【正文】 部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)系不需辦理的只有臨時(shí)性參考作用的文件資料。任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有，以維護(hù)集團(tuán)檔案的完整與安全 ，便于各項(xiàng)工作利用。本集團(tuán)同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件 ， 由集團(tuán)主辦部門立卷 （詳見文書檔案歸檔范圍） ： 集團(tuán)自身形成的直接反映本集團(tuán)主要工作活動(dòng)的資料。依據(jù)《北京市檔案管理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，特制定集團(tuán)文書檔案歸檔制度。 7 ，內(nèi) 容包括物品名稱、收受時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈送人、接收人。 實(shí)物類檔案 歸檔要求 、批復(fù)等文字材料，此類材料按文書材料歸檔。照片與底片的影像要相符。 工程類檔案保管期限按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行劃定，所有項(xiàng)目工程類檔案均由集團(tuán)檔案室保存。 工程類檔案（基建檔案）歸檔要求 工程類檔案是集團(tuán)檔案全宗的重要組成部分，它包括工程建設(shè)的前期、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段過程中形成的具有保管價(jià)值的文字、圖紙、照片等材料。 檔案歸檔要求 綜合文書類檔案歸檔要求 6 集團(tuán)的文件資料是伴隨集團(tuán)的開發(fā)、經(jīng)營活動(dòng)及其管理工作而形成的，它是真實(shí)記載和反映集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄。 5. 內(nèi) 容 檔案管理總則 集團(tuán)知識管理和基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益、保留歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)不可或缺的工作。 ，不得長期保存原件和積壓文件。 、積累和立卷工作。 根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模情況，各項(xiàng)目集團(tuán)設(shè)專職資料員，其它情況下則按照由各項(xiàng)目設(shè)定的兼職檔案管理人員進(jìn)行資料管理，各項(xiàng)目專職資料員對項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，對移交前的重要檔案資料負(fù)有直接管理責(zé)任。 負(fù)責(zé)天資置業(yè)集團(tuán)檔案庫房的建立、管護(hù)工作 ,維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)與安全。 、整理、編制多種檢索工具，為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)。 天資置業(yè)集團(tuán)檔案室設(shè)檔案主管，對集團(tuán)檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，對重要檔案資料負(fù)有直接管理責(zé)任。 檔案主管部門：天資置業(yè)集團(tuán)辦公室作為集團(tuán)檔案管理的主管部門。 T13 6 1 X ”圓點(diǎn)間隔號斷開。 （ 5）、企業(yè)職工檔案類設(shè)置：在職員檔案、離職員工檔案二個(gè)三級類目。 （ 4）、聲像類檔案的二級類目設(shè)置：照片實(shí)物檔案、盤片、錄音、錄像實(shí)物檔案 （ 5）、圖書類二級類目設(shè)置：業(yè)務(wù)類、管理類、旅游類、建筑類及其它類 2． 2． 3三級類目設(shè)置：按照集團(tuán)的實(shí)際情況，二級類目作以下三級類目設(shè)置： （ 1）、黨群工作類設(shè)置：黨務(wù)工作、工會工作、宣傳工作三個(gè)三級類目。 2. 范圍與類目設(shè)置： 本規(guī)定涉及集團(tuán)綜合文書類（黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、會計(jì)檔案類、企業(yè)職工檔案類、名人檔案類）、基本建設(shè)類（工程建設(shè)文件、工程監(jiān)理文件、工程施工文件及竣工驗(yàn)收文件）、實(shí)物類、聲像類及圖書類五大類檔案資料的收集歸檔、使用管理的內(nèi)容和程序。 本規(guī)定適用于集團(tuán)所屬各職能部門、各控股項(xiàng)目公司，相關(guān)各合資合作公司參照執(zhí)行。 （ 3）、實(shí)物類的二級類目設(shè)置：獎(jiǎng)品實(shí)物檔案、印信實(shí)物檔案、名人字畫實(shí)物檔案、集團(tuán)發(fā)展中的有紀(jì)念意義的其它實(shí)物。 （ 4）、 會計(jì)檔案類設(shè)置：憑證、帳冊、賬務(wù)報(bào)告、其它四個(gè)三級類目。 類目與類目之間采用“ X 1 3 XX— XXX 順序號 4 類別編號 項(xiàng)目公司（公司代號代替） 一級類目 例如：北京匯洋天成立項(xiàng)文件： 2對天資置業(yè)集團(tuán)檔案管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。對集團(tuán)總部檔案管理工作負(fù)有歸口管理責(zé)任。 負(fù)責(zé)天資置業(yè)集團(tuán)檔案管理制度的擬定。 ，經(jīng)批準(zhǔn)后參加監(jiān)銷工作。 集團(tuán)所屬各部門和項(xiàng)目集團(tuán)負(fù)責(zé)人：對本部門、本項(xiàng)目集團(tuán)所有檔案資料的管理工作負(fù)有直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 、 編制并參與報(bào)建，對各專業(yè)施工圖紙的保管與發(fā)放工作。 ，對所收文件進(jìn)行登記、檢查完整情況，按規(guī)定時(shí)間向檔案室主管移交 。 各位員工作為各種檔案資料的第一經(jīng)手人，應(yīng)認(rèn)真妥善保存工作中形成的各種檔案資料，及時(shí)做好向?qū)＜媛殭n案管理員移交工作。 、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，由集團(tuán)檔案室作為集團(tuán)檔案主管部門，對 重要檔案資料實(shí)行定期收集、統(tǒng)一管理。 每一年度各項(xiàng)目公司由專職或兼職檔案員對在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生 的管理性文件材料進(jìn)行收集整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，于次年三月底之前填寫一式二份移交清冊向集團(tuán)檔案室移交；存本部門的文件資料于次年四月底之前完成組卷工作。 工程類檔案整理工作在項(xiàng)目竣工后，按階段將項(xiàng)目所形成的文字材料和圖紙（包括照片、底片、錄像和磁盤、光盤）加以整理、進(jìn)行分類組卷，組成保管單位，填寫保管期限，由負(fù)責(zé)人員審核后，三十天到三個(gè)月內(nèi)移交集團(tuán)檔案室歸檔。照片、錄音、錄像、應(yīng)說明時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、攝影者。填寫移交目錄一式兩份，雙方在移交目錄上簽字。并分別由移交人、接收人簽字。 綜合文書類管理制度： ： 為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案工作建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，提高科學(xué)管理水平，有效地為本集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)。 兩個(gè)以上的業(yè)務(wù)部門共用承辦所形成的文件資料，由最后承辦部門歸檔。 集團(tuán)各部門在工作活動(dòng)中形成的全部文書資料，均由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理和保管。 未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)、未生效文件、一般性文件歷次修改（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。 、立卷質(zhì)量要求 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān) 各部門 兼職檔案員 完成 ， 集團(tuán)檔案 室提拱指導(dǎo)。 在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。 基建檔案的管理制度 ： 基本建設(shè)（下稱基建）檔案是集 團(tuán)的重要檔案，為了建立完整的基建檔案、提高基建檔案的管理水平，充分發(fā)揮基建檔案的作用，根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際情況，制定本制度。 正式施工前的草圖、未定型圖紙 重份文件和重份圖紙 無查考價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件 各項(xiàng)目要有一名主管領(lǐng)導(dǎo)分管基建檔案工作，并配備專職資料人員（不可由行政秘書擔(dān)任），負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累、歸檔工作。 工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證。 竣工檔案在工程驗(yàn)收合格后 四 個(gè)月內(nèi)向 集團(tuán)檔案室 報(bào)送。一般要求：建設(shè)項(xiàng) 10 目按單項(xiàng)工程組卷；單項(xiàng)工程按先文字、后圖紙組卷；文字材料和圖紙均按專業(yè)分類?？