【正文】 目的。 良好的知識管理系統(tǒng)需要充分體現(xiàn)貫標管理的全過程受控（ PDCA 閉環(huán)管理）、程序文件標準化及可持續(xù)改進的管理特色，將標準化、程序化管理，歸納成可調(diào)用的靜態(tài)體系規(guī)范文件、動態(tài)的成果文件與自定義工作程序。系統(tǒng)體系圖如下： 企業(yè)的知識包括以下各個方面： 貫標體系：用于保存與維護國際標準體系。 成果文件 靜態(tài)的成果文件：如各種計劃、工作聯(lián)系單、技術(shù)聯(lián)系單、各類報表樣式、傳真件等可用自定義報表系統(tǒng)或 OFFICE 軟件完成，并可保存。 （ 2）知識的調(diào)用 在企業(yè)與項目管理的業(yè)務工作處理過程中，會經(jīng)常調(diào)用已制定的體系、規(guī)范，檢查執(zhí)行程序是否可行。這些事務在 解決方案中存在于我們對應的各個模塊，如合同模塊、事務處理模塊、知識管理模塊等，這里說的基于流程的工程事務管理，主要表現(xiàn)為各類工程業(yè)務，在工作流驅(qū)動下的自動流轉(zhuǎn)。 工程聯(lián)系單會簽的工程業(yè)務 系統(tǒng)應用流程如下系列圖顯示，首先是聯(lián)系單維護，工程聯(lián)系單可以按照項目、合同單位等進行記錄，紙質(zhì)的聯(lián)系單可 以作為附件掃描后掛入系統(tǒng)。 會簽流程模版的制作界面 接下來，我們應用該模版進行會簽流程，如圖是工程聯(lián)系單掛帶會簽流程。 整個流程完成后，我們可以形成正式的工程聯(lián)系單，一般該單據(jù)需要備檔，解決方案提供，工程業(yè)務單據(jù)的直接歸檔功能，檔案管理與業(yè)務管理的有機結(jié)合。他可以建立在具體業(yè)務數(shù)據(jù)上進行操作，而不僅僅局限在文檔上面。 工程完工，系統(tǒng)記錄項目的竣工驗收信息，并保留施工過程中所有相關(guān)工程資料的記錄，保證項目的最終順利交付。 竣工驗收 對整個項目進行綜合驗收，通過系統(tǒng)定義與驗收相關(guān)的基本信息，管理和跟蹤項目竣工驗收執(zhí)行情況，并記錄執(zhí)行過程中的所有文檔資料， 且系統(tǒng)還提供對相關(guān)資料文件附件的上傳、下載、查看等。 以報表管理中心打造總部與項目工廠的報表信息通道 新建廠房與技術(shù)改造工程項目的地區(qū)分布往往會造成信息傳遞的滯后、分析數(shù)據(jù)量大等問題。 如圖是報表管理中心總體框架圖： 報表管理中心總體框架圖 報表管理中心主要特點有： 分公司可以根據(jù)需要在上級的標準格式下增加新 的指標及審核關(guān)系，在向上級匯總過程中能夠智能化地過濾掉下級增加的指標，保證報表指標體系的一致性和合理性 項目部接受分公司分配的報表任務或者分公司接受集團公司的報表任務 下級單位數(shù)據(jù)的收集支持三種方式：在線錄入， EXCEL 格式轉(zhuǎn)換導入，系統(tǒng)報表直接發(fā)布到報表中心 設定報表的預警方式，如某些單元格式數(shù)值的有效范圍，或者特定指標的變化范圍（相對上月或標準值），超過該范圍時能夠自動給予提醒，突出顯示單元格，以引起報表分析人員的足夠重視。 首先是報表管理計劃的制定，通過制定計劃、確定上報的內(nèi)容、上報的周期。通過對報表中所蘊含的財務、業(yè)務信息的分 析，將企業(yè)基層數(shù)據(jù)快速地抽取出來并轉(zhuǎn)化成可充分利用的信息與知識，是企業(yè)經(jīng)營管理與決策的基礎。 經(jīng)理查詢主要提供給公司一個可以查詢系統(tǒng)中主要信息的窗口，尤其是企業(yè)領(lǐng)導層。 工程進度表根據(jù)系統(tǒng)中的工程項目來查詢該項目中的每一個作業(yè)的完成情況以及相關(guān)信息。包括合同的付款、扣款信息。