【正文】 擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據需要選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員， 說明： 根據學校流程規(guī)定，辦公室主任擬辦完成后，下一步將直接發(fā)送給校秘書進 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 63 行處理， 校 秘書會根據擬辦的處理意見來執(zhí)行； 選擇完畢后點擊 “ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功，此時文件被發(fā)送給 校 秘書處理，由 校 秘書發(fā)送給校領導批示。 . 如何結束流轉（辦公室秘書使用須知） 如果文件即將辦理完結，進入結束流轉環(huán)節(jié)；一旦文件辦理完結將不能被修改。 . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點擊 “ ”按鈕，得到相應的頁面如下： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 65 搜索可以全文搜索，也可以通過文件標題、發(fā)文機關和擬稿日期進行關鍵字查找。 當用戶是具有管理員權限時，在開戶銷戶頁面點擊“ ”按鈕直接進行刪除。 . 公共事務 . 交辦協(xié)辦 使用說明 . 如何進入 交辦協(xié)辦 用戶登陸后，進入辦公自動化系統(tǒng) ，點擊 “ ”，再點菜單中的“ ”， 進入 交辦協(xié)辦 頁面 ： 交辦協(xié)辦頁面 可以進行 新增、刪除、查詢等 操作；可 按照“待辦（需要您辦理的文件）”，“在辦（正在辦理的文件）”，“辦結（已經辦理結束的文件）”三個類別查找文件。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進行翻頁的操作。 . 如何刪除文件 當用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權限時，可以在 議題征集 擬稿頁面 可 看見“ ”按鈕。 點擊“ ”按鈕，將從系統(tǒng)中徹底刪除該議題。 可在領導批示框中輸入辦理意見或點擊“ ”按鈕選擇辦理意見。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進 OA系統(tǒng)后從首頁“待辦事宜”中點擊需要處理的文件， 點擊文件標題，進入辦理頁面，進入后可以對文件進行查看，并給出擬辦意見 ； 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶可以選擇常用的意見，也可以在填寫 意見欄目中手動輸入。 點擊“ ”按鈕，可查看整個文件的流轉信息。 點擊 “ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據需要選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員； 說明： 根據學校流程規(guī)定，擬稿人擬文完成后，下一步送交本部門領導進行流轉，本例文件下一步操作將選擇發(fā)送給部門領導； 選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 59 文件發(fā)送成功。 （ 2）議題類別：選擇議題是“黨委議題”或“行政議題” （ 4）議題起草：點擊標題右側的“ ”圖標，進行議題起草，使用方法與發(fā)文管理中的正文起草方法一致。當用戶知道具體文檔的頁數的時候，用戶可在輸入框中輸 入相應的頁數，然后點擊“ ”按鈕，就可以轉到相應的頁面進行查看文檔。 當用戶需要刪除文檔時，點擊“ ”按鈕 ,系統(tǒng)會提示： 點擊“確定”按鈕，文檔將被刪除；點擊“取消”按鈕，文檔刪除將被取消。 點擊“ ”按鈕，結束文件流轉，文件將會自動由在辦文件轉為辦結文件，同時可以對文件進行分發(fā)，整個流程中的人員都可以對各環(huán)節(jié)中人員的處理意見進行查看，申請人員能夠看到請示的處理意見等。 可在領導批示框中輸入辦理意見或點擊“ ”按鈕選擇辦理意見。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進 OA系統(tǒng)后從首頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件， 點擊文件標題，進入 辦理 頁面 ， 進入后可以對文件進行查看，并給出擬辦意見 ； 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶可以選擇常用的意見，也可以在填寫意見欄目中手動輸入。 點擊“ ”按鈕，可查看整個文件的流轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據需要選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員， 說明： 根據學校流程規(guī)定，部門領導處理完成后，下一步將送交本部門秘書進行流轉，部門秘書會根據部門領導的處理意見來操作； 人員選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 50 文件發(fā)送成功。 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 47 （ 3）點擊 校內呈文 稿紙頁面的“ ”按鈕，保存所填寫的項。需要注意的是“來文日期”一欄有兩個時間選 擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有收文；只填后一個，表示查找在此時間之前的所有收文；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間的所有收文。 . 登記簿 使用 說明 . 如何進入登記簿 用戶登陸后，進入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示“登記簿頁面”，如下所示： . 如何使用登記簿 登記簿中包含 “ 發(fā)文登記簿 ” 和“ 收文登記簿 ”，可以點擊右上角的進行切換。 當用戶是具有管理員權限時，在開戶銷戶頁面點擊“ ”按鈕直接進行刪除。 該文件也將由“在辦文件”轉為“辦結文件”； . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點擊“ ”按鈕，得到相應的頁面如下： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 42 可以全文搜索，也可以通過文件標題、來文機關、主題詞和來文日期進行關鍵字查找。選擇完畢后，點擊“ ”按鈕。 