【正文】 合，使整個(gè)系統(tǒng)具有良好的可伸縮性 下屬機(jī)構(gòu)具有一定的系統(tǒng)管理能力，可以承擔(dān)部分系統(tǒng)維護(hù)任務(wù) 將與該下屬機(jī)構(gòu)相關(guān)的用戶管理、應(yīng)用管理等權(quán)限下放到下屬機(jī)構(gòu)，由其自己來維護(hù) 上級和下級部門間存在遠(yuǎn)程公文流轉(zhuǎn)或其它信息交流，但即時(shí)性要求不高 利用 “ 消息引擎 ” 機(jī)制，使得分布在不同地域的公司總 部與下屬機(jī)構(gòu)順利地實(shí)現(xiàn)信息上傳下達(dá)，業(yè)務(wù)暢通 因?yàn)榛埸c(diǎn)科技的辦公自動化系統(tǒng)解決了以上的問題，具有支持多服務(wù)器、多應(yīng)用的體系構(gòu)架，從而具有了更加靈活的應(yīng)用分布方式。此時(shí)，就可以將 D 公司的辦公自動化系統(tǒng)從服務(wù)器 C 上拆分出來，部署在一臺新的服務(wù)器上。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 信息系統(tǒng)應(yīng)遵從“人”的使用習(xí)慣，難以被使用者接受的系統(tǒng)自然不會成功。現(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是企業(yè)管理制度，各種各樣的制度的核心大多體現(xiàn)了制度化、流程化的管理要求，建立 辦公自動化系統(tǒng) ，首先可以通過系統(tǒng)中提供的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程，將企業(yè)管理制度以實(shí)體的形式固化下來，建立并鞏固現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，提升企業(yè)管理制度的剛性 ，規(guī)范企業(yè)員工的行為，防止人為因素導(dǎo)致的企業(yè)管理不 規(guī)范；同樣隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷深入，企業(yè)管理流程必然會進(jìn)行一定的 調(diào)整，而信息系統(tǒng)在使用過程中，以其特有的安全保證措施，可以大幅度簡化事務(wù)處理流程，減少人為記錄、確認(rèn)等環(huán)節(jié)，提高辦公效率，優(yōu)化企業(yè)事務(wù)處理流程以及各項(xiàng)管理制度。在 XXX 辦公自動化系統(tǒng) 的設(shè)計(jì)中，我們采用的工作流引擎，不僅僅是簡單的工作流定制與處理的工具，同時(shí)還提供了對工作流監(jiān)控的功能。究其原因，就是缺少一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作調(diào)度系統(tǒng)。 決策流程的改進(jìn) XXX 辦公自動化系統(tǒng) 對于 XXX 來說，并不僅僅意味著日常業(yè)務(wù)處理的電子化，信息系統(tǒng)更應(yīng)該為提升企業(yè)的科學(xué)決策水平提供有益的幫助。 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 21 第 2章 辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)模型 根據(jù) XXX 的信息化建設(shè)的要求和初步交流的情況，并結(jié)合慧 點(diǎn)多年來的辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在本項(xiàng)目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起 XXX辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)模型，即“六要素四平臺”模型。 通過這種整合“六要素”的方法，已經(jīng)能夠比以往更加全面、準(zhǔn)確的把握每一項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的功能，接下來的問題就是如何將這些功能組合在一起形成一套完整的辦公系統(tǒng)，也就是前面所說的“重新整合”的過程。這就是我們前面提到的“四平臺”，即工作流平臺、即時(shí)消息平臺、知識管理平臺和安全管理平臺。在模型中，辦公系統(tǒng)的底層由四大平臺組成，這些平臺負(fù)責(zé)為上層的業(yè)務(wù)模塊提供工作流引擎、消息傳遞、數(shù)據(jù)庫訪問、知識管理工具、安全控制等服務(wù)。關(guān)于第一個(gè)方面，這不是個(gè)技術(shù)問題，而是個(gè)方法論的問題，它需要通過用戶的使用來檢驗(yàn)，在此我們不做過多的分析。一項(xiàng)工作，經(jīng)過一個(gè)步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“工作流”。 簡單來說， 工作流是一個(gè)動態(tài)過程 ； 工作流管理是對工作流優(yōu)化的思想和技術(shù)；而工作流 平臺就 是支持工作流管理的 功能集合。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。流程定義工具中提供了會簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)模塊中對流程的要求，定義出應(yīng)用到業(yè)務(wù)中的工作流。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 即時(shí)消息平臺 平臺支持采用 與即時(shí)通訊平臺集成實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)一消息平臺，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。 