【正文】 合，使整個(gè)系統(tǒng)具有良好的可伸縮性 下屬機(jī)構(gòu)具有一定的系統(tǒng)管理能力，可以承擔(dān)部分系統(tǒng)維護(hù)任務(wù) 將與該下屬機(jī)構(gòu)相關(guān)的用戶(hù)管理、應(yīng)用管理等權(quán)限下放到下屬機(jī)構(gòu)，由其自己來(lái)維護(hù) 上級(jí)和下級(jí)部門(mén)間存在遠(yuǎn)程公文流轉(zhuǎn)或其它信息交流，但即時(shí)性要求不高 利用 “ 消息引擎 ” 機(jī)制，使得分布在不同地域的公司總 部與下屬機(jī)構(gòu)順利地實(shí)現(xiàn)信息上傳下達(dá)，業(yè)務(wù)暢通 因?yàn)榛埸c(diǎn)科技的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)解決了以上的問(wèn)題，具有支持多服務(wù)器、多應(yīng)用的體系構(gòu)架，從而具有了更加靈活的應(yīng)用分布方式。此時(shí)，就可以將 D 公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從服務(wù)器 C 上拆分出來(lái)，部署在一臺(tái)新的服務(wù)器上。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 信息系統(tǒng)應(yīng)遵從“人”的使用習(xí)慣，難以被使用者接受的系統(tǒng)自然不會(huì)成功?，F(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是企業(yè)管理制度，各種各樣的制度的核心大多體現(xiàn)了制度化、流程化的管理要求，建立 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ，首先可以通過(guò)系統(tǒng)中提供的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程，將企業(yè)管理制度以實(shí)體的形式固化下來(lái)，建立并鞏固現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，提升企業(yè)管理制度的剛性 ，規(guī)范企業(yè)員工的行為，防止人為因素導(dǎo)致的企業(yè)管理不 規(guī)范；同樣隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷深入，企業(yè)管理流程必然會(huì)進(jìn)行一定的 調(diào)整，而信息系統(tǒng)在使用過(guò)程中，以其特有的安全保證措施，可以大幅度簡(jiǎn)化事務(wù)處理流程，減少人為記錄、確認(rèn)等環(huán)節(jié)，提高辦公效率，優(yōu)化企業(yè)事務(wù)處理流程以及各項(xiàng)管理制度。在 XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 的設(shè)計(jì)中，我們采用的工作流引擎，不僅僅是簡(jiǎn)單的工作流定制與處理的工具，同時(shí)還提供了對(duì)工作流監(jiān)控的功能。究其原因，就是缺少一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作調(diào)度系統(tǒng)。 決策流程的改進(jìn) XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 對(duì)于 XXX 來(lái)說(shuō)，并不僅僅意味著日常業(yè)務(wù)處理的電子化，信息系統(tǒng)更應(yīng)該為提升企業(yè)的科學(xué)決策水平提供有益的幫助。 北京慧點(diǎn)科技開(kāi)發(fā)有限公司 21 第 2章 辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)模型 根據(jù) XXX 的信息化建設(shè)的要求和初步交流的情況，并結(jié)合慧 點(diǎn)多年來(lái)的辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在本項(xiàng)目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起 XXX辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)模型，即“六要素四平臺(tái)”模型。 通過(guò)這種整合“六要素”的方法，已經(jīng)能夠比以往更加全面、準(zhǔn)確的把握每一項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的功能，接下來(lái)的問(wèn)題就是如何將這些功能組合在一起形成一套完整的辦公系統(tǒng)，也就是前面所說(shuō)的“重新整合”的過(guò)程。這就是我們前面提到的“四平臺(tái)”，即工作流平臺(tái)、即時(shí)消息平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)和安全管理平臺(tái)。在模型中，辦公系統(tǒng)的底層由四大平臺(tái)組成，這些平臺(tái)負(fù)責(zé)為上層的業(yè)務(wù)模塊提供工作流引擎、消息傳遞、數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)、知識(shí)管理工具、安全控制等服務(wù)。關(guān)于第一個(gè)方面，這不是個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是個(gè)方法論的問(wèn)題，它需要通過(guò)用戶(hù)的使用來(lái)檢驗(yàn)，在此我們不做過(guò)多的分析。一項(xiàng)工作，經(jīng)過(guò)一個(gè)步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱(chēng)之為“工作流”。 簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)， 工作流是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程 ； 工作流管理是對(duì)工作流優(yōu)化的思想和技術(shù)；而工作流 平臺(tái)就 是支持工作流管理的 功能集合。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。流程定義工具中提供了會(huì)簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)模塊中對(duì)流程的要求，定義出應(yīng)用到業(yè)務(wù)中的工作流。