【正文】 權(quán)歸原作者所有 ) 第 62 頁 共 75 頁 在審核的有限時間內(nèi)，不可能對每件事情都做詳細(xì)檢查，因此，審核員必須對被審核區(qū) 域的主要活動進(jìn)行抽查。 審核小組要對所有審核中觀察到的問題進(jìn)行復(fù)審和匯總，判定哪些可以形成不符合項，最后確定的不符合項要采用已商定的方法編寫和報告。這種問題限制了答復(fù)的范圍。 6) “怎樣”、“什么”、“為什么”、“何時”、“何地”、“誰”題問法 用這些詞打頭的 問題不能直接回答“是”或“否”，例如： “誰負(fù)責(zé)監(jiān)控 ?” “具體的參數(shù)是什么 ?” “怎樣安排驗證 /校準(zhǔn) ?” 這類問題將使審核員更快地獲得信息，從中挑選和記錄有關(guān)的資料和數(shù)據(jù)，并據(jù)此引發(fā)下面的問題以使審核員完善要了解的內(nèi)容。很明顯，簡短地講幾句贊美的話，對會談是有益的，尤其是當(dāng)被審核區(qū)域可能存在較多的問題時。 除非向被審核部門的員工詢問，否則審核員不可能判斷出體系程序文件被理解或貫徹的有效程度。 核查表的形式應(yīng)方便記錄對問題的回答。如果核查表編得太詳細(xì)，可能使用起來更困難。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 66 頁 共 75 頁 記住 客觀證據(jù) 發(fā)現(xiàn)事實 尋找證據(jù)。 審核員必須充分了解被審核方所涉及的活 動、所使用的文件、實施的控制和有關(guān)法律法規(guī)要求等，并有側(cè)重地提出問題。 ( 相應(yīng)地，也可稱為“糾正措施申請” )?！? 審核“觀察結(jié)果 ” 審核員在審核中觀察到的所有情況都應(yīng)形成文件，審核小組應(yīng)對這些情況進(jìn)行評判，以決定哪些應(yīng)按不符合項進(jìn)行報告。 通常將不符合項分為以下幾類： 關(guān)鍵不符合項 整個體系存在關(guān)鍵的缺陷或遺漏，與 HACCP 的原理不符，不能滿足法律法規(guī)的要求，導(dǎo)致食品安全衛(wèi)生控制的失效。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 69 頁 共 75 頁 一般不符合項 一些細(xì)小的間接影響食品安全的需要作相應(yīng)改進(jìn)的問題。 如果審核員認(rèn)為有不符合項時，應(yīng)提出書面報告。以下給出檢查和描述不符合項報告的簡要指南： 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 70 頁 共 75 頁 何地 ) 詳細(xì)地點(diǎn) 何時 ) 記住有些人要讀你的報告，因此，報告內(nèi)容要清楚明了， 什麼 ) 并盡可能多地引用事實，這將有助于讀者一開始就理解報 告中所發(fā)現(xiàn)的問題。 客觀證據(jù) 被審核方的“操作人員”對其采用的控制方法常常有一套事先練習(xí)過的說法，因此，在審核中非常重要的一點(diǎn)就是確保審核員所調(diào)查的事實和所做的觀察記錄必須是真實的，并能正確反映體系的運(yùn)作方 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 72 頁 共 75 頁 法。 這同樣適用于能夠引出不符合項的觀察記錄。 確定不符合項的等級 當(dāng)審核員發(fā)現(xiàn) HACCP 體系中存在偏離標(biāo)準(zhǔn)、錯誤或遺漏等問題時，應(yīng)將其記入觀察記錄。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 73 頁 共 75 頁 審核組組長可以在審核總結(jié)會之前的預(yù)備會議上或在介紹審核中發(fā)現(xiàn)問題前介紹有關(guān)不符合項等級的決定。這種情況下審核員應(yīng)確信其建議對體系的改進(jìn)有所幫助。 通常應(yīng)將每個不符合項與被審核方自身的體系文件或?qū)徍说囊罁?jù)標(biāo)準(zhǔn)中的有關(guān)章節(jié)相對應(yīng)，羅列出來，以便參考。 隨著審核的進(jìn)行，每天應(yīng)討論觀察記錄以確定偏差是“獨(dú)立的”還是與其它所發(fā)現(xiàn)的問題相關(guān)聯(lián)的，進(jìn)而表明體系存在不符合項。發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)象是結(jié)果而不是原因。這種過程被稱為尋找“客觀證據(jù)”。 記住 : 人們不希望由于不理解你所記錄的內(nèi)容而顯得無知。 不符合項報告通常稱為“ NCR”。 報告不符合項 在審核中，審核員應(yīng)按照規(guī)定的要求將對現(xiàn)行體系觀察到的現(xiàn)象整理成文。 主要不符合項 體系可能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有可能會直接影響產(chǎn)品的安全的嚴(yán)重問題。 