【正文】 資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第4頁共5頁（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。 二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 （二）檔案的查閱/借閱/復(fù)制 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。 三、檔案的銷毀 （一）超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。 第七條 庫房管理：一、庫房內(nèi)的檔案柜要同樣編號，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否完好，離開庫房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖，關(guān)閉電源。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉庫管理制度第1頁共2頁倉庫管理制度第一節(jié) 管理原則一、倉庫管理制度旨在加強(qiáng)物品管理的控制與保管，確保公司財(cái)產(chǎn)安全和使用效率。第二節(jié) 出入庫管理一、倉管員在認(rèn)真做好物資進(jìn)倉驗(yàn)收工作的同時(shí)，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、品種等情況要如實(shí)反映，做到準(zhǔn)確無誤。四、各種物資材料的轉(zhuǎn)讓、外售和贈送，一律須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、倉管員應(yīng)每月對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤存表，發(fā)現(xiàn)庫存與實(shí)物不符的情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)部門負(fù)責(zé)人落實(shí)處理。第四節(jié) 保管責(zé)任財(cái)、物料管理人員、保管人有下列情況者，應(yīng)承擔(dān)處理和賠償責(zé)任：公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉庫管理制度第2頁共2頁一、對所保管的財(cái)物有盜賣、掉換或化公為私等營私舞弊者；二、對所保管的財(cái)物未經(jīng)報(bào)準(zhǔn)而擅自移轉(zhuǎn)、撥借或損壞不報(bào)告者；三、未盡保管責(zé)任或由于過失致使財(cái)物遭受被竊、損失或盤虧者。（三）、跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復(fù)用戶為止。（六）、報(bào)告：重大投訴，必須馬上報(bào)各部門主管或公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）、每月對投訴進(jìn)行一次匯總，記錄在用戶意見受理表上，并根據(jù)用戶投訴情況，進(jìn)行用戶回訪。（二）、各項(xiàng)消防工作規(guī)章制度。（六）、組織、領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)消防隊(duì)開展消防工作。（十）、調(diào)查火警事故，協(xié)助公安消防監(jiān)督機(jī)關(guān)調(diào)查火災(zāi)原因。（四）、在消防總負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，開展消防宣傳，檢查并督促整改火災(zāi)隱患。（二）、根據(jù)消防總負(fù)責(zé)人指示，組織消防演練。（八）、組織制訂緊急狀態(tài)下的疏散方案。（四）、防火安全檢查，整改火險(xiǎn)隱患。根據(jù)中華人民共和國消防法的規(guī)定，結(jié)合小區(qū)實(shí)際情況，成立消防安全委員會，總經(jīng)理擔(dān)任防火總負(fù)責(zé)人，各部門負(fù)責(zé)人為防火責(zé)任人，工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)消防設(shè)施維護(hù)管理，以秩序維護(hù)部為主體建立義務(wù)消防隊(duì)。（二）、遇到重大投訴，超出部門處理權(quán)限，須將投訴事項(xiàng)移交部門主管處理，向投訴用戶解釋原因，并確定回復(fù)時(shí)間。（四）、復(fù)清楚：對用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后，應(yīng)及時(shí)把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。（二）、問清楚：待用戶講完后，要進(jìn)一步問清楚有關(guān)情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)呈報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門，限期辦理盤點(diǎn)工作。庫房內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。三、對各類物資要求做到合理堆放、牢固堆放、定量堆放、整齊堆放、方便堆放。三、應(yīng)樹立全心全意為各部門服務(wù)的思想，做到及時(shí)、主動、優(yōu)質(zhì)，確保供應(yīng)好，周轉(zhuǎn)快，消耗低，費(fèi)用省。七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度，保持庫內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。 (三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。（八、）檔案原則上保管原件。（四）、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（四）、采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。（七）、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。（二）、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注（三）、永久保存：；；；；；；；；。（二）、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。（5）、裝修指南?？蛻舴?wù)（1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（3）、工程重大事故報(bào)告。（2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請示、通知。（8）、采購合同。（4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。（10）、公司固定資產(chǎn)說明書。（6）、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。（2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。主任級以上管理人員的調(diào)動、晉級、變動。第三條 分類編號一、檔案分類（一）、檔案范圍各部門制定的管理規(guī)定。二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦，與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第1頁共5頁檔案管理制度第一條 管理原則：一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。十、公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。六、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。十四、離開下班時(shí)，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān)閉，電源是否切斷。不得私自下載與本職工作無關(guān)的內(nèi)容。八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)程序，電腦密碼不得告之非本機(jī)規(guī)定的人員操作，防止無關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時(shí)銷毀。