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 即時(shí)消息平臺(tái) 平臺(tái)支持采用 與即時(shí)通訊平臺(tái)集成實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)一消息平臺(tái)，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。 知識(shí)管理平臺(tái) 知識(shí)管理平臺(tái)是辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要組成。知識(shí)管理只能被看做是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的一種通用機(jī)制，我們把這種機(jī)制就定義為知識(shí)管理平臺(tái)。 首先，知識(shí)管理平臺(tái)中提供了文 檔管理的功能模板，用戶(hù)可以根據(jù)自己的工作需要和業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立自己的文檔庫(kù)。 這種加強(qiáng)還體現(xiàn)在提高知識(shí)管理的主動(dòng)性方面。 從“廣度”拓展，就是要將更多的知識(shí)管理工具集成進(jìn)知識(shí)管理平臺(tái)，以提供更大范圍、更豐富的知識(shí)管理功能。辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信。 圖 10 慧點(diǎn)科技的知識(shí)管理體系 從上圖中我們可以看出，在知識(shí)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)慧點(diǎn)都有相應(yīng)的產(chǎn)品、集成的第三方產(chǎn)品或解決方案與之對(duì)應(yīng)，這些產(chǎn)品和方案均可以與知識(shí)管理平臺(tái)集成，形成對(duì)其有益的補(bǔ)充，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇所需要的功能進(jìn)行實(shí)施應(yīng)用。新的做法是基于知識(shí)推送理念，讓知識(shí)主動(dòng)去“找”需要的人。 舉例來(lái)說(shuō)，辦公系統(tǒng)中有許多存放文檔的文檔庫(kù)，過(guò)去如果要在這些庫(kù)中搜索文檔，必須到每個(gè)文檔庫(kù)中輸入搜索條件依次進(jìn)行搜索。 慧點(diǎn)科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識(shí)管理平臺(tái)，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識(shí)管理的功能。 知識(shí)管理作為一種管理思想得到了企業(yè)廣泛的認(rèn)可，這表明現(xiàn)代企業(yè)對(duì)知識(shí)管 北京慧點(diǎn)科技開(kāi)發(fā)有限公司 27 理的需求越來(lái)越迫切，同時(shí)也表明知識(shí)管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合是一種成功的模式。當(dāng)有員工不在線時(shí)，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。 在辦公系統(tǒng)中，我們可以根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際情況利用工作流平臺(tái)定義多個(gè)流程，用戶(hù)在處理某項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)時(shí)，可以自行選擇所用的流程。 運(yùn)行控制功能 （ Run－ time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動(dòng)的執(zhí)行次序。 在辦公系統(tǒng)中我們提供兩種流程定義工具。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺(tái) 的核心部分是工作 流引擎， 工作流 引擎是驅(qū)動(dòng)流程流動(dòng)的主要部件，它負(fù)責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動(dòng)的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。 工作流管理： 提供一整套功能使得用戶(hù)可以自 動(dòng)地并且動(dòng)態(tài)地定義、驗(yàn)證、執(zhí)行、管理和評(píng)價(jià)他們的業(yè)務(wù)過(guò)程 ， 協(xié)調(diào)用戶(hù)和系統(tǒng)參與者，集中可被系統(tǒng)直接訪問(wèn)或非在線訪問(wèn)的相應(yīng)數(shù)據(jù)資源，以完成設(shè)有最終期限的規(guī)定目標(biāo)。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件的審批流程；利用即時(shí)消息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識(shí)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件進(jìn)入企業(yè)知識(shí)庫(kù)供查詢(xún)利用；利用安全平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件處理的安全、可信。采用這種方式，可以降低業(yè)務(wù)模塊和平臺(tái)之間的耦合度，從而使系統(tǒng)在基礎(chǔ)穩(wěn)定的前提下，具有了良好的擴(kuò)展性。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。將這些功能中相似或共用的部分集合起來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，可以分為四類(lèi)：工作流、即時(shí)消息、知識(shí)管理和安全管理。 企業(yè)辦公業(yè)務(wù)中的所有工作都由這六個(gè)要素的全 部或部分組成。 在本設(shè)計(jì)方案中，由于采用了綜合信息門(mén)戶(hù)的技術(shù)，初步解決了結(jié)果展示的問(wèn)題；而對(duì)于數(shù)據(jù)的獲取方面，我們提供了多種手段，從基本的報(bào)表處理工具，到功能更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，都可以提升 XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 在數(shù)據(jù)獲取、處理與展示方面的能力。