guò)聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。 作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。（二）禮尚往來(lái)：l（見電話禮儀、書信規(guī)范）二、外部溝通 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程； 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；采訪結(jié)束l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；l 對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；l Discussion about cooperation between AMD and 216。15:0515:10 IntroductionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTB General Manager of Desktop business DivisionMr. ―――Mr. Thomson ChanMarketing Director of Asia COO 會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備； 提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放