四、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0206文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：電腦管理制度第1頁共1頁電腦管理制度為切實(shí)加強(qiáng)對辦公電腦的管理，提高辦公自動化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢問清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺帳。 公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0205文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：物資管理制度第2頁共2頁七、對于攝影膠卷、計(jì)算機(jī)軟盤、攝像帶、錄音磁帶等物品應(yīng)由專人領(lǐng)取和保管，綜合管理部門要求建立明細(xì)帳，不允許用于私自挪用。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。三、庫存物品要分類貼上標(biāo)簽，碼放整齊，保持庫房內(nèi)通道暢通無阻。七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場采購而使用財(cái)務(wù)支票的，購物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品，要及時(shí)辦理退貨、退款手續(xù)。第二節(jié) 物資采購一、物資采購實(shí)行計(jì)劃申報(bào)制度，每月由各部門提出物資采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核交財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)后，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后實(shí)施，臨時(shí)采購，也應(yīng)進(jìn)行計(jì)劃申購。（三）、首位責(zé)任制即：接待住戶的第一人，對該事件的轉(zhuǎn)達(dá)、經(jīng)過、結(jié)果實(shí)施全過程監(jiān)督落實(shí)。（五）、盡量少干擾業(yè)主。二、基本技能：公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：禮儀管理制度第6頁共6頁（一）、記住業(yè)主的姓名，要求管理人員第二次和業(yè)主見面時(shí)能說出業(yè)主姓名。（七）、不講粗言惡語或使用歧視或污辱的語言。（三）、不允許聚堆閑聊、高聲喧嘩或高聲呼叫另一個人。當(dāng)住戶進(jìn)行投訴時(shí)，應(yīng)說：“請您將情況詳細(xì)說一下好嗎？”。（六）在對方行至距自己35米時(shí)開始敬禮；（七）對行駛的車輛以對方開始注意到崗位時(shí)敬禮。（五）、出門時(shí)要向住戶呈上服務(wù)監(jiān)督卡，并說：“請您對我們的工作多提意見，如果有什么問題，請隨時(shí)與我們聯(lián)系”。（二）、室內(nèi)進(jìn)行維修等工作時(shí)，應(yīng)在地面鋪一層專用墊布等保護(hù)地板，不允許弄臟家具、地面、墻身等。四、撥打電話（一）、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥柡颍f：“您好”，并作自我介紹。（二）、認(rèn)真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；若對方有公事相告或相求時(shí)，應(yīng)將對方要求記錄在《值班記錄》內(nèi)，并盡量詳細(xì)回答。（十八）、對來咨詢辦事的住戶，值班員應(yīng)立即起立，神態(tài)熱情，主動問好“您好！請問您有什么事需要我們幫忙”。（十五）、當(dāng)遇到熟悉的住戶回來時(shí)，應(yīng)說“先生/小姐（女士）您回來了”。（十二）、對于住戶的困難，要表示充分的關(guān)心、同情和理解，并盡量想辦法解決。如時(shí)間較長，應(yīng)說：“對不起，讓您久等了”。（八）、對住戶的問詢，應(yīng)在不泄露公司機(jī)密的前提下盡量圓滿答復(fù)。（四）、 住戶之間交談時(shí)，不要走近旁聽，也不要在一旁窺視住戶的行動。二、 對住戶：（一）、為住戶提供服務(wù)時(shí)，無論何時(shí)均應(yīng)面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時(shí)，應(yīng)聚精會神、注意傾聽，給人以受尊重的感覺；沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。（四）、當(dāng)來訪人員忘記帶證件必須進(jìn)入?yún)^(qū)域時(shí)，應(yīng)說“先生/小姐（女士），請稍候，讓我請示一下好嗎？”此時(shí)應(yīng)用對講機(jī)呼叫管理員前來處理。七、應(yīng)答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。三、祝賀語：恭喜、祝您節(jié)日快樂、祝您新年快樂、祝您新春快樂、恭喜發(fā)財(cái)。三、坐：（一）、就坐時(shí)姿態(tài)要端正，入座動作要輕緩，上身要直，腰部挺起，雙膝并攏，目光平視，面帶笑容；（二）、不允許坐在椅子上前俯后仰，搖腿蹺腳，或晃動桌椅，發(fā)出聲音；（三）、不允許在上司面前或在住戶面前雙手抱胸、蹺二郎腿或半躺半坐；（四）、不允許趴在工作臺上或把腳放于工作臺上。（五）、女員工應(yīng)淡妝打扮，不允許濃妝艷抹，避免使用味濃的化妝品。二、須發(fā)（一）、女員工前發(fā)不遮眼，后發(fā)不披散；（二）、男員工后發(fā)根不超過衣領(lǐng)（其中秩序維護(hù)員頭發(fā)不得長于5CM），不蓋耳，不留胡須；（三）、所有員工頭發(fā)應(yīng)保持整潔，不允許梳怪異發(fā)型和染怪異顏色；（四）、所有員工不允許剃光頭。（三）、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。 （十）、正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。（五）、裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。（十一）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。（七）、通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度第2頁共2頁（三）、指示：對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用指示。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯誤。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。二、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。二、服務(wù)工具僅限于工作使用，不得處理私人事務(wù)等挪作他用，保管好服務(wù)工具，使之發(fā)揮正常的使用功能效率，不得無故損壞。四、愛護(hù)好室內(nèi)設(shè)施，保持設(shè)施的使用功能和效率。十、不得在工作時(shí)間在本住宅區(qū)從事本職工作以外的有償勞務(wù)，嚴(yán)禁向業(yè)主、住戶索取財(cái)物、吃、拿等不良行為。六、不得隨意丟棄雜物，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公環(huán)境優(yōu)美清潔。有私事或生病不能上班須事先請假。（八）、當(dāng)因工作需要等特殊情況，值班人員需暫時(shí)離開時(shí)，秩序人員應(yīng)找好其他人公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0201文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：工作管理制度第2頁共2頁員代班，客服和維修人員，開啟電話呼叫轉(zhuǎn)移，并在工作去向牌上注明。（五）、實(shí)行崗位交接班制度，做好交接班記錄，把交接事項(xiàng)落實(shí)清楚，并保持交接班現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生，因交接班不清楚，同時(shí)追究責(zé)任。三、值班：（一）、辦公值班按照正常上班工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，員