在這一意義上，工作流引擎的設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)流程重組 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 然而如果我們脫離開(kāi)單一應(yīng)用的模式，在更大的背景下看工作流引擎，就必然會(huì)對(duì)工作流引擎提出更高的要求 。 在這樣的大背景下， XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 尤其是協(xié)同辦公系統(tǒng)，不能夠僅僅從滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的角度出發(fā)，而應(yīng)在更大背景下進(jìn)行設(shè)計(jì)。 ? 企業(yè)中不同的“人”具有不同的管理權(quán)限、從屬于不同的管理業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)必須提供個(gè)性化的處理功能，以滿足不同人的使用要求。 圖 5 “以人為本”的設(shè)計(jì)思想 在上述設(shè)計(jì)思路中，突出了信息系統(tǒng)中的四個(gè)關(guān)鍵因素，即人的因素、業(yè)務(wù)流程因素、信息因素和應(yīng)用因素，其中將人的因素放在最重要的位置，充分體現(xiàn)了以人為本的設(shè)計(jì)思想。 下圖顯示了應(yīng)用拆分后的效果： 北京慧點(diǎn)科技開(kāi)發(fā)有限公司 17 圖 4 應(yīng)用拆分后的辦公系統(tǒng) 綜上所述，慧點(diǎn)科技提供的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可適應(yīng)大型企業(yè)如下的要求： ? 多應(yīng)用、多服務(wù)器框架，適應(yīng)復(fù)雜的大型組織機(jī)構(gòu)要求； ? 從業(yè)務(wù)量的角度考慮，對(duì)部門(mén)、人員按應(yīng)用和服務(wù)器來(lái)部署，減輕單一服務(wù)器的壓力； ? 區(qū)分企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，靈活地拆分或整合下屬機(jī)構(gòu)的子系統(tǒng)，使整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的可伸縮性； ? 可以將企業(yè)部門(mén)或下屬公司定義為管理節(jié)點(diǎn)，把用戶(hù)管理、應(yīng)用管理權(quán)限等管理功能下放； ? 利用“消息引擎”機(jī)制，使得企業(yè)與下屬 機(jī)構(gòu)、下屬機(jī)構(gòu)與下屬機(jī)構(gòu)之間順利地實(shí)現(xiàn)信息傳遞，業(yè)務(wù)暢通。 圖 3 應(yīng)用拆分前的辦公系統(tǒng) 在某集團(tuán)型企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的部署過(guò)程中，由于其 下屬公司較多，因此，起初由 A、 B、 C 三臺(tái)服務(wù)器分別運(yùn)行集團(tuán)總部及其下屬公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中在服務(wù)器 C 上運(yùn)行有三個(gè)下屬公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。通過(guò)服務(wù)器集群，系統(tǒng)規(guī)模還可以成倍的擴(kuò)大，完全滿足企業(yè)大型使用等較大規(guī) 模應(yīng)用需求。 ? 集中式的 IM 管理方案 支持 LDAP 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，可實(shí)現(xiàn)用戶(hù)目錄的同步管理；可針對(duì)不同用戶(hù)的操作權(quán)限進(jìn)行控制；支持遠(yuǎn)程管理；支持對(duì)短信功能的權(quán)限管理和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。 一和整合，提供給用戶(hù)從即時(shí)通信、軟件系統(tǒng)集成、融合信息、統(tǒng)一資源等全方位的服務(wù)，為客戶(hù)打造全新的網(wǎng)絡(luò)溝通方式。 通軟聯(lián)合 Go 統(tǒng)一通訊 信息服務(wù) 平臺(tái) GoCom 是一種靈活的融合信息服務(wù)的解決方案，可以提供更有效的數(shù)據(jù)服務(wù)的創(chuàng)建、部署及管理途徑。 ? 性能穩(wěn)定 在慧點(diǎn)科技產(chǎn)品研發(fā)中心的不斷努力下，對(duì) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在瀏覽器訪問(wèn)環(huán)境下的性能進(jìn)行了不斷的優(yōu)化，在宣化鋼鐵、五礦集團(tuán)以及濟(jì)南鋼鐵等大型企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中均取得了超過(guò) 2020 名注冊(cè)用戶(hù)， 800 名同時(shí)在線訪問(wèn)的優(yōu)異性能指標(biāo)。 基于以上理由，我們認(rèn)為采用 Lotus Domino/Notes 構(gòu)建 XXX 辦公系統(tǒng)平臺(tái)的一個(gè)比較理想的軟件平臺(tái)。 此外， Domino 從 R6 已經(jīng)全面支持 J2EE 和 RDB 集成。可以與桌面應(yīng)用軟件、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、傳真機(jī)上的信息以及其它郵件系統(tǒng)集成。 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)平臺(tái) Lotus Domino/Notes 提供了一整套面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)工具。 工作流自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)工具 Lotus Notes 實(shí)現(xiàn)工作流自動(dòng)化具有比較強(qiáng)大的功能。 Lotus Domino/Notes 是一個(gè)典型的群件和交互式的 Web 服務(wù)器。