【正文】 監(jiān)控中心管理規(guī)定 —— 電梯日常運行操作規(guī)范 —— 電梯機房管理規(guī)定 —— 停送電管理規(guī)定 —— 設備巡回檢查制度 —— 空置單元工程巡視和檢查制度 —— 水池水箱管理規(guī)定 —— 水池水葙清洗消毒操作規(guī)程 —— 工程報修服務操作規(guī)定 —— 物料倉庫管理規(guī)定 —— 物品分類及申購領用管理規(guī)定 —— 外包合同（協(xié)議）評估制度 —— 外包合同（協(xié)議）簽訂程序 —— 外包合同（協(xié)議）管理規(guī)定 —— 備用金制度 —— 發(fā)票及收據(jù)管理制度 —— 現(xiàn)金報銷及管理制度 —— 財務報表提交制度 —— 一次性費用審批程序 —— 物品采購審批程序 —— 管理費上繳及核對制度 34 —— 消防治安類應急處理程序及方案 —— 工程故障類應急處理程序及方案 —— 人員傷害類應急處理程序及方案 —— 自然災害類應急處理程序及方案 —— 服務質量監(jiān)督檢查制度 —— 物資采購制度 —— 原材料驗收標準 小區(qū)檔案資料的建立與管理 隨著建筑設計高科技、專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中又一重要因素。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀，使檔案管理真正為管理服務。各類檔案內容涵蓋如下： 物業(yè)驗收檔案 —— 物業(yè)土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料） —— 物業(yè)設施設備的質檢、消防、勞動、公安及音像等管理部門驗收合格文 件 —— 物業(yè)機電設備保養(yǎng)合同 35 —— 物業(yè)公共區(qū)域設施設備驗收記錄 —— 物業(yè)公共區(qū)域設施設備移交記錄 —— 單元驗收及移交記錄 業(yè)戶資料 —— 使用入住情況記錄 —— 業(yè)戶情況登記（包括單位名稱、聯(lián)系人、建筑面積、交接記錄等） 管理文件匯編 —— 管理合同、管理公約、服務指南等 —— 物業(yè)各類管理規(guī)章制度 —— 各項管理外包合同 —— 合格供應商名錄供應合同 設施設備檢測檔案 —— 供電部門對變配電間定期進行電氣測試的報告記錄 —— 質檢部門出具的電梯合格證書及年檢報告 —— 生活水箱定期清洗消毒記錄（包括衛(wèi)生部門水質檢測報告、清 洗人員體檢證明） —— 避雷系統(tǒng)定期檢測報告 —— 定期沉降檢測報告 —— 消防系統(tǒng)設施設備定期檢測記錄、消防泵及管道定期試機記錄、煙感溫感探頭測試記錄 —— 其它設施設備檢測記錄資料 設備設施維修保養(yǎng)檔案 —— 設備設施一覽表 —— 設備臺帳 —— 設備設施維修保養(yǎng)計劃 房屋本體維修保養(yǎng)檔案 —— 房屋本體日常維修保養(yǎng)制度及程序 —— 房屋本體大修計劃及實施記錄 —— 房屋本體日常巡檢記錄 管理運作類檔案 —— 會務服務值班記錄 36 —— 保安值班記錄 —— 保潔檢查記錄 —— 工程值班與巡檢記錄 —— 質量管理監(jiān)督記錄 —— 管理工作計劃 與報告 —— 工程設備管理計劃與報告 —— 管理處與各方往來函文 —— 客戶保修與投訴處理記錄 —— 承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄 37 檔案管理流程 靜態(tài)文件資料 小區(qū)資料 驗收資料 接管資料 管理文本 規(guī)章制度 ?? 動態(tài)文件資料 合 同 報 告 記錄表格 會議記錄 往來函文 ?? 整理分類 編號登記 進檔入柜 保管使用 定期備份 建立目錄 輸入電腦 定期處理過期、作廢文件資料 文件資料收集 38 檔案管理規(guī)定 整個物業(yè)項目的檔案資料由管理處經理負責監(jiān)督保管，各級管理人員按照分工負責匯集整理，由小區(qū)管理處文員負責文件存檔工作。 經理 /部門主管調職、離任時應向接任者辦理檔案移交手續(xù)，經公司確認后方可離任。建立相應的規(guī)章 制度，對所有檔案進行嚴格管理。 資料歸檔管理 （ 1）歸檔就是按照資料本身的內在規(guī)律、 聯(lián)系進行科學地分類與保存。 （ 2）檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。 （ 1）外部網：與廣大業(yè)主、房管局主管處室進行聯(lián)網，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監(jiān)督和檢查。 服務接待 人員 高中以上學歷，對社區(qū) 秩序維護員 、保潔、工程維修基本知識有一定的了解，性格溫順、相貌及自身素質良好，能熟悉日常辦公軟件，電腦打字熟練，具有豐富的資料、文檔管理工作經驗，組織協(xié)調能力強、能吃苦耐勞，處理問題及時有效，持有物業(yè)管理上崗證，年齡在 30 周歲以下，身高男 170 以上、女 160 以上。 安全保障人員 高中文化程序，年齡 2045周歲，面容端正、身體健康、作風正派、政治過硬，有良好的職業(yè)道德，具有擒拿格斗技能，退役士官、中共黨員優(yōu)先。 綠化養(yǎng)護人員 初中以上學歷，具有三年以上的實際工作經驗，長期從事綠化養(yǎng)護工作的人員，招聘時年齡可適當放寬，能吃苦耐勞、服從組織安排，身體健康、熱愛綠化養(yǎng)護工作，具有較強的責任心和事業(yè)心。 作業(yè)指導： 每日提前 15 分鐘到崗，著裝統(tǒng)一，佩戴標識； 召開晨會（ 10分鐘）主要回顧總結一下前一天的工作有無缺項，當日工作布置并具體落實到人， 做到分工明確、責任到人； （ 3） 秩序維護員 崗位職責： 門崗 （ 1） 了解和熟悉本小區(qū)的情況 ； 49 （ 2） 維護門崗區(qū)域內環(huán)境整潔和治安秩序 ； （ 3） 對外來人員執(zhí)行訪客登記制度 ； （ 4） 嚴格執(zhí)行物品搬遷及人員出入管理制度 ； （ 5） 協(xié)助做好郵件收發(fā)工作。 （ 2） 物品搬遷 a. 當遇到使用人搬運物品出并未按規(guī)定辦理出門證時 ， 應及時報告領班或主管到場 ； b. 在得到主管以上人員確認使用人無物業(yè)管理遺留問題并按緊急程序辦理相關手 50 續(xù)后放行 ； c. 一般情況下如有物件搬運出須憑物品出門證 ， 驗證《物品出入清單》后放行。 車管 （ 1） 地面停車場 51 a. 認真指揮車輛出、入停車場 ， 指揮車輛停放于適當位置 ， 使車場車輛停放整齊有序； b. 隨時巡查車輛情況，發(fā)現(xiàn)有門、窗未關好 ， 有漏水、漏油現(xiàn)象及時通知車主 ，并做好記錄； c. 發(fā)現(xiàn)無關或可疑人 員在停車場地閑逛時 ， 應勸其離開 ， 若有緊急情況 ， 及時處理并做好記錄； d. 協(xié)助保潔人員做好停車場的清潔工作。 （ 2） 檢查清潔工是否每日清潔垃圾桶 ， 桶周邊是否清潔。 （ 2） 目視各層樓梯臺階面干凈 ， 無雜物、污漬。 （ 6） 轉換層地面目視干凈 ， 無雜物。 （ 10） 樓梯道內無雜物、無蜘蛛網、無亂張貼、無亂堆 放。 （ 2） 地下車庫護欄、照明干凈 ， 無污痕。 （ 7） 共區(qū)域的玻璃門窗目視干凈 ， 無灰塵 、水珠。 （ 5） 環(huán)境保潔員 崗位職責： 負責住宅區(qū)內樓道、車棚、馬路、草地、天棚、雨棚、平臺、公共場地及水域的清掃、清潔； 負責樓道、扶手、門窗、電子門、電表箱、信報箱、樓道開關、燈具的擦抹； 負責樓道、天棚、單車棚內雜物的清理； 負責垃圾池、垃圾箱內垃圾的收售，并按標準進行清洗； 負責將各責任區(qū)垃圾拖運到垃圾中轉站上，并對中轉站進行清洗； 保管好各自所 使用的工具； 對住宅區(qū)內發(fā)生的違章現(xiàn)象進行勸阻和制止。 每周一次擦拭業(yè)主鐵門，每天工作完畢清理保潔工具、器具干凈。 區(qū)域內的露天下水道、陰溝須暢通無阻塞、無雜物，消防龍頭、陰井蓋干凈、無明顯積土。 垃圾房中轉站（垃圾箱房）操作 每天將中轉來的垃圾送至 指定地點后，即將垃圾房沖洗干凈，定期噴灑除蟲、消毒劑。 每天清掃二次，每周用水沖洗一次。 目視無果皮紙屑、蜘 蛛網、墻面無積灰。 不銹鋼：用專用的不銹油擦抹、油不宜抹太多，防止沾污他人衣物，再使用干凈的干毛巾。 車棚每月整抹一次，頂棚每周清掃一次。 發(fā)現(xiàn)機動車輛漏油，應立即通知車主并及時處理油污。 保障排水口、下水道暢通。 監(jiān)管范圍（如外包的）：綠化帶目視無枯葉、飲料罐、煙頭等。 外圍操作 每天清理歸 集垃圾放到指定地點，打掃物業(yè)管轄內的公共區(qū)域地面、道路、散水坡、排水溝、綠化地帶的果皮、紙屑、石塊、樹葉等雜物，清除宣傳牌上的粘貼物，保障區(qū)域內地面整潔干凈。擦各樓層扶手、窗、消防栓、轎廂、標識，樓宇內有垃圾桶的除保持干凈外，須月清洗一次垃圾桶，及時處理電梯轎廂和垃圾桶（房）留下的異味。 工具、設備工作檢查 （ 1） 各類工具整潔 ， 使用保管理規(guī)范。 （ 4） 小區(qū)車道、綠地、公共設施工作檢查 （ 5） 小區(qū)車道各類路燈、指示標識的標桿清潔明晰 ， 無明顯積灰。 （ 2） 垃圾房做到內外墻磚、地面干凈 ， 無污跡、無異味 ， 物件擺放有序 ， 房門清潔常閉。 （ 8） 防火門表面無污跡、灰塵、各類玻璃窗的鋁合金框玻璃目視干凈、無灰塵、無水珠。 （ 4） 大樓內消防栓、安全燈箱等各類消防設施表面用抹布抹拭 50 厘米 ， 各類墻面瓷磚表面用抹布抹拭 50 厘米 ， 抹布不被嚴重污染 ， 可打開的窗內部干凈 ， 無積灰、污跡。 （ 4） 檢查地面指示牌、宣傳欄等是否清潔 ， 目視無明顯灰塵。 （ 4） 環(huán)境保潔 崗位職責： 負責對員工進行崗位培訓，并做好培訓記錄； 負責日常工作安排，監(jiān)督落實清潔員崗位職責； 負責小區(qū)室內、室外清潔工作日檢和員工考核，并做好記錄，每月對消釘服務質量進行檢驗，并填寫消殺服務質 量檢驗表； 負責對小區(qū)日常清潔工作中發(fā)生的輕微不合格服務進行關閉處理； 帶頭工作，以身作則，調動員工的積極性，高質量、高效率的完成責任區(qū)清潔工作； 及時傳達上級指示，定期向管理服務中心經理匯報工作。 e. 郵件發(fā)放 f. 郵局投送到的報刊、雜志等郵件由投遞員統(tǒng)一分發(fā)至各使用人信箱 (門崗收受的報刊、雜志等郵件由班長統(tǒng)一分發(fā)并做好相應記錄 )； g. 快件、特快專遞、郵件通知單等需給郵局辦理簽收的郵件 ， 在認真做好《郵件收發(fā)登記表》后 及時交領班送收件人并讓其做好簽收； h. 對地址不明或無收件人的郵件 ， 經核對無誤后及時退回郵局 ； i. 對收受的郵件進行收郵時間和損壞已否鑒定 ， 如有疑問 ， 請郵遞員簽字認可以便追溯； j. 嚴禁私自撕拆郵件、撕揭郵票等違法行為。 車管 （ 1） 車管秩序維護員負責按規(guī)定標準收取駛入車輛的車位使用費； （ 2） 負責指揮駛入停車場 (庫 )的車輛按劃線車位整齊停放、負責監(jiān)護和做好進出記錄； （ 3） 負責對所轄停車場 (庫 )的巡查。 作業(yè)指導： 領導管理處全體員工完成公司下達的責任目標，對管理處的收支情況負責，對管理處的整體服務質量和安全生產負責 ； 對管理處不合格服務的處理及糾正、預防措施的實施和跟蹤 ； 對管理處的員工進行考核并據(jù)實進行獎懲 ； 組織社區(qū)文化建設活動，研究業(yè)主潛在需求 ； 根據(jù)公司的相關規(guī)定對有關供應商、分承包方進行選擇 ； 根據(jù)公司的相關規(guī)定制定小區(qū)管理制度以及內部管理制度 ； 48 制定年度計劃 ； 1） 管理處年度管理工作計劃 ； 2） 設備、設施維護保養(yǎng)計劃 ； 3） 員工培訓計劃。 環(huán)境保潔人員 初中以上學歷，身體健康、品行端正、工作認真負責，熟悉作業(yè)程序，能吃苦耐勞，年齡要求： 男 2550 周歲、女 2542周歲。 維修服務中心人員 高中以上學歷，持有特種行業(yè)操作證，身體健康、品行端正，工作認真負責，有一定的口頭表達能力 ,有專業(yè)執(zhí)業(yè)證書。 二、檔案資料的分類 資料收集 資料整理 資料歸檔 檔案 利用 40 名 稱 資 料 內 容 工程建筑 產權資料 A：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文 B：建筑許可證、投資許可證、開 工許可證 工程技術資料 A：紅線圖、總平面圖 B：地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告 C：工程合同、工程預決算 D：工程設計變更、通知及技術核算章 E：竣工圖： 單體建筑、結構、設備竣工圖 消防、燃氣、智能化等工程及地下管網竣工圖 F：房屋消防、燃氣竣工驗收證明書 G：鋼材、水泥等主材的質量保證書 H：新材料、構配件的鑒定合格書 I：供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書，供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料 J：砂漿、混凝土試塊、試壓報告 K：綠化工程竣工圖 L：其他技術資料 事務管理資料 住戶資料 A：住戶入住資料（購房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協(xié)議等） B：住戶家庭人員檔案 C：住戶家庭維修檔案 事務資料 A：事務值班表 B：事務交接記錄表 C：物品搬出（入）物品登記表 D：日常事務巡視記錄 E：事務回訪登記表 裝修資料 A：裝修申請表（附圖紙） B：裝