不符合項的分類 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 68 頁 共 75 頁 所有不符合項，無論其對已建立的 HACCP 體系的影響程度如何，都應(yīng)加以處理。 不符合項是由審核過程的觀察結(jié)果形成的。但是審核員所提供的建議不應(yīng)有偏見。 如果可能的話，不符合項報告最好在審核結(jié)束或每天工作結(jié)束時交給被審核方，這樣安排不會影響既定的審核時間，也可避免不必要的麻煩。如果工作人員完全通曉體系運(yùn)行方法，工作非常順 手，那么，在多數(shù)情況下，這表明體系是有效的。 但是，當(dāng)關(guān)系到整個審核過程時，與其刻板地按照核查表事先安排的順序進(jìn)行審核，還不如鼓勵被訪問者提供更多的情況，縮短信息獲得的時間。 在會議室進(jìn)行討論可以清楚地了解批準(zhǔn)運(yùn)行的體系，但不能確定 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 65 頁 共 75 頁 體系是否在運(yùn)作以及運(yùn)作的效果 , 也無法確定以下問題 : 工作人員是否使用了未經(jīng)批準(zhǔn)的文件、作廢的文件是否還在現(xiàn)場、現(xiàn)場是否井井有條、現(xiàn)有設(shè)施是否有能力完成目標(biāo)、過程監(jiān)控活動是否適當(dāng)、記錄是否保存有序，以及員工的能力是 否滿足要求。當(dāng)向?qū)ソ与娫挄r，審核員就可以利用這個機(jī)會做進(jìn)一步調(diào)查，或是更全面地詢問員工。 這對于檢查各部門之間的相互關(guān)系是最好的辦法，可將一個部門的輸出同另一個部門的輸入相比較。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 63 頁 共 75 頁 然而，核查表中的這類問題可以用“√”或“ X”的辦法進(jìn)行記錄，節(jié)省了時間。 雖然提問的方法在一定程度上取決于審核員本人，但基本上可以分為三類方法。這樣的核查表可以避免干擾和彎路，尤其是在審核后期，工作比較忙，精力容易分散，這一點(diǎn)就更為重要。 審核的目標(biāo)必須事先制定好，通常管理者要求審核時并沒有一個明確的想法，或者其想法與審核員的有出入。 一個審核員經(jīng)常會遇到許多麻煩，如被審核方認(rèn)為審核根本是不必要的；強(qiáng)詞奪理地辯解一切都符合規(guī) 定的要求；或是為試圖將審核員留在辦公室，提出一些文不對題的話轉(zhuǎn)移審核員的真正目標(biāo)，從而占用審核時間。 核查表上應(yīng)留有空白以便答復(fù)問題 (觀察到的現(xiàn)象、不符合項的證據(jù) )，供以后使用。 b. 核對：對活動進(jìn)行抽查，作為客觀證據(jù)。檢查完成后，它們還可以為審核員在編寫審核報告時提供有價值的信息。審核報告必須分發(fā)給各相關(guān)部門。 審核組在審核期間或?qū)徍私Y(jié)束前，要對審核結(jié)果作匯總、分析、分類，審核組成員之間要相互溝通，保持意見一致，審核組長負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)審核組工作。 本公司的內(nèi)部審核一般安排在生產(chǎn)不是很繁忙的季節(jié)，全面內(nèi)部審核一般 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 54 頁 共 75 頁 為兩天時間。 四、內(nèi)部審核程序 HACCP 小組負(fù)責(zé)制定內(nèi)審計劃，并報公司最高管理層批準(zhǔn)，內(nèi)審計劃的修改也由最高管理層批準(zhǔn)。效率詞匯更易被管理者理解和接受； 4) 總結(jié)你的結(jié)論，申明你下步的行動 (如向你的管理者匯報 )并對相關(guān)人員的幫助與合作表示感謝 。你會被要求在實施審核之前解釋訪問的目的，在總結(jié)會上講解你發(fā)現(xiàn)的情況。 資格 審核人員的資格應(yīng)具備 ： 1) 參加過公認(rèn)的培訓(xùn)課程，有記錄 2) 學(xué)歷 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 51 頁 共 75 頁 3) 審核技術(shù)的知識和經(jīng)驗 4) 專業(yè)能力 (有證明 )。 要求對每個審核員應(yīng)建立考核、培訓(xùn)和業(yè)績審查制度。 HACCP 小組、管理者應(yīng)定期分析審核記錄以了解體系缺陷、需要改進(jìn)的區(qū)域、培訓(xùn)要求、客戶投訴和體系的新要求。這就是審核后續(xù)活動的第三個階段，如下所示： 階段 3 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 48 頁 共 75 頁 如果管理者沒有做出以上兩種反應(yīng)中的任何一個，審核組長應(yīng)采取以下措施： 1) 索取對審核報告的一份書面反應(yīng)； 2) 評估反應(yīng)的合適性； 3) 確認(rèn)商定的糾正措施已經(jīng)按計劃有效完成； 4) 完成跟蹤措施，這可以通過書面聯(lián)系、評審及其他合理的手段，如由另一名審核員執(zhí)行，審核組長認(rèn)可；或在原審核之后由客戶或其他人再進(jìn)行一次體系審核。 