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 38 . 校領導如何批示（學校領導使用須知） 以校領導的身份登陸進入 OA 系統(tǒng)，從首頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件： 點擊文件標題，進入 辦理頁面后， 校領導可以查看文件的所有內容，最后給出批示意見；校領導可以選擇常用的意見，也可以在填寫意見欄目中手動輸入； 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 選擇常用的意見后，點擊“ ”按鈕即可； 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。 . 辦公室秘書如何處理（辦公室秘書使用須知） 以辦公室秘書為例，從首 頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件，點擊文件標題，進入 辦理頁面后， 可以看到收文的內容，可以做適當的調整 ； 點擊“ ”按鈕，可查看整個文件的流轉信息。 . 辦公室主任擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，從首頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 36 點擊文件標題，進入后 辦理 頁面 后， 辦公室主任會根據文件的實際情況來進行擬辦，在“來文原文”里面可以看到文件的原始文件；看完原文后，可以 填寫相應的意見 或 選擇 常用的意見 。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因為外來文件大多是紙質文件，因此需要先通過掃描儀掃描后再上傳；對于外來文件為電子的文件即可直接上傳。 點擊“ ” ，能看見已經查閱過的人員和未查閱的人員，見下圖： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 33 . 收文管理 使用說明 . 如何進入收文管理（面向所有使用用戶） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后 ,點擊左邊菜單中的“ ” ， 再點擊“ ”， 顯示收文管理頁面 (系統(tǒng)授權用戶有新增和刪除權限，不是系統(tǒng)授權用戶將沒有新增刪除權限 )，如下所示： (收文管理頁面 ) 該頁面顯 示收文管理的當前處理人、當前狀態(tài)、來文字號、文件標題和收文登記時間。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進行翻頁的操作。 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 30 . 如何刪除文 件 當用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權限時，可以在發(fā)文管理擬稿頁面看見“ ”按鈕。 以校秘書的身份進入 OA 系統(tǒng)，點擊文件記錄進入辦理頁面： 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。 點擊“ ”按鈕，可查看流 轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書可以根據需要選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 25 應的辦 理人員， 說明： “ 辦公室 秘書處理”這個環(huán)節(jié)是發(fā)文流程中的關鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據需要選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員， 說明： 根據 學校流程規(guī)定，部門領導處理完成后，下一步將送交本部門秘書進行流轉，部門秘書會根據部門領導的處理意見來操作； 人員選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 如何對文件批注（所有人員使用須知） . 如何修改正文 如以 9 領導為例，登陸 OA系統(tǒng)后如下圖所示： 在首頁待辦事宜中會看到需要處理的文件，當點擊文件記錄進入后顯示如下頁面： 點擊“ ”，進行正文修改。 返回擬稿頁面后，如果需要對正文內容進行修改，可點擊“ ”。 . 如何起草文件（所有人員使用須知） . 如何擬稿 點擊 “發(fā)文管理頁面”中的“ ”按鈕， 打開 發(fā)文稿紙單，如下圖所示： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 17 （發(fā)文管理擬稿稿紙） 1. 起草文件的注意事項： （ 1）必填項：其中標題為必填項；如未填直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會提示； （ 2）附件：當用戶填寫完相應資料，點擊“ ”按鈕后，點擊“ ”按鈕，選擇相應的附件點擊“ ”按鈕進行添加，如未選擇附件直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應附件前選擇框內標注“ ”，點擊“ ”按鈕刪除附件。 點擊“代理人”后的“ ”按鈕，選擇代理人。 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 14 . 工作授權 模 塊 說明 . 如何進入工作授權 用戶登陸后，進入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示工作授權頁面，如下所示 （工作授權頁面） 該頁面顯示已有授權情況。 . 如何在流轉中使用個人意見 如流轉中填寫意見，點擊“ ”按鈕，彈出意見選擇窗口： 用戶可以進行意見的選擇。 . 個人意見的功能簡介 個人意見有新建、刪除和翻頁等幾項功能 . 新建功能 點擊“個人意見頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 西北大學辦公自動化系統(tǒng)使用說明 11 在“意見用語”輸入新的意見用語，點擊“ ”，彈出以下提示： 點擊“確定”，系統(tǒng)自動返回“個人意見頁面”，此時新建用語也出現在其中。當用戶知道具體文檔的頁數的時候，用戶可在輸入框中輸入相應的頁數，然后 點擊“ ”按鈕，就可以轉到相應的頁面進行查看文檔。需要注意的是“開始時間”一欄有兩個時間選擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有日程；只填后一個，表示查找在此時間之前的所有日程；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間