知識管理平臺 知識管理平臺是辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要組成。知識管理只能被看做是辦公自動化系統(tǒng)中的一種通用機(jī)制，我們把這種機(jī)制就定義為知識管理平臺。 首先，知識管理平臺中提供了文 檔管理的功能模板，用戶可以根據(jù)自己的工作需要和業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立自己的文檔庫。 這種加強(qiáng)還體現(xiàn)在提高知識管理的主動性方面。 從“廣度”拓展，就是要將更多的知識管理工具集成進(jìn)知識管理平臺，以提供更大范圍、更豐富的知識管理功能。辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信。 圖 10 慧點(diǎn)科技的知識管理體系 從上圖中我們可以看出，在知識管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)慧點(diǎn)都有相應(yīng)的產(chǎn)品、集成的第三方產(chǎn)品或解決方案與之對應(yīng)，這些產(chǎn)品和方案均可以與知識管理平臺集成，形成對其有益的補(bǔ)充，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇所需要的功能進(jìn)行實(shí)施應(yīng)用。新的做法是基于知識推送理念，讓知識主動去“找”需要的人。 舉例來說，辦公系統(tǒng)中有許多存放文檔的文檔庫，過去如果要在這些庫中搜索文檔，必須到每個(gè)文檔庫中輸入搜索條件依次進(jìn)行搜索。 慧點(diǎn)科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識管理平臺，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識管理的功能。 知識管理作為一種管理思想得到了企業(yè)廣泛的認(rèn)可，這表明現(xiàn)代企業(yè)對知識管 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 27 理的需求越來越迫切，同時(shí)也表明知識管理與辦公自動化系統(tǒng)相結(jié)合是一種成功的模式。當(dāng)有員工不在線時(shí)，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。 在辦公系統(tǒng)中，我們可以根據(jù)用戶的實(shí)際情況利用工作流平臺定義多個(gè)流程，用戶在處理某項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)時(shí)，可以自行選擇所用的流程。 運(yùn)行控制功能 （ Run－ time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動的執(zhí)行次序。 在辦公系統(tǒng)中我們提供兩種流程定義工具。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺 的核心部分是工作 流引擎， 工作流 引擎是驅(qū)動流程流動的主要部件，它負(fù)責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。 工作流管理： 提供一整套功能使得用戶可以自 動地并且動態(tài)地定義、驗(yàn)證、執(zhí)行、管理和評價(jià)他們的業(yè)務(wù)過程 ， 協(xié)調(diào)用戶和系統(tǒng)參與者，集中可被系統(tǒng)直接訪問或非在線訪問的相應(yīng)數(shù)據(jù)資源，以完成設(shè)有最終期限的規(guī)定目標(biāo)。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺實(shí)現(xiàn)文件的審批流程；利用即時(shí)消息平臺實(shí)現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識管理平臺實(shí)現(xiàn)文件進(jìn)入企業(yè)知識庫供查詢利用；利用安全平臺實(shí)現(xiàn)文件處理的安全、可信。采用這種方式，可以降低業(yè)務(wù)模塊和平臺之間的耦合度，從而使系統(tǒng)在基礎(chǔ)穩(wěn)定的前提下，具有了良好的擴(kuò)展性。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。將這些功能中相似或共用的部分集合起來進(jìn)行分類，可以分為四類：工作流、即時(shí)消息、知識管理和安全管理。 企業(yè)辦公業(yè)務(wù)中的所有工作都由這六個(gè)要素的全 部或部分組成。 在本設(shè)計(jì)方案中，由于采用了綜合信息門戶的技術(shù)，初步解決了結(jié)果展示的問題；而對于數(shù)據(jù)的獲取方面，我們提供了多種手段，從基本的報(bào)表處理工具，到功能更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)交換平臺，都可以提升 XXX 辦公自動化系統(tǒng) 在數(shù)據(jù)獲取、處理與展示方面的能力。在這一意義上，工作流引擎的設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)流程重組 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 然而如果我們脫離開單一應(yīng)用的模式，在更大的背景下看工作流引擎，就必然會對工作流引擎提出更高的要求 。 