【正文】 無計(jì)劃或計(jì)劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對(duì)于他們沒有作用。工作無主次工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會(huì)影響到其他人，因而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不必親力親為。這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的?？傉J(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了，那個(gè)工作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無事可做?？傊?，不向下授權(quán)往往會(huì)吃力不討好。例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響?；撕芏鄷r(shí)間，卻沒有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒有效率。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。對(duì)于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識(shí)到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間?！臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。4：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到5:00。4會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。4事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。4樂于做熟悉和喜歡做的事，對(duì)棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。時(shí)間分析方法每周工作五天，每年就是242個(gè)工作日，合1694小時(shí)。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。如果得80100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?0分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高效益。”即可?）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。制度、營銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時(shí)間無關(guān)。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月）。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。運(yùn)用《會(huì)議分析表》。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。對(duì)于自己可以決定是否召開的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開會(huì)的必要性。（5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無效會(huì)議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（3）對(duì)突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素。（1）通過對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（4）都是誰干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。【本講總結(jié)】本講主要介紹時(shí)間分析的方法?！拘牡皿w會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對(duì)公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。：重要但是不緊急的事項(xiàng)例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時(shí)間。：緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力。【自檢】運(yùn)用“四象限”分析法，對(duì)你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)?！颈局v重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：圖62 “四象限”實(shí)例解析工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。第7講 養(yǎng)成好習(xí)慣不良習(xí)慣必須改變這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會(huì)自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了。要達(dá)到這個(gè)境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”?！咀詸z】對(duì)照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣：□工作效率低，辦事拖拉?！跏裁词虑槎荚敢夤埽J(rèn)為忙才好?！醪粫?huì)休息，不會(huì)娛樂，沒有空閑。4讓下屬了解你的工作習(xí)慣。4學(xué)習(xí)并運(yùn)用對(duì)付干擾的方法。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。4使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂?！颈局v總結(jié)】本講針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的不良習(xí)慣展開論述?！拘牡皿w會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________溝通障礙另外，上司和下屬所掌握的信息是不對(duì)等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。而人一般都習(xí)慣于表達(dá)自己的觀點(diǎn)，很少用心聽別人的。如果沒有反饋，對(duì)方以為他已經(jīng)向你表達(dá)了意思，而你以為你所理解的就是他所要表達(dá)的，造成誤解。關(guān)于溝通技巧，主要從下面一些角度去認(rèn)識(shí)：◆你會(huì)正確表達(dá)想法嗎？◆你能夠按對(duì)方希望的時(shí)間和方式表達(dá)想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進(jìn)行溝通嗎？◆如果已經(jīng)造成誤解，你能夠消除嗎？組織溝通與人際溝通例如，有些企業(yè)有很好的會(huì)議制度，通過會(huì)議進(jìn)行有效的溝通。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。又如，私下議論公司的規(guī)章制度、部門的愛莫能助人和事等等，這些行為都不應(yīng)該發(fā)生在組織內(nèi)。他們會(huì)找出各種理由來搪塞。_______________________________________________________________________________________________________________________________________________。但是現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機(jī)制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會(huì)等。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進(jìn)行的溝通。溝通的參與者必須要反饋信息，才能使對(duì)方明白你是否理解他的意思。人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法，而不愿接受別人的觀點(diǎn)。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因?yàn)殡p方的心態(tài)都很自然?！颈局v重點(diǎn)】溝通障礙組織溝通與人際溝通養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個(gè)階段：不良習(xí)慣的無意識(shí)階級(jí)、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識(shí)地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識(shí)階段。4養(yǎng)成常年使用工作效率手冊(cè)的習(xí)慣。4在固定的時(shí)間里處理往來的函件。4保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾。4集中精力完成重要工作。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計(jì)劃?！鯖]有目標(biāo)，沒有計(jì)劃?！趺济右话炎ィ也坏街鞔?。經(jīng)過多次重復(fù)，就自覺接受了這種做法，習(xí)慣成了自然。正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識(shí)到的時(shí)候。在與組織之外的人進(jìn)行溝通時(shí)，一般都很注意上述三點(diǎn)。在進(jìn)行面對(duì)面溝通時(shí)，至少要做到以下三點(diǎn)：◆在約定的時(shí)間到達(dá)。有時(shí)候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測(cè)試手段來發(fā)現(xiàn)。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段【忠告】時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。下屬請(qǐng)示工作、電話、會(huì)議、來訪等基本上也屬于這一象限。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴?！九e例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃制定部門招聘計(jì)劃拜訪重要客戶工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報(bào)銷差旅費(fèi)【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級(jí)部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改工作的兩種劃分【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行排序?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題、撰寫招聘計(jì)劃等。由于對(duì)時(shí)間沒有計(jì)劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認(rèn)為還有時(shí)間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時(shí)間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意?！八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同，又有重要程度的不同。重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時(shí)間去做。有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。第6講 第二象限工作法這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法。【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。研究表明，干擾者順序?yàn)椋海?）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對(duì)策尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其他則可以緩一步。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。干擾因素分析最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開會(huì)”就把大家召集起來。（1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何利用好這20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。4有無會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？4時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？4參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會(huì)議過程4是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)？為什么？4是否跑題？4是否按計(jì)劃進(jìn)行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時(shí)結(jié)束？（3）會(huì)后分析：4會(huì)議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會(huì)者沒有？4會(huì)議決議的執(zhí)行情況。表55 會(huì)議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開的分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。”即可（1）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對(duì)要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項(xiàng)）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點(diǎn)）；不重要，可不做（做也不見得好）。工作重要性分析(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。工作緊急性分析如果得3060分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作