【正文】 無計劃或計劃不周由于職業(yè)經理經常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經理覺得計劃對于他們沒有作用。工作無主次工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經理，由于他的很多工作會影響到其他人，因而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點處理，哪些事情不必親力親為。這是優(yōu)秀職業(yè)經理要避免的?？傉J為這個工作下屬做不了，那個工作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無事可做?？傊?，不向下授權往往會吃力不討好。例如，某員工對公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響。花了很多時間，卻沒有達成有效溝通，也就是用于溝通的時間沒有效率。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。對于不良習慣，可能自己沒有意識到，但實際上浪費了很多時間?！臼吕咳肆Y源部任經理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。4：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內部不團結已經影響到了工作，會議不僅沒有達到預期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到5:00。4會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。4事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。4樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。時間分析方法每周工作五天，每年就是242個工作日，合1694小時。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。如果得80100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必因不能完成任務而加班或將工作帶回家。如果得30分以下，那表明你面臨嚴重的問題或將被解職，除非你立即全力以赴提高效益?！奔纯桑?）統(tǒng)計“時間”。制度、營銷策略、產品品質等重大問題，與時間無關。即不同重要程度的工作事項各占多少（單位：日、周、月）。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關。運用《會議分析表》。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴重的“馬拉松”會議或嚴重無效會議的詳細分析。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規(guī)則，以免浪費時間。分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責混淆突然約見當下想干的事太多經?！熬然稹睏l理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（3）對突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經理工作時間的最大干擾因素。（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序?！颈局v總結】本講主要介紹時間分析的方法。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。：重要但是不緊急的事項例如銷售經理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓等雖然非常重要，但可以拖一段時間。：緊急但不重要的事項銷售經理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力?！咀詸z】運用“四象限”分析法，對你一天時間內的工作進行排序。依據這兩個標準，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經理應把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項。【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。根據這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應為：圖62 “四象限”實例解析工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。第7講 養(yǎng)成好習慣不良習慣必須改變這一階段，決心改變不良習慣，開始培養(yǎng)好的習慣?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}。如果你把內部的人當作客戶，也就會自然而然按上述三點進行溝通了。要達到這個境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復”。【自檢】對照一下，你自己是否有以下的不良習慣：□工作效率低，辦事拖拉。□什么事情都愿意管，認為忙才好。□不會休息，不會娛樂，沒有空閑。4讓下屬了解你的工作習慣。4學習并運用對付干擾的方法。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設備。4使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。【本講總結】本講針對浪費時間的不良習慣展開論述。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________溝通障礙另外，上司和下屬所掌握的信息是不對等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。而人一般都習慣于表達自己的觀點，很少用心聽別人的。如果沒有反饋，對方以為他已經向你表達了意思，而你以為你所理解的就是他所要表達的，造成誤解。關于溝通技巧，主要從下面一些角度去認識：◆你會正確表達想法嗎？◆你能夠按對方希望的時間和方式表達想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進行溝通嗎？◆如果已經造成誤解，你能夠消除嗎？組織溝通與人際溝通例如，有些企業(yè)有很好的會議制度，通過會議進行有效的溝通。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內部，也發(fā)生在組織外部。又如，私下議論公司的規(guī)章制度、部門的愛莫能助人和事等等，這些行為都不應該發(fā)生在組織內。他們會找出各種理由來搪塞。_______________________________________________________________________________________________________________________________________________。但是現(xiàn)實中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。再如，一些公司有內部意見的溝通機制，像設置內部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會等。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進行的溝通。溝通的參與者必須要反饋信息，才能使對方明白你是否理解他的意思。人們都習慣于堅持自己的想法，而不愿接受別人的觀點。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因為雙方的心態(tài)都很自然?！颈局v重點】溝通障礙組織溝通與人際溝通養(yǎng)成好習慣一般要經過四個階段：不良習慣的無意識階級、發(fā)現(xiàn)不良習慣、有意識地改變不良習慣、養(yǎng)成好習慣的無意識階段。4養(yǎng)成常年使用工作效率手冊的習慣。4在固定的時間里處理往來的函件。4保證一天內有一段時間不受干擾。4集中精力完成重要工作。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計劃?！鯖]有目標，沒有計劃。□眉毛胡子一把抓，找不到主次。經過多次重復，就自覺接受了這種做法，習慣成了自然。正所謂“無招勝有招”，良好習慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識到的時候。在與組織之外的人進行溝通時，一般都很注意上述三點。在進行面對面溝通時，至少要做到以下三點：◆在約定的時間到達。有時候，不良習慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。養(yǎng)成好習慣的四個階段【忠告】時間管理是一種可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意中形成。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內完成，等到要上交或實施時才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。例如銷售部經理要處理客戶投訴?！九e例】銷售部經理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應付無關人員領用物品報銷差旅費【案例】某銷售經理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質檢人員 工作總結修改工作流程處理同事的一些誤解輔導下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調銷售政策的修改工作的兩種劃分【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序?！臼吕啃そ浝硪惶斓墓ぷ髦饕墙与娫挕⑤o導下屬工作、與財務經理談銷售費用的預算、與行政部門經理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務，經常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。需要職業(yè)經理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意?！八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同，又有重要程度的不同。重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。第6講 第二象限工作法這是職業(yè)經理進行時間管理的重要方法?！咀詸z】選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應當可以把握你自己。研究表明，干擾者順序為：（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。干擾因素分析最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（1）根據統(tǒng)計，職業(yè)經理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。4有無會議計劃、目標、議程，時間安排？4時間和地點是否恰當？4參加人是否適當和必須？（2）分析會議過程4是否準時開會？為什么？4是否跑題？4是否按計劃進行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時結束？（3）會后分析：4會議紀要有沒有？發(fā)給與會者沒有？4會議決議的執(zhí)行情況。表55 會議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應的解決辦法。（4）一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權壓縮“不很重要”的工作事項。即完成不同重要程度的工作事項所占用的時間?！奔纯桑?）將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項）；重要，應該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點）；不重要，可不做（做也不見得好）。工作重要性分析(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。（2）統(tǒng)計“頻次”。工作緊急性分析如果得3060分，表明由于做事計劃性差、效率低，增加了很多工作