【正文】 – 除瓶頸物資之外，采購的復(fù)雜度較低 – 對采購人員的要求一般 – 單一的采購金額非常小 – 采購風(fēng)險(xiǎn)低 – 標(biāo)準(zhǔn)化的程度較高 內(nèi)容 核心 物資 ：采購價(jià)值大，采購風(fēng)險(xiǎn)高 杠桿物資 ：采購價(jià)值大，采購風(fēng)險(xiǎn)低 瓶頸物資 ：采購價(jià)值小，但采購風(fēng)險(xiǎn)高 非關(guān)鍵物資 ：采購價(jià)值小，采購風(fēng)險(xiǎn)低 其他物資 第二，采購流程應(yīng)該考慮根據(jù)不同類型的物資，實(shí)現(xiàn)差異化策略，并開始實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)合同管理 說明 差異化的采購流程 流程步驟 適合的 物資類型 – 每一單詢價(jià)、談判、下單、結(jié)算 – 供應(yīng)商的數(shù)量較多 – 通過多個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格比較降低價(jià)格和采購風(fēng)險(xiǎn) 流程 方案 一 需求 分解 核算 物料 需求 計(jì)劃 詢 價(jià) 談 判 選擇 供應(yīng) 商 下 訂 單 運(yùn) 輸 結(jié) 算 – 部分核心物資(A類 ) – 瓶頸物資 (B類 ) 流程 方案 三 – 標(biāo)準(zhǔn)合同 – 與供應(yīng)商簽訂 1年的供貨合同 – 供應(yīng)商數(shù)量較少且穩(wěn)定 (1~2家 ) – 通過管理庫存安排供應(yīng) 長期 供貨 合同 (如 :1年 ) 供應(yīng) 安排 運(yùn) 輸 結(jié) 算 – 部分非關(guān)鍵物資 (B類 ) – 大部分 C類物資 流程 方案 二 – 標(biāo)準(zhǔn)合同 – 與供應(yīng)商簽訂較長期的標(biāo)準(zhǔn)合同 (3個(gè)月，半年或 1年 ) – 供應(yīng)商的數(shù)量較少，也比較穩(wěn)定 (1~3家 ) 物料 需求 計(jì)劃 簽訂 標(biāo)準(zhǔn) 合同 下 訂 單 運(yùn) 輸 定期 結(jié)算 – 杠桿物資 (A類 ) – 部分核心物資(A類 ) – 部分非關(guān)鍵物資 (B類 ) – 部分 C類物資 供應(yīng)商 1 供應(yīng)商 2 供應(yīng)商 3 供應(yīng)商 4 標(biāo)準(zhǔn) 合同 的 條款 可以 根據(jù) 不同 的 供應(yīng)商而 有 所 不同 全部覆蓋 部分覆蓋 沒有覆蓋 供應(yīng)商 標(biāo)準(zhǔn)合同的主要條款 合同雙方的定義和業(yè)務(wù)描述 合同內(nèi)容定義 價(jià)格 /折扣 支付條件 幣種 交貨條款： 運(yùn)輸方式 包裝形式 交貨期協(xié)議 質(zhì)量協(xié)議 法律問題 海關(guān)、稅務(wù)及支付程序 排它性 解約規(guī)定 專有技術(shù)保護(hù) /保密協(xié)議 示 例 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)合同管理可以降低采購成本，并促使物資質(zhì)量的提高和穩(wěn)定 標(biāo)準(zhǔn)合同對物資價(jià)值的影響 ? 批量效應(yīng) – 平均每個(gè)供應(yīng)商更大的采購量 – 更大的運(yùn)輸單位 ? 更好的對采購能力的應(yīng)用：管理資源的合理配置 ? 計(jì)劃的安全性 ? 提高討價(jià)還價(jià)的能力 ? 質(zhì)量安全和控制能夠較好地實(shí)施，可以降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn) 價(jià)值上升 成本下降 質(zhì)量 價(jià)格 = 絕大部分 A、 B類物資可以考慮實(shí)現(xiàn)流程方案二或方案三 降低供應(yīng)商的數(shù)量 現(xiàn)在 未來 與主要供應(yīng)商建立起戰(zhàn)略聯(lián)盟 加強(qiáng)供應(yīng)市場的分析和預(yù)測 減少專用物資的數(shù)目 – 頻繁地詢價(jià)、選擇供應(yīng)商、簽合同 – 單一物資的供應(yīng)商數(shù)量多 – 供貨的供應(yīng)商不穩(wěn)定 – 合同期比較短 (如： 1個(gè)月 ) – 相對較長期的合同 (3個(gè)月、半年、 1年 ) – 價(jià)格相對穩(wěn)定 (合同期內(nèi) ) – 集中于幾個(gè)實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商身上，并建立良好的長期伙伴關(guān)系 1 2 3 4 對 C類物資和部分 B類非關(guān)鍵物資管理的目標(biāo)可以考慮實(shí)現(xiàn)“供應(yīng)商管理庫存”的采購模式 現(xiàn)狀 – 分析需求和計(jì)劃 ? 