【正文】 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理規(guī)則》第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原 案顯有弊端者。 (五 )擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專用紙。 七、企業(yè)文件管理制度 (一 )總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文 件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。在簽收和 拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 ，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 ，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 ，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。 、廠部下發(fā)文件主要用于： (1)公布全廠規(guī)章制度； (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件； (3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)； (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； (5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)； (6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)。 ，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查 )不用廠部名義發(fā)文。 (五 )文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門 負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十六條 立卷要求 、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 ，要求在下年度 5 月份以前整理完。 八、公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 第三條 各 部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。秘密文件由閱文人妥善保管。 第八條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： (一 )內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章； (二 )反映情況要客觀，實(shí)事求是； (三 )文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范； (四 )人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。 第十一條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 (經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 )審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 第四條 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。 (二 )報(bào)告 向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。 (八 )決定、決議 對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。 (六 )通知 傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。 (四 )布告、公告、通告 對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。 第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。 第十四條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號： (一 )以公司名義對外發(fā)文 ，一律字 (年 )號； (二 )公司黨總支發(fā)文，用黨字 (年 )號； (三 )以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字 (年 )號； (四 )公司監(jiān)事會發(fā)文，用監(jiān)字 (年 )號； (五 )董事局發(fā)文，用董字 (年 )號； (六 )董事局委員會發(fā)文，用董字 (年號； (七 )董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用董字 (年 )號； (八 )其他管理部門的發(fā)文，用字 (年 )號。 第十二條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 第十條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完 后要簽名并注明日期，不得圈閱。 第六條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核 (部門領(lǐng)導(dǎo) )、簽發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。 (七 )文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 。 (六 )文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： ： (1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)； (2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； (3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召 開的代表大會所 形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等； (5)有保存價值的人民來信、來訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)發(fā)言材料等； (7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品； (9)工廠日志和大事記； (10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。嚴(yán)禁使用鉛 筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； ，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級； 、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。 、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦 理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。 、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。 ，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 ，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 ，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到 廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天 (特殊情況例外 )。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) (或副主任 )根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽 后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo) (或分管領(lǐng)導(dǎo) )親自閱批后分送承辦部門閱辦。 ，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦 )歸口管理。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) (一 )各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)(發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 (二 )保管人員應(yīng)于每月底查對“機(jī)密文件增列表”及“出國計(jì)劃書”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 第五十四條 歸檔 (一 )外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收 (發(fā) )文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。于當(dāng)日下班 (或完工 )時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收 (發(fā) )文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。 第五十一條 外來機(jī)密文件處理 (一 )外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收 (發(fā) )文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 第五十條 保管部門 (一 )外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 （一）生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 第四十八條 調(diào)卷管理 (一 )“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 (三 )5 年保存 ： ； 5 年的文書。 Ⅲ .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存期限 (一 )歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就 “檔案分類編號表 ”，查明該案件所屬類別及其卷次 、目次順序編列檔號。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視 案件多寡及增長情形而斟酌決定。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè) “目次表 ”，案 件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個 “目次 ”編號為原則。 (二 )檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部 門歸檔并換回影本。 (二 )印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立 “印信登記表 ”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 部門斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。 (三 )印信補(bǔ)發(fā)的申請 ，監(jiān)印人員除 向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具 “請 (補(bǔ) )發(fā)印信申請表 ”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備