為了使系統(tǒng)管理的效率更高、更方便，在方案中將系統(tǒng)管理的內(nèi)容分為兩個(gè)方面：一方面，對(duì)于系統(tǒng)初始信息設(shè)置、系統(tǒng)日常維護(hù)等管理內(nèi)容，系統(tǒng)將提供專(zhuān)門(mén)的管理工具供系統(tǒng)管理人員使用；另一方面，對(duì)于人員權(quán)限設(shè)置、人員部門(mén)劃分等與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密相連的管理內(nèi)容，則交給各部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)人員來(lái)控制。 ? 安全管理 對(duì)于整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)而言，安全管理將貫穿系統(tǒng)的始終，我們必須為 企業(yè) 協(xié)同辦公系統(tǒng)建立一個(gè)完整的安全體系框架。該系統(tǒng)的搭建，是實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作的的重要手段，能切實(shí)的提供強(qiáng)大的信 息處理功能，并為公司 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效率管理進(jìn)而全面提升企業(yè)管理能力提供幫助。按照 XXX 企業(yè)標(biāo)識(shí)和企業(yè)文化要求進(jìn)行欄目設(shè)計(jì)、編排和展示。 ? 易用性 為了確保企業(yè)中具有不同計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠?qū)Ρ鞠到y(tǒng)快速地掌握并進(jìn)行方便地使用，要重視用戶(hù)界面的友好性和方便性。既要保證當(dāng)前系統(tǒng)的高可靠性，又能適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的發(fā)展，滿足多業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。 系統(tǒng)的技術(shù)方案要能將現(xiàn)有各種資源和應(yīng)用系統(tǒng)有效地集成在一起，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)要合理，要具有良好的可擴(kuò)展性，由于 IT 領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展十分迅速，應(yīng)用環(huán)境，系 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上要充分考慮大量硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)信息資源的實(shí)時(shí)服務(wù)特點(diǎn)，要保證網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的安全，保證系統(tǒng)運(yùn)行的可靠，防止單點(diǎn)故障；安全管理要充分考慮安全、成本、效率三者的權(quán)重， 并求得適度的平衡，不能一味的追求安全性而不顧帶來(lái)的成本增加和效率損失；對(duì)整個(gè)系統(tǒng)要有周密的系統(tǒng)備份方案設(shè)計(jì)，有效的防止因數(shù)據(jù)丟失而造成的損失；采取必要措施防止數(shù)據(jù)丟失，保證數(shù)據(jù)的一致性，保證系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的高可靠性；對(duì)于重要數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)提供良好的密級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的加密防護(hù)。 而在系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，從信息系統(tǒng)應(yīng)用水平較好、業(yè)務(wù)流程具有典型意義的部門(mén)和業(yè)務(wù)入手，在實(shí)施過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好充分準(zhǔn)備后，再著手在全公司范圍內(nèi)推廣，是信息系統(tǒng)推廣實(shí)施的普遍規(guī)律。 requiremnts acholyvupgf,w5D(dO)M。 ? 通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策能力的提升 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施后， XXX 的職能部門(mén)可以在系統(tǒng)中，利用企業(yè)信息門(mén)戶(hù)的信息集成功能，對(duì)各種業(yè)務(wù)過(guò)程中 涉及到的各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行任意條件的查詢(xún)，以準(zhǔn)確、快捷地獲取所需信息，并可對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計(jì)和分析，為XXX 的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息，從而為提升 XXX 的科學(xué)決策水平提供了有力的工具支持。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，企業(yè)可以將各種經(jīng)營(yíng)信息匯集在其中，使員工可以快速的了解到其工作所需的信息；對(duì)于以前深藏在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或個(gè)人頭腦中的有用數(shù)據(jù)或知識(shí)，也可以通過(guò)其方便的展示出來(lái)，讓更多的人掌握。 具體的說(shuō)，就是需要能夠幫助 XXX 實(shí)現(xiàn)如下方面的具體目標(biāo)： ? 通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)個(gè)人辦公效 率的提升 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文管理、日常辦公、個(gè)人事務(wù)管理等功能是員工提高協(xié)作能力、提高辦事效率的重要工具。 第 1章 總體規(guī)劃 建設(shè)目標(biāo) 通過(guò) XXX 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施