階段 2. 管理者的后續(xù)反應(yīng) 1) 被審核部門的管理者和 /或經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行糾正措施； 2) 糾正措施圓滿落實后以書面形式通知審核組長，可以采取交回填好的不符合項報告的方式； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 47 頁 共 75 頁 3) 在商定的時間進(jìn)度內(nèi)，審核組長要檢查經(jīng)理、部門經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理的： a. 對報告和不符合項的反應(yīng) b. 完成糾正措施的聲明 4) 審核組長跟蹤糾正措施的落實以確保不符合項已得到有效的糾正，所有的更改也得到了控制； 5) 如審核組長對已落實的糾正措施感到滿意，應(yīng)在填好的不符合項報告上簽字。 審核報告應(yīng)包含以下內(nèi)容 ： 1) 審核宗旨及任務(wù)的介紹和描述； 2) 審核中所發(fā)現(xiàn)的情況，包括全部 NCR 的概述； 3) 審核中發(fā)現(xiàn)的情況，包括不符合項和根據(jù)體系要求商定措施的詳細(xì)描述，通常應(yīng)附上不符合項報告； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 44 頁 共 75 頁 4) 上次審核中未解決的不符合項在這次審核中已解決的說明； 5) 關(guān)于商定糾正措施（含時間進(jìn)度）的說明，這可以包括在不符合項報告中； 6) 同意的跟蹤措施（可以包含在不符合項報告中）； 7) 就發(fā)現(xiàn)問題的審核結(jié)果提出推薦意見。這包括評審的日期、完成的通知方式以及其他相關(guān)協(xié)議。 階段 2 – 末次會議 末次會議通常在總裁辦公室舉行，邀請被審核方的高級管理者參加。 不符合項報告也應(yīng)以最快速度提交 。程序文件和工作指導(dǎo)書必須是現(xiàn)行有效版本，其分發(fā)應(yīng)受到控制； 7) 檢查專家、技術(shù)員和操作人員的培訓(xùn)和考核記錄，尤其是需要專門技術(shù)的領(lǐng)域； 8) 跟蹤糾正措施的貫徹效果； 9) 對已驗收的工作隨機(jī)抽查，并將結(jié)果與相應(yīng)的要求、接收原則和采用的有關(guān)文件狀態(tài)相比較； 10)涉及到工藝過程時，要審核工序控制和記錄，以確定其符合 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 40 頁 共 75 頁 標(biāo)準(zhǔn)。 必須明確指出 , 發(fā)現(xiàn)的任何不符合項是被審核方體系自身的責(zé)任，與審核員無關(guān)。 會議議程： 1) 準(zhǔn)時到會； 2) 一般介紹 ； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 37 頁 共 75 頁 3) 確認(rèn)審核的范圍、目標(biāo)、目的、規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)、使用的程序、報告的格式以及使用抽樣方法的聲明； 4) 簡單核查審核議程，確認(rèn)審核員任務(wù)的分配和同意使用的設(shè)施； 5) 商定審核小組和被審核方的聯(lián)系方式； 6) 商定審核的順序和期限； 7) 如（必要時）使用向?qū)?，商定其職?zé)； 8) 商定召開總結(jié)會和臨時性會議，確定其地點(diǎn)、形式和時間； 9) 澄清審核任務(wù)和方法等方面的問題。 審核員的責(zé)任 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 34 頁 共 75 頁 執(zhí)行審核時審核員負(fù)有極大的責(zé)任，因此審核員必須確保他遵守下列要求： 1) 不要超越審核范圍，除非有特別的意圖，如抽查； 2) 在審核中保持客觀和公正； 3) 收集和分析相關(guān)的證據(jù) (觀察記錄 )以得出體系有效性的結(jié)論； 4) 密切注意可能會影響審核或需要進(jìn) 一步核查或調(diào)查的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象可能會成為客觀證據(jù)； 5) 始終保持專業(yè)水平和清醒的頭腦，不論遇到多么惱火的事也不能發(fā)怒； 6) 以簡潔明了的方式寫出觀察記錄，以得出體系符合既定要求的程度的結(jié)論 ； 7) 協(xié)助審核組長根據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)歸納出不符合項； 8) 協(xié)助審核組長整理審核報告。