在這樣的大背景下， XXX 辦公自動化系統(tǒng) 尤其是協(xié)同辦公系統(tǒng)，不能夠僅僅從滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的角度出發(fā)，而應(yīng)在更大背景下進(jìn)行設(shè)計(jì)。 ? 企業(yè)中不同的“人”具有不同的管理權(quán)限、從屬于不同的管理業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)必須提供個(gè)性化的處理功能，以滿足不同人的使用要求。 圖 5 “以人為本”的設(shè)計(jì)思想 在上述設(shè)計(jì)思路中，突出了信息系統(tǒng)中的四個(gè)關(guān)鍵因素，即人的因素、業(yè)務(wù)流程因素、信息因素和應(yīng)用因素，其中將人的因素放在最重要的位置，充分體現(xiàn)了以人為本的設(shè)計(jì)思想。 下圖顯示了應(yīng)用拆分后的效果： 北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 17 圖 4 應(yīng)用拆分后的辦公系統(tǒng) 綜上所述，慧點(diǎn)科技提供的辦公自動化系統(tǒng)可適應(yīng)大型企業(yè)如下的要求： ? 多應(yīng)用、多服務(wù)器框架，適應(yīng)復(fù)雜的大型組織機(jī)構(gòu)要求； ? 從業(yè)務(wù)量的角度考慮，對部門、人員按應(yīng)用和服務(wù)器來部署，減輕單一服務(wù)器的壓力； ? 區(qū)分企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和辦公自動化系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系，靈活地拆分或整合下屬機(jī)構(gòu)的子系統(tǒng)，使整個(gè)辦公自動化系統(tǒng)具有良好的可伸縮性； ? 可以將企業(yè)部門或下屬公司定義為管理節(jié)點(diǎn)，把用戶管理、應(yīng)用管理權(quán)限等管理功能下放； ? 利用“消息引擎”機(jī)制，使得企業(yè)與下屬 機(jī)構(gòu)、下屬機(jī)構(gòu)與下屬機(jī)構(gòu)之間順利地實(shí)現(xiàn)信息傳遞，業(yè)務(wù)暢通。 圖 3 應(yīng)用拆分前的辦公系統(tǒng) 在某集團(tuán)型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的部署過程中，由于其 下屬公司較多，因此，起初由 A、 B、 C 三臺服務(wù)器分別運(yùn)行集團(tuán)總部及其下屬公司的辦公自動化系統(tǒng)，其中在服務(wù)器 C 上運(yùn)行有三個(gè)下屬公司的辦公自動化系統(tǒng)。通過服務(wù)器集群，系統(tǒng)規(guī)模還可以成倍的擴(kuò)大，完全滿足企業(yè)大型使用等較大規(guī) 模應(yīng)用需求。 ? 集中式的 IM 管理方案 支持 LDAP 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，可實(shí)現(xiàn)用戶目錄的同步管理；可針對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行控制；支持遠(yuǎn)程管理；支持對短信功能的權(quán)限管理和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。 一和整合，提供給用戶從即時(shí)通信、軟件系統(tǒng)集成、融合信息、統(tǒng)一資源等全方位的服務(wù)，為客戶打造全新的網(wǎng)絡(luò)溝通方式。 通軟聯(lián)合 Go 統(tǒng)一通訊 信息服務(wù) 平臺 GoCom 是一種靈活的融合信息服務(wù)的解決方案，可以提供更有效的數(shù)據(jù)服務(wù)的創(chuàng)建、部署及管理途徑。 ? 性能穩(wěn)定 在慧點(diǎn)科技產(chǎn)品研發(fā)中心的不斷努力下，對 辦公自動化系統(tǒng)在瀏覽器訪問環(huán)境下的性能進(jìn)行了不斷的優(yōu)化，在宣化鋼鐵、五礦集團(tuán)以及濟(jì)南鋼鐵等大型企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中均取得了超過 2020 名注冊用戶， 800 名同時(shí)在線訪問的優(yōu)異性能指標(biāo)。 基于以上理由，我們認(rèn)為采用 Lotus Domino/Notes 構(gòu)建 XXX 辦公系統(tǒng)平臺的一個(gè)比較理想的軟件平臺。 此外， Domino 從 R6 已經(jīng)全面支持 J2EE 和 RDB 集成?？梢耘c桌面應(yīng)用軟件、關(guān)系數(shù)據(jù)庫、傳真機(jī)上的信息以及其它郵件系統(tǒng)集成。 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)平臺 Lotus Domino/Notes 提供了一整套面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。 工作流自動化的實(shí)現(xiàn)工具 Lotus Notes 實(shí)現(xiàn)工作流自動化具有比較強(qiáng)大的功能。 Lotus Domino/Notes 是一個(gè)典型的群件和交互式的 Web 服務(wù)器。為了使系統(tǒng)管理的效率更高、更方便，在方案中將系統(tǒng)管理的內(nèi)容分為兩個(gè)方面：一方面，對于系統(tǒng)初始信息設(shè)置、系統(tǒng)日常維護(hù)等管理內(nèi)容，系統(tǒng)將提供專門的管理工具供系統(tǒng)管理人員使用；另一方面，對于人員權(quán)限設(shè)置、人員部門劃分等與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密相連的管理內(nèi)容，則交給各部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員來控制。 ? 安全管理 對于整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)而言，安全管理將貫穿系統(tǒng)的始終，我們必須為 企業(yè) 協(xié)同辦公系統(tǒng)建立一個(gè)完整的安全體系框架。該系統(tǒng)的搭建，是實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作的的重要手段，能切實(shí)的提供強(qiáng)大的信 息處理功能，并為公司 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效率管理進(jìn)而全面提升企業(yè)管理能力提供幫助。按照 XXX 企業(yè)標(biāo)識和企業(yè)文化要求進(jìn)行欄目設(shè)計(jì)、編排和展示。 ? 易用性 為了確保企業(yè)中具有不同計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠?qū)Ρ鞠到y(tǒng)快速地掌握并進(jìn)行方便地使用，要重視用戶界面的友好性和方便性。既要保證當(dāng)前系統(tǒng)的高可靠性，又能適應(yīng)未來技術(shù)的發(fā)展，滿足多業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。 系統(tǒng)的技術(shù)方案要能將現(xiàn)有各種資源和應(yīng)用系統(tǒng)有效地集成在一起，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)要合理，要具有良好的可擴(kuò)展性，由于 IT 領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展十分迅速，應(yīng)用環(huán)境，系 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上要充分考慮大量硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)信息資源的實(shí)時(shí)服務(wù)特點(diǎn)，要保證網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的安全，保證系統(tǒng)運(yùn)行的可靠，防止單點(diǎn)故障；安全管理要充分考慮安全、成本、效率三者的權(quán)重， 并求得適度的平衡，不能一味的追求安全性而不顧帶來的成本增加和效率損失；對整個(gè)系統(tǒng)要有周密的系統(tǒng)備份方案設(shè)計(jì)，有效的防止因數(shù)據(jù)丟失而造成的損失；采取必要措施防止數(shù)據(jù)丟失，保證數(shù)據(jù)的一致性，保證系統(tǒng)運(yùn)行過程中的高可靠性；對于重要數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)提供良好的密級管理，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)傳輸過程中的加密防護(hù)。 而在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，從信息系統(tǒng)應(yīng)用水平較好、業(yè)務(wù)流程具有典型意義的部門和業(yè)務(wù)入手，在實(shí)施過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好充分準(zhǔn)備后，再著手在全公司范圍內(nèi)推廣，是信息系統(tǒng)推廣實(shí)施的普遍規(guī)律。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 通過辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策能力的提升 辦公自動化系統(tǒng)實(shí)施后， XXX 的職能部門可以在系統(tǒng)中，利用企業(yè)信息門戶的信息集成功能，對各種業(yè)務(wù)過程中 涉及到的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行任意條件的查詢，以準(zhǔn)確、快捷地獲取所需信息，并可對各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計(jì)和分析，為XXX 的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息，從而為提升 XXX 的科學(xué)決策水平提供了有力的工具支持。利用辦公自動化系統(tǒng)，企業(yè)可以將各種經(jīng)營信息匯集在其中，使員工可以快速的了解到其工作所需的信息；對于以前深藏在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或個(gè)人頭腦中的有用數(shù)據(jù)或知識，也可以通過其方便的展示出來，讓更多的人掌握。 具體的說，就是需要能夠幫助 XXX 實(shí)現(xiàn)如下方面的具體目標(biāo)： ? 通過辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)個(gè)人辦公效 率的提升 辦公自動化系統(tǒng)中的公文管理、日常辦公、個(gè)人事務(wù)管理等功能是員工提高協(xié)作能力、提高辦事效率的重要工具。 第 1章 總體規(guī)劃 建設(shè)目標(biāo) 通過 XXX 辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施