【正文】 是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 時(shí)間分析方法② 收入價(jià)值法。 每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值時(shí)間就是金錢。 時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。2. 將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不恨緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。③ 除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。④ 一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。表5—5會(huì)議分析表姓名： 日期：年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開的 參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會(huì)議過程216。 秩序是否正常？216。216。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。運(yùn)用《干擾因素分析表》。（2）對(duì)干擾因素排序通過對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、右全方位的干擾。（2）（3）________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。Ⅲ象限：緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。緊急 不緊急Ⅰ Ⅱ緊急狀況 準(zhǔn)備工作 迫切問題 預(yù)防措施限期完成的 計(jì)劃會(huì)議或工作 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 提升能力 　　 Ⅲ Ⅳ 訪問、電話 瑣碎的事信件、報(bào)告 處理不重要的文件某些會(huì)議 私人電話某些不重要但又迫在眉睫的急事圖6—2“四象限”實(shí)例解析第二象限工作法忠告：職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該把重點(diǎn)放在第二象限的工作。（2） 許多第Ⅰ象限的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照第Ⅱ象限工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正。 80%的時(shí)間做第Ⅱ象限的工作，20%的時(shí)間做其他象限的工作。注意區(qū)分第Ⅰ、第Ⅲ象限，不要被緊急的假象所迷惑。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：緊急 不緊急Ⅰ Ⅱ撰寫銷售費(fèi)用預(yù)算報(bào)告 撰寫招聘計(jì)劃向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)工作 輔導(dǎo)下屬依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)。不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求。已經(jīng)意識(shí)到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無需談起。即規(guī)定每一段時(shí)間，堅(jiān)持一種做法的次數(shù)?！?時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭?！?認(rèn)為下屬多請(qǐng)示匯報(bào)才有權(quán)威。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。 有書面日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃。 排出每周工作的優(yōu)先順序。 使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。 明確生活和工作目標(biāo)。 有效利用零星時(shí)間。 文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。 盡量將無用的文件處理掉。216。養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個(gè)階段；不良習(xí)慣的無意識(shí)階級(jí)、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識(shí)地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識(shí)階段。溝通障礙高高在上這類障礙是由身份、地位不平等造成的。人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法，而不愿接受別人的觀點(diǎn)。而人一般都習(xí)慣于表達(dá)自己的觀點(diǎn)，很少用心聽別人的。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進(jìn)行的溝通。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機(jī)制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會(huì)等。溝通障礙雖然很多來自于別人，來自于組織，以及其他一些客觀原因，但是作為職業(yè)經(jīng)理，一定要善于發(fā)現(xiàn)自己存在的問題。溝通不暢的常見障礙是：身份、地位不平等產(chǎn)生的距離感影響溝通順利進(jìn)行；自以為是和偏見是溝通不暢的兩種原因；傾聽和反饋是溝通中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，不善于傾聽、缺乏反饋使溝通無法進(jìn)行；溝通需要講究技巧，缺乏技巧使溝通不能順利進(jìn)行。第九講 溝通的對(duì)象和渠道【本講重點(diǎn)】216。如下圖所示，溝通的對(duì)象是多種的：上司下屬供應(yīng)商其他部們的職員假如銷售部和市場(chǎng)部之間發(fā)生的沖突，就應(yīng)該由兩個(gè)部門的經(jīng)理直接進(jìn)行溝通。如果和下屬之間發(fā)生矛盾，應(yīng)該與下屬通過溝通來解決問題。員工之間發(fā)生沖突，除了相互之間進(jìn)行直接溝通以外，還可以請(qǐng)上司幫助解決。溝通對(duì)象錯(cuò)位，卻與同級(jí)或下屬進(jìn)行溝通，卻與上司或下屬進(jìn)行溝通人力資源部任經(jīng)理感到非常氣憤，認(rèn)為銷售部覺得招的人不合適可以給我說嘛，到老總那里告什么撞。事例：銷售部經(jīng)理發(fā)現(xiàn)最近部門的小王工作不積極，常常請(qǐng)假，他想先向其他同事了解一下。例如，下屬甲的事情卻與下屬乙溝通。溝通渠道的類型 溝通渠道也就是溝通的方式，常見的有兩種：一對(duì)一溝通是雙方直接進(jìn)行溝通，會(huì)議溝通是在一個(gè)組織內(nèi)部進(jìn)行、多方參與的溝通。銷售部認(rèn)為，人力資源部工作部里，沒有招收到合適的銷售人才；而人力資源部則認(rèn)為，銷售部對(duì)于人才的要求太高，或者面試的方法不當(dāng)。但是，老總卻認(rèn)為有必要同每一位部門經(jīng)理談?wù)劥耸?