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行發(fā)，核算每一個(gè)物資的需求 – 處理例外事件 ? 短期內(nèi)的計(jì)劃調(diào)整 – 下訂單 /供貨計(jì)劃安排 ? 每月 (半月 )的訂單 ? 通過電話、傳真、 EMS傳遞 – 支付 /結(jié)算 ? 每一筆支付 /結(jié)算 目標(biāo) (“供應(yīng)商管理庫存” ) – 由供應(yīng)商根據(jù)需求來安排供貨計(jì)劃 ? 根據(jù)最高 /最低的庫存水平限制決定供貨安排 – 自動(dòng)地傳送消耗情況和預(yù)測 ? 近期通過傳真或者電子郵件，未來能過 Inter – 每月搜集信用單據(jù) ? 庫存屬于供應(yīng)商，以領(lǐng)用數(shù)量作為支付 /結(jié)算的基礎(chǔ) ? 供應(yīng)商核對發(fā)票 – x提供倉庫 (免費(fèi)或以有競爭力的價(jià)格 )給供應(yīng)商 “ 供應(yīng)商管理庫存”通過實(shí)施流程方案三：長期供貨標(biāo)準(zhǔn)合同可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)供貨 (JIT， Justintime)和零庫存的目標(biāo) 供應(yīng)商 庫房 x公司的站場 “ 供應(yīng)商管理庫存”的運(yùn)作模式 領(lǐng) 料 區(qū) I III II VI IV V VII – 與供應(yīng)簽訂長期供貨標(biāo)準(zhǔn)合同 – 供應(yīng)根據(jù)最低、最高庫存的要求和滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃決定供貨計(jì)劃和安排生產(chǎn) – 庫房內(nèi)的產(chǎn)品屬于供應(yīng)商，領(lǐng)料時(shí)才發(fā)生購買行為 – 每個(gè)供應(yīng)商能獲得自己的庫存數(shù)據(jù) – 庫存由 x統(tǒng)一管理 – 實(shí)時(shí)地根據(jù)各站場的實(shí)際需求進(jìn)行配送 – 避免運(yùn)輸車隊(duì)的交叉而導(dǎo)致的 效率損失 – 快速反應(yīng) 說明 供應(yīng)商 I 供應(yīng)商 II 供應(yīng)商 III 站場 I 站場 II 站場 III I II III … … I II V VI IV I II III VI IV I II III VI 簡單、標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程可以大大節(jié)省 C類物資的采購時(shí)間和流程成本 供應(yīng)商選擇、訂立長期的合同 供應(yīng)計(jì)劃安排和實(shí)施 支付和結(jié)算 ? C類物資的采購流程 采購控制 – 選擇和評價(jià)供應(yīng)商、確定供應(yīng)商(1~2家 ) – 簽訂長期的供貨合同 (價(jià)格、質(zhì)量、付款、結(jié)算 ) – 與供應(yīng)商一起確定最高 /最低的安全庫存 – 業(yè)務(wù)員把年、季、月、日的需求計(jì)劃提供給供應(yīng)商 – 供應(yīng)商根據(jù)需求計(jì)劃，并在最高/最低庫存的約束下自己安排配送計(jì)劃 – 供應(yīng)商可以獲得庫存數(shù)據(jù) – x從集中庫領(lǐng)取時(shí)才發(fā)生采購行為，以領(lǐng)取的的時(shí)點(diǎn)做好付款結(jié)算的時(shí)間起點(diǎn) – 月度的結(jié)算 – 質(zhì)量協(xié)議的執(zhí)行情況 (物資質(zhì)量檢驗(yàn) /下線合格率 ) – 最高 /最低庫存線的執(zhí)行情況 – 與 x的配合情況 (如：緊急訂貨等 ) 1 2 3 4 5 總計(jì)通過簽訂較長期的標(biāo)準(zhǔn)合同，可以縮短內(nèi)部的采購流程時(shí)間，從而部分達(dá)到縮短采購周期的目的 ? 