會務接待手冊說明(文件)
【正文】 就坐并貯備好匯報資料。（4） 在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調試及資料的收發(fā)。3. 用餐的保障：（1） 要結合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯餐的準備情況（人數(shù)）及用餐時間。4. 住宿的保障：（1） 提前與酒店溝通房間及房卡的去用程序，盡量先取得房卡。（2） 在當晚要與總臺確定設定好第二天早上及中午的叫醒服務。確定尚需要住宿人員名單及客房號碼，做好用餐及退房安排。5. 設備歸還：返回公司后，歸還所有所借設備。2. 全程會議至少保證有1輛會議用車。6. 會議期間如發(fā)生緊急情況，會務人員要沉著冷靜，及時檢查可能導致的原因并盡快解決。附件三：會議預算/結算清單樣式XXXXXXXXX會議費用預算/結算清單序號項目/事宜數(shù)量單位單價金額備注一、住宿、房務數(shù)量天數(shù) 165?！?晚餐 桌 165?！?XXX號會議室 165?！?宣傳物品（條幅、簽到臺、展架、指示牌等） 項 165。 3個165。 4人165。七、合計預算費用 附件四：會務分工明細表河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會務分工明細表會議設總協(xié)調人：XXX，聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXX；每個項目設負責人，分配任務落實到執(zhí)行人，最終信息匯總至會議總協(xié)調人；以下表格中未盡事宜根據(jù)實際情況予以補充。6人165。 2 人 165。 五、禮品/獎品 1 個 165?！?會務水果（會場） 人 165?！?夜宵 項 165?！?午餐 桌 165。）七、會務成員及聯(lián)系方式：本次會議相關的接待、住宿等會務事宜請于會務組聯(lián)系；會務組成員及聯(lián)系方式： ；附件二：會務通知樣式河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會議會務通知目 錄目 錄................................................會議須知..............................................日程安排..............................................參會人員名單..........................................友情提醒..............................................會務組成員及聯(lián)系方式會務聯(lián)系人聯(lián)系電話會議須知尊敬的各位領導：歡迎您參加本次 會議，為開好本次會議，請您參考以下幾點說明： ，會議地址： ，酒店總機： ；；會議期間，請參會人員將通訊工具關閉或調成振動模式；，請務必注意保存好會議材料；，請注意安全，并妥善保管好財物； ；客房均已設置叫醒服務，時間定為：上午XX:XX；中午：XX:XX； 房，酒店內(nèi)線直撥 ；備有 （碗面、咖啡、茶葉、藥品等），如有需要請致電會務中心領用；，請致電會務中心安排解決。4. 會務人員要攜帶至少5份會務通知，以備查詢。7. 會務總結：會后盡快進行會務總結工作。3. 設備整理：在送走所有參會人員后，進行設備的收拾和整理工作。做好與酒店的房卡交還。手機身份證并提供相應的房卡。（3） 如果下午有會議議程，午餐應安排為工作餐。2. 參會人員的保障：（1） 落實參會人員及時到會，了解參會人員資料的準備情況，并協(xié)助做好準備工作（如筆記本、資料準備等）（2） 落實參會人員的用餐情況。（2） 每次匯報開始時，要隨時關注設備、燈光、室溫、音響等情況。（7） 會議室的燈光、音響、空調等設備要求在會前30分鐘準備并調試完畢。（4） 在抵達酒店后將會議所用水果及點心交由服務人員清洗，并在會前30分鐘擺放完畢（需覆保鮮膜，臨近會前取下）（5） 擺放指路導示牌，指明會議室及會務組的地點。11. 會務宣傳品的制作：根據(jù)會議名稱制作相應的簽到背景板、歡迎條幅、會議條幅、溫馨提示卡等，并根據(jù)會議議程需要，制作相應的宣傳品。9. 會務通知起草：在所發(fā)會議通知的基礎上，結合以確定的參會及預訂情況，起草會議的會務通知，要求所有安排詳細并確定。6. 設備準備（常用設備，根據(jù)不同會議及實際情況進行調整）設備明細數(shù)量設備明細數(shù)量設備明細數(shù)量投影儀1臺U盤1個文件夾若干投影幕布1臺激光筆2個桌牌若干筆記本電腦1臺錄音筆1個訂書器、訂書釘1個長線接線板至少2個筆記本、筆若干打印、
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