，于是一個(gè)人一個(gè)人談，以每個(gè)人40分鐘計(jì)算，8位經(jīng)理就花去老總320分鐘的時(shí)間。同樣，在會(huì)議上，也要注意溝通對(duì)象的正確選擇。選擇溝通對(duì)象與溝通渠道的要領(lǐng)： 應(yīng)當(dāng)會(huì)議溝通的選擇一對(duì)一進(jìn)行溝通 應(yīng)當(dāng)一對(duì)一進(jìn)行溝通的選擇了會(huì)議溝通________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________弄得大家都挺別扭。在一次同老總的談話中談到了此事：“不知道現(xiàn)在人力資源部的人都在忙什么，最近給我們招來的人根本就不合適。他感到很不好受。這種按照指揮鏈的上、下級(jí)的關(guān)系進(jìn)行溝通的方式是應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)的正確方式。你應(yīng)該做的是與這個(gè)下屬直接溝通。實(shí)際上，有的人不是先與當(dāng)事人溝通，而是先與其他部門的人談，這種情況就是選擇溝通對(duì)象不當(dāng)。 溝通渠道216。明確這兩種溝通的范圍十分重要，避免把人際溝通和態(tài)度帶進(jìn)組織溝通中?！咀詸z】分析你在工作中最容易遇到的溝通障礙，并分析溝通不順暢的原因。但是現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。而這時(shí)你的客戶可能就坐在對(duì)面。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。例如，有些企業(yè)有很好的會(huì)議制度，通過會(huì)議進(jìn)行有效的溝通。關(guān)于溝通技巧，主要從下面一些角度去認(rèn)識(shí)：◆你會(huì)正確表達(dá)想法嗎？◆你能夠按對(duì)方希望的時(shí)間和方式表達(dá)想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進(jìn)行溝通嗎？◆如果已經(jīng)造成誤解，你能夠消除嗎？反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準(zhǔn)確理解。溝通中的雙方有一方對(duì)另一方存在偏見，或相互有成見，這會(huì)影響溝通的順暢。例如，與上司交流時(shí)，下屬往往會(huì)產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。 溝通障礙216。【本講總結(jié)】本講針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的不良習(xí)慣展開論述。216。 在固定的時(shí)間里處理往來的函件。 招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。 保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾。 學(xué)習(xí)并運(yùn)用對(duì)付干擾的方法。 集中精力完成重要工作。 讓下屬了解你的工作習(xí)慣。 每天花30分鐘做計(jì)劃。 不善于利用零碎時(shí)間?！?經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干?！粼诘谌齻€(gè)階段，對(duì)良好習(xí)慣的意識(shí)，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對(duì)習(xí)慣的放棄。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí)，則很少有人注意到?！魧?duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段第七講 養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段【本講總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。先完成重要而不緊急的事，不要把重要的事最后都拖到第Ⅰ象限，也不要整天耗在第Ⅲ象限上，做一些看上去非常緊急卻不那么重要的事項(xiàng)。（6） 不要被Ⅰ象限中一些工作的假象所迷惑，你沒有你想像的那么重要，或者你的重要性在于你去處理第Ⅱ象限的工作。 先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第Ⅱ象限的工作。由于對(duì)時(shí)間沒有計(jì)劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。然而一量這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。圖6—1 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對(duì)公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。你一定要清楚，誰對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？ 在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。 有拖延干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。自己 朋友 客戶 同事 上司 下屬每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。電話干擾不速之客無效會(huì)議計(jì)劃不周條理不清經(jīng)?！熬然稹碑?dāng)下想干的事太多突然約見職責(zé)混淆不會(huì)說不拖 延文件雜陳干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律（3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。 會(huì)議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會(huì)者沒有？216。 是否跑題？216。 有無會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程、時(shí)間安排？216。每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？② 非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。運(yùn)用《工作重要性分析表》①⑤ “緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大。 工具運(yùn)用《工作緊急性分析表》程序①④一天浪費(fèi)（不管是什么原因）1－2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10％－30％，顯然，這是十分困難的。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。 ①即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流，不良習(xí)慣就會(huì)影響到很多人，甚至影響部門的工作。有的人把大量的時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。 無效溝通例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響。自己忙的不可開交，結(jié)果不但家人抱怨，上司和下屬也不覺得你好。職業(yè)經(jīng)理