【正文】 擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種?！巴ㄖ睂儆谙滦形囊活惞?，是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)等單位，在辦理公務(wù)活動(dòng)中形成的各種文書材料，通常也稱為“文件”。 (2)單擊“新建”命令，創(chuàng)建一份新文檔，如“文檔 1”。 (5)在選中 (反白 )區(qū)內(nèi)，光標(biāo)變?yōu)椤坝壹^形”時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并向左側(cè)“文檔 1”窗口中拖拉移動(dòng) (移動(dòng)過程右箭頭光標(biāo)尾部顯示加號(hào) )，可將內(nèi)容復(fù)制其中。 (2)單擊“格式”菜單，并選擇“樣式”命令，顯示“樣式”對(duì)話框。 (6)單擊“更改樣式”對(duì)話框的“確定”鈕，退至上一級(jí)對(duì)話框。然后“確定”退出即可。 (7)刪除無用的段落格式名 3?存為公文模板 在“另存為”對(duì)話框的“文件名”區(qū)，輸入模板文件名后，再在“文件類型”中選擇“文檔模板”類型。 (4)單擊“格式”按鈕，顯示格式修飾列表。 下面以文章的“正文”段落為例，介紹段 落格式的常規(guī)修飾方法。再利用窗口的編輯工具，將兩個(gè)窗口重新排列成左右修飾。然后，將其復(fù)制于新文檔中，修改部分段落格式后，形成規(guī)范的“通知”模板。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用?通知 ?轉(zhuǎn)發(fā)?通知 ?，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)?通知 ?即可。 公文中標(biāo)注的最后一個(gè)（或兩個(gè)）主題詞（也即?形式 ?，此前的都屬?內(nèi)容 ?）最好找，因?yàn)樗褪窃摴牡奈姆N，而且就在公文的標(biāo)題上。 說它難，一是因?yàn)樗臄?shù)量多。同時(shí)將能夠 準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面，并在該詞后面加? ?葒 ?以便區(qū)別?！秶鴦?wù)院關(guān)于?九五 ?期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》，類別詞是?科技 ?，但類屬詞?體制?卻在?民政、勞動(dòng)人事 ?下的?機(jī)構(gòu) ?這個(gè)類別詞下面，?改革 ?在?綜合經(jīng)濟(jì)?下的?經(jīng)濟(jì)管理 ?這個(gè)類別詞下面。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，標(biāo)注的第二個(gè)主題詞是?公文 ?。接著我們?cè)?黨派團(tuán)體 ?下找出與公文主題相符的?婦女 ?、?兒童 ?，這就是?類屬詞 ?，也是我們?cè)谶@份公文中要標(biāo)注的第 二、第三個(gè)主題詞。如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象這一類下就具體地分為農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象四個(gè)小類。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如‘工交、能源、郵電’類中的‘工業(yè)’、‘交通’、‘能源’和‘郵電’等。 從數(shù)量上來看，一份公文除類別詞外，最多不超過 5 個(gè)主題詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。因此，任何單位在上報(bào)公文時(shí)，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級(jí)機(jī)關(guān)的主題詞表來進(jìn)行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表。 主題詞又叫關(guān)鍵詞。一份公文主題詞的排列順序應(yīng)先標(biāo)注類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)注表明公文種類的類型詞。 主題詞：用以揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。如《國務(wù)院關(guān)于成立國務(wù)院西部地區(qū)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組的決定》，標(biāo)題中的“決定”，既是該公文的文種，也是該公文要標(biāo)注的最后一個(gè)主題詞?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》第一層僅分了15 類，但屬于類屬詞的主題詞就有 1049 個(gè)。 相對(duì)來說，標(biāo)注類屬詞難度最大。 如果一份文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，可先集中 對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主體內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。這個(gè)主題詞就在“文秘工作”下附的主題詞表內(nèi)。再如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞的類別詞是“文秘工作”，它的第一層分類是“秘書、行政”；“類屬詞”是“文秘工作”下的“公文”。我們要給自己撰擬的公文標(biāo)引主題詞，首先就要找到公文所在第 一、二層中的“行業(yè)”主題詞。”從這個(gè)意義上看，類別詞有點(diǎn)兒類似于公文內(nèi)容所在的行業(yè)劃分。以《國務(wù)院公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是：從“類別詞”到“類屬詞”，從內(nèi)容到形式。由主表、類目表、族性表、輪排表、多種語言對(duì)照表、特殊詞匯表、語法予以關(guān)系表、主題詞字順表及主題詞屬分關(guān)系的詞族表等構(gòu)成。?主題詞 ?三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號(hào)小標(biāo)宋體字。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格。 3．統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求 （二）用詞要求。（ 4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。? 02D 郵電 ?等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為? 02 工業(yè) ?類別詞中的?冶金 ?、?地礦’汽車 ?、?化工 ?等。 那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)： 1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。 五是置放錯(cuò)位。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以?凸 ?符號(hào)標(biāo)明。 三是詞目過多。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如：（關(guān)于成立 XX 市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的：?機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知 ?，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：?機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知 ?。國務(wù)院辦公廳于 994 年 4 月 23日以國辦秘函“ 1994” 157 號(hào)文件發(fā)布了（國務(wù)院公文主題詞表），廢止了 1988 年 12 月修訂的主題詞表，并公布了（國務(wù)院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。如（國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞 農(nóng)業(yè) ，再標(biāo)類屬詞 水土保持 ，最后標(biāo)上 通知 。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。05 財(cái)政、金融 類等。那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)： 1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。五是置放錯(cuò)位。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以 凸 符號(hào)標(biāo)明。三是詞目過多。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如：（關(guān)于成立 XX 市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的： 機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知 ，而正確的主 題詞應(yīng)擬制為： 機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知 。國務(wù)院辦公廳于 994 年4 月 2