采購流程時(shí)間的縮短（天） – 每一筆合同均需要詢價(jià)、談判、選擇供應(yīng)商 – 訂單的處理程序比較繁煩，需要與供應(yīng)商反復(fù)簽字確認(rèn) 需求 分解 核算 申請 貨源 確定 訂單 生成 訂單 確認(rèn) 現(xiàn) 在 。 ? 目前的采購方式比較單一，《物資采購管理辦法》規(guī)定：單項(xiàng)合同金額達(dá)到 50萬元人民幣、 10萬美元以上物資和工程關(guān)鍵設(shè)備、材料采取招標(biāo)訂貨方式。 ? 編碼委員會定期審查數(shù)據(jù)編碼的合理性和準(zhǔn)確性。 ? 明確對于不同的業(yè)務(wù)審核原始憑證的具體操作要求和注意事項(xiàng)。 及時(shí)處理積壓物資，也需要信息系統(tǒng)的大力支持 ? 信息系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)對物資的保質(zhì)期控制 ? 信息系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)出庫環(huán)節(jié)做到先進(jìn)先出控制，防止一些物資庫齡過長，最終報(bào)廢 ? 信息系統(tǒng)系統(tǒng)要提供預(yù)警功能，對臨近過期的物資信息能夠自動(dòng)報(bào)警 第四，上報(bào)物資需求計(jì)劃應(yīng)盡量準(zhǔn)確，否則一旦需求放大，導(dǎo)致“多購”，最終會造成庫存積壓 ? 為保證安全生產(chǎn)，各單位上報(bào)物資需求可能大于實(shí)際需要量 ? 分公司、生產(chǎn)運(yùn)行部基于安全生產(chǎn)的前提，核定的物資消耗定額可能大于實(shí)際需要量 ? 基建物資和生產(chǎn)運(yùn)行物資的分別管理，可能大于實(shí)際需要量 ? 因?yàn)榻?jīng)濟(jì)批量采購，供應(yīng)部門采購的物資可能大于實(shí)際需要量 直接導(dǎo)致“多購” 最終造成庫存積壓 第五，工單錄入的滯后，是造成 EAM系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的主要原因之一 工單錄入的 滯后 器材驗(yàn)收單 的滯后 器材調(diào)撥單 的滯后 EAM系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn) 第六，封閉的庫存信息，不利于降低庫存目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) ? 在中石油系統(tǒng)內(nèi)，對重要備品備件采用庫存信息交流，實(shí)現(xiàn)庫存信息共享，能起到降低庫存的作用 ? 公開呆滯物資的庫存信息，能夠及時(shí)處理呆滯物資，從而起到降低庫存的作用 ? 對供應(yīng)商公開物資消耗信息，便于供應(yīng)商及時(shí)安排補(bǔ)貨，從而減少不必要的采購 對 x天然氣公司倉儲管理控制的建議總結(jié) 一、借助信息系統(tǒng)的支持 ，避免 平庫失真情況的發(fā)生 二、完善并嚴(yán)格執(zhí)行《物資倉儲管理辦法》，加強(qiáng)物資保養(yǎng)管理 三、借助信息化手段，及時(shí)處理呆滯物資 四、物資需求計(jì)劃盡量準(zhǔn)確，避免需求放大情況 五、及時(shí)錄入工單，保證 EAM系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確 六、實(shí)現(xiàn)庫存信息共享，促進(jìn)交流和合作，最終達(dá)到降低庫存的目標(biāo) 目 錄 一、 x天然氣內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析階段工作回顧 二、 x天然氣內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)論綜述 三、 x天然氣內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析及建議 財(cái)務(wù)管理控制差異分析 計(jì)劃管理控制差異分析 物資供應(yīng)管理差異分析 倉儲管理控制差異分析 其他方面管理控制差異分析 四、一些管理改進(jìn)建議 x天然氣公司其他管理控制中存在的差異 一、目前各部門的《崗位規(guī)范》內(nèi)容與目前實(shí)際情況有較大出入，需要重新修訂 二、部分培訓(xùn)管理的實(shí)際操作與《培訓(xùn)管理程序》規(guī)定不符 三、 《事故管理程序》需要增加事故統(tǒng)計(jì)計(jì)算、保險(xiǎn)索賠、賠付及罰款處理等內(nèi)容 