目前，青島啤酒經(jīng)過 5 年的整合，順利完成了從生產(chǎn)型向市場型企業(yè)轉(zhuǎn)變，借助于品牌優(yōu)勢，展開了新一輪的規(guī)模擴張行動。青島啤酒項目管理信息系統(tǒng)經(jīng)過前期的精心準備 ，目前已經(jīng)建成了包括協(xié)同辦公管理、項目管理、投資控制、知識管理等在內(nèi)的綜合項目管理系統(tǒng)。然而，所謂“強者恒強”，憑借著奧運營銷、市場布局與整合等一系列創(chuàng)新性活動，青島啤酒在行業(yè)地位依然堅如磐石。如果這些資料不能進行統(tǒng)一歸檔、或者在項目結(jié)束后再進行歸檔，這些資料難免會產(chǎn)品遺漏或丟失，所以資料和文檔的統(tǒng)一管理就是一個很大的問題； 新建工廠項目投資不能夠準確掌握。對于項目參與的各個部門來說，最好的辦法是建立一個固定的工作 流程，包括審批流程、資金劃撥流程、預付款審批流程等，每個項目成員都能夠按照流程來辦事，同時這種流程可以主動提醒需要做事情的項目人員； 新建工廠項目涉及到工程項目建設的各種合同管理，包括監(jiān)理合同、承包合同、分包合同等，這些合同的管理靠人力或簡單的計算機文檔管理，顯然是解決不了問題的。這時急需一套先進的項目管理系統(tǒng)來滿足青島啤酒戰(zhàn)略發(fā)展總部的工作需要。因此，青島啤酒股份有限公司在 2020 年進行了為期三個月的軟件廠商合作伙伴考察，通過對多家具有相當實力的 軟件廠家進行實地考察并綜合評價，最終杭州新中大軟件股份公司憑借其先進的管理理念、成熟的解決方案、完善的售后服務體系、認真負責的工作作風以及新中大公司在工程項目管理軟件項目中的豐富經(jīng)驗，博得青島啤酒領(lǐng)導青睞，從而促成雙方的合作。 管理信息化項目實施并不是簡單的用信息化工具實現(xiàn)現(xiàn)實業(yè)務的過程，更重要的是對企業(yè)業(yè)務流程的重新改造，使其更科學、合理、高效。 在接下來的系統(tǒng)功能實現(xiàn)中，項目組按照預定計劃，分別展開了括項目投資控制、合同管理、進度管理、質(zhì)量管理、安全管理、協(xié)同辦公管理等軟件功能開發(fā)及實際應用測驗，由于新中大軟件公司作為國內(nèi)領(lǐng)先的通用管理軟件供應商，其在企業(yè)信息化管理方面的產(chǎn)品及實施經(jīng)驗使得 這一過程進行的比較順利，軟件功能目前已達到預定的各項規(guī)劃目標。青島啤酒實行項目管理信息化的成果，具體可以體現(xiàn)在這幾個方面： 解決了多項目的合同管理問題 自從，青島啤酒項目管理系統(tǒng)運行后，戰(zhàn)略發(fā)展總部以前堆積如山的合同文檔不見了，所有開工建設的新工廠項目的合同管理，都實行了計算機管理。 在傳統(tǒng)模式下，項目管理人員只能定期去工程所在地去視察項目的建設情況；或者是通過現(xiàn)場的監(jiān)督人員到公司上報工 程建設情況，企業(yè)的項目管理人員才會知道目前項目的建設情況。另外，青島啤酒項目管理系統(tǒng)允許在進度管理軟件可以關(guān)聯(lián)工程現(xiàn)場的圖片、視 頻和文件等資料，以達到身臨其境的效果。不管項目人員是否在辦公室、還是在工程現(xiàn)場，都可以及時地得到系統(tǒng)所發(fā)出的任務指令，使所有信息都不會遺漏； 另外，系統(tǒng)通過信息訂閱管理、系統(tǒng)論壇等其他方式提供了項目人員的溝通渠道，這些方法都可以積極、主動地幫助項目參建人員及時掌握項目的建設情況，保證項目的成功。 通過青島啤酒實施項目管理系統(tǒng)運行后，很多管理經(jīng)驗可以積累到系統(tǒng)中，形成大家可以共用的知識體系。 錄入合同基本信息、工程量清單、扣款參數(shù)、口款款項項等信息 按 WBS 上報或?qū)徍四硶r間段內(nèi)工程完成的量，下月計劃何三次審核數(shù)量 錄入或有公式獲取某階段需扣除款項的金額 根據(jù)進度款申請單、扣款單等信息生成工程價款結(jié)算單 根據(jù)工程進度款申請單、結(jié)算單等信息生成工程價款決算單 查詢何分析工程合 同執(zhí)行情況及工程價款支付情況 。 