⒐D逐張加蓋竣工圖章。 編寫頁號以獨(dú)立卷為單位。 聲像檔案管理制度 ： 聲像檔案是本集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的，以感光、磁性等特殊材料為載體的檔案，它是集團(tuán)檔案的組成部分。 集團(tuán)重點(diǎn)工程的基地原貌、奠基儀式、竣工典禮、建筑外觀形成的聲像材料。 適宜的溫濕度，應(yīng)達(dá)到溫度 14 度 —— 24 度，相對濕度 35 %—— 45%度。 錄音、錄像檔案加強(qiáng)核對驗(yàn)收，定期檢查（ 一般每隔 半年倒帶一次，防止粘連）。 按照本集團(tuán)《檔案借閱制度》辦理外，另有以下規(guī)定： 聲像檔案不得轉(zhuǎn)借。 實(shí)物檔案的管理制度 ： 為了加強(qiáng)集團(tuán)實(shí)物類檔案（以下簡稱實(shí)物檔案）的收集、整理，進(jìn)行統(tǒng)一管理，更有效地保護(hù)和利用檔案資源，結(jié)合集團(tuán)具體情況，制定本辦法。 集團(tuán)發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品：集團(tuán)自成立以來使用過的牌、匾等用具。 實(shí)物檔案移交前，移交部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。注明物品存放的架號或擺放地點(diǎn)。 工程項(xiàng)目會計(jì)檔案歸檔要求：待工程項(xiàng)目竣工后向集團(tuán)檔案室辦理移交手續(xù)。 文件原件借閱由申請部門負(fù)責(zé)人 → 檔案管理部門負(fù)責(zé)人 →分管副總→總經(jīng)理 確認(rèn)后交于檔案室；其它類文件借閱、復(fù)印由申請部門負(fù)責(zé)人 → 檔案管理部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后交于檔案室；查閱會計(jì)檔案必須有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)；秘 密、機(jī)密、絕密文件查閱由副總級以上人員審核確認(rèn)。會計(jì)檔案原件不予外借。 ，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散 13 或損毀。 （ 1）檔案資料損壞，尚可修補(bǔ)，處罰 100 元； （ 2）一般性檔案 資料損壞，無法修補(bǔ)，處罰 200 元； （ 3）秘密、機(jī)密的檔案資料損壞，無法修補(bǔ)，處罰 300 元； （ 4）檔案室催促三次以上未辦理續(xù)借手續(xù)不歸還檔案，處罰 100 元； （ 5）一般性檔案資料丟失，處罰 200 元； （ 6）秘密、機(jī)密的檔案資料丟失，處罰 300 元并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)給予相應(yīng)處理； 絕密檔案損壞或丟失，上報(bào)最高領(lǐng)導(dǎo)給予相應(yīng)處理； 流程 文 件 借 閱 流 程 圖 借閱人填寫《文件借閱申請單》 寫清文件編號、文件名稱、原 /復(fù)印件、份數(shù)、借閱用途、密級程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期 借閱部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字 絕密文件查閱董事長（或授權(quán)人 ）簽字認(rèn)可 持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱 借閱原件帶出檔案室的文件需由副總簽致 查閱、復(fù)印原件的由部門第一負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可 查閱會計(jì)檔案，需有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可 14 北京天資置業(yè)集團(tuán)檔案借閱申請單 編號： 申請部門： 申請人： 申請時(shí)間： 文件名稱： 原件 印件 份數(shù) 頁數(shù) 1 2 3 4 5 需求類型： 借出□ 復(fù) 印□ 查閱□ 借閱理由： 部門主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 日期： 檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號 ,將文件編號寫在借閱單上 文件借出后 ,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記 文件歸還時(shí)檢查是否完整無損，完好無損 ,檔案室在實(shí)際歸還日期中寫明歸還日期 ,注銷其借閱手續(xù) 不完整 ,交還借閱人修補(bǔ)完整后 ,再歸還檔案室 , 若確認(rèn)丟失，檔案室將根據(jù)《檔案借閱制 度》上報(bào)行政辦公室做出相關(guān)處罰 已到借閱預(yù)計(jì)歸還日期 ,檔案室電話催促歸還 檔案室將歸還文件整理歸檔 如需續(xù)借 ,找出原《文件借閱申請單》在續(xù)借欄內(nèi)填寫續(xù)借時(shí)間及續(xù)借人