四、 《污染物管理規(guī)定》需要增加有關(guān)排污費(fèi)用的審批等內(nèi)容 五、數(shù)據(jù)編碼工作的實(shí)際操作沒有按《 EAM系統(tǒng)管理程序》規(guī)定執(zhí)行 六、器材代碼的搜索條件單一，影響工單錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性 七、 EAM系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)管理未能和設(shè)備管理結(jié)合起來，不能及時(shí)掌握固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)信息 八、雖然公司的股權(quán)投資比重較小，但為了股權(quán)投資的管理，規(guī)避潛在投資風(fēng)險(xiǎn)，需要制定《股權(quán)投資管理辦法》 九、 x天然氣的內(nèi)部審計(jì)工作主要由上級部門或聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)來完成 ，目前缺少《內(nèi)部審計(jì)管理程序》 第一，目前各部門的《崗位規(guī)范》內(nèi)容與目前實(shí)際情況有較大出入，需要重新修訂，首先明確崗位職責(zé) ? 系統(tǒng)管理崗：按規(guī)定系統(tǒng)管理崗不能同時(shí)是系統(tǒng)的操作人員，尤其是會計(jì)憑證的錄入人員不能兼任系統(tǒng)管理崗，需要進(jìn)行崗位調(diào)整，并修改《規(guī)范》 ? 外幣業(yè)務(wù)相關(guān)的出納及會計(jì)崗位應(yīng)該明確由專人兼任，尤其是購匯、付匯業(yè)務(wù)，由專人辦理，定期輪換人員；需要在《規(guī)范》中補(bǔ)充完善 ? 實(shí)際工作中，審核憑證的工作由高級主管負(fù)責(zé)，《規(guī)范》中的審核崗負(fù)責(zé)審核所有的憑證，與實(shí)際操作不符，需要修改 財(cái)務(wù)部崗位存在的問題 明確崗位職責(zé)后，還需要補(bǔ)充崗位操作規(guī)范 ? 明確各級別財(cái)務(wù)人員的使用財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的權(quán)限范圍。 負(fù)責(zé)存放廢舊物資的倉庫對回收的廢舊物資應(yīng)妥善進(jìn)行保管 ，并應(yīng)建立實(shí)物賬 ， 做到賬 、 卡 、物三對口 ， 并按規(guī)定擺放 。 對容易腐爛和變質(zhì)物資隨時(shí)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng) ， 并認(rèn)真填寫物資維護(hù)保養(yǎng)記錄 。 ? 第五周，第二批 10個(gè)到貨，可用量為 17個(gè)。 經(jīng)濟(jì)批量采購 需求放大 需求不明確 庫存物資積壓 工程設(shè)計(jì)變更 重復(fù)采購 不合格物資 入庫 物資缺乏 保養(yǎng) 呆滯物資不能 及時(shí)處理 降低庫存不僅僅是供應(yīng)部的工作，需要公司各部門的大力配合，需要“綜合治理” 第一，在某些情況下，平庫動(dòng)作可能失真 ? 可用量 = 現(xiàn)有庫存量 － 需求申請量 ? 可用量是當(dāng)前即時(shí)的可用量，不涉及未來的可用量 ? 可用量 = 現(xiàn)有庫存量 ＋ 計(jì)劃收到量 － 需求申請量 ? 不僅要知道當(dāng)前的可用量，還有知道未來的可用量 現(xiàn)狀： 應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)： 一個(gè)采購之前的平庫動(dòng)作失真的的例子（理論上） 例如某備件庫存量 4個(gè)，安全庫存 4個(gè)，經(jīng)濟(jì)采購批量 10個(gè)，采購周期 3周。不適用控制文件的文號及名稱 文件不完善控制不充分風(fēng)險(xiǎn)描述控制目標(biāo)具體描述現(xiàn)有控制措施詳見 RCD文檔 第四，供應(yīng)部雖然再三要求不相容職責(zé)要分離，但仍存在個(gè)別違規(guī)的情況 驗(yàn)收單號： BJK31070001 開單日期： 2020715 驗(yàn)收日期： 2020715 供貨單位：德州新北方電子應(yīng)用中心 合同號： SYDS04158 器材：管道避雷器 FK2 實(shí)收數(shù)量 2 實(shí)際單價(jià) 2700 實(shí)際金額 5400