青島啤酒作為國內(nèi)啤酒行業(yè)的領(lǐng)導廠商，在項目管理信息化應用中又走到了行業(yè)的前面，通過內(nèi)部挖潛力、規(guī)范出效益，青島啤酒在新建工廠項目管理中走出了一條嶄新的模式，必將帶動整個啤酒行業(yè)項目管理的創(chuàng)新，引領(lǐng)啤酒行業(yè)健康、快速的發(fā)展。 青島啤酒項目管理系統(tǒng)提供了強大的知識管 理平臺，不僅可以對公司的規(guī)章制度進行管理，同時可以對項目的管理制度進行管理，對于項目過程中產(chǎn)生的文檔、圖紙等資料，可以做到自動收集，按照設定的目錄進行分門別類的管理，使繁雜的資料歸檔問題輕松解決，大大減輕項目管理人員的負擔。 一方面，所有項目參建人員通過項目管理系統(tǒng)形成了一個協(xié)同工作的環(huán)境，通過系統(tǒng)工作流，建立了一個閉環(huán)的流程管理。 新中大提供的進度管理軟件具有國際水平，可以提供多項目的進度協(xié)同管理、關(guān)鍵路徑分析等強大功能。 現(xiàn)在，新的合同一旦簽訂后，跟這個合同相關(guān)的信息都會自動更新，包括合同變 更、進度款申請、預付款支付；另外，通過工作流程的設定，原來需要一個星期才能完成的如合同的簽訂、進度款的申請等流程，都可以縮短到 2 天到 3天完成，不僅大大提高了工作效率，同時也提高了合同審批的準確性。 四、應用成果 隨著青島啤酒新建工廠的陸續(xù)開工建設，使用青島啤酒項目管理信息系統(tǒng)進行項目控制的戰(zhàn)略發(fā)展總部項目管理人員，已經(jīng)開始嘗到了項目管理信息化所帶來的成果。這一階段是相當重要且必不可少的 ，青島啤酒領(lǐng)導及項目實施小組成員需面對多方面的阻力，包括企業(yè)員工早已習慣的舊的工作方式、部分企業(yè)員工的不理解不配合等等?！? 三、信息化實施 2020 年 12 月 2 日，青島啤酒股份有限公司工程項目管理信息系統(tǒng)啟動大會在青啤大廈 16 樓會議室順利舉行，雙方按照新中大提出的“總體規(guī)劃、突出重點、分步實施、盡快見效”的總體實施原則，首先對整個管理信息化項目進行了總體規(guī)劃，明確了該項目的最終目標為實現(xiàn)包括項目投資控制、合同管理、進度管理、質(zhì)量管理、安全管理、協(xié)同辦公管理等的信息化目標，確立了分階段分布實施的實施方法論，劃清各職能部門人員在該項目中擔任的角色責任，為青島啤酒項目管理信息化項目成功奠定了良好的基礎。通過信息化項目實施來優(yōu)化企業(yè)的各項業(yè)務流程，充分利用信息系統(tǒng)的靜態(tài)信息與動態(tài)信息資源，并實現(xiàn)同現(xiàn)有外部信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的連接，從而提高效率、控制與降低成本，提高管理水平與總體競爭力。資金使用部門無法對本部門資金使用作出準確 預算并且需浪費不少時間在資金使用申請過程中，企業(yè)決策人員也需不斷對企業(yè)資金使用情況進行收集整理分析以決定是否批準資金計劃申請，這種情況導致企業(yè)整體工作效率降低，影響到正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。對于項目管理者而言，最好的辦法是在項目過程中能對投資規(guī)模實時統(tǒng)計，能及時地、準確地了解項目的固定投資情況、項目流動資金、人工費用等各種明細； 新建工廠項目涉及到企業(yè)內(nèi)部的各個事業(yè)部：如工程部、釀造部等；同時新建工程的開展也會涉及到項目承包商、項目監(jiān)理、項目設計等合作伙伴，在項目建設過程中，如何才能進行有效的溝通是一個很大的問題。 青島啤酒在新建工廠的管理中