【正文】 （含圖紙、照片、錄音、磁盤、光盤等），都應(yīng)收集齊全歸入項(xiàng)目檔案。具體應(yīng)做到： （一） 檔案材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。 （ 五 ） 錄音、錄像、照片文件材料應(yīng)保證載體的有效性，并附以必要的情況說(shuō)明。 竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，監(jiān)理單位要對(duì)所監(jiān)工程竣工資料進(jìn)行認(rèn)真審查并簽署意見(jiàn)。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 5 （ 三 ） 凡按一般性圖紙變更及符合杠改或劃改（文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制）要求的變更，可在原圖上修改（必須是新藍(lán)圖），在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號(hào)和條款號(hào)，無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明，并加蓋簽署竣工圖章。 （ 六 ） 竣工圖統(tǒng)一按 GB/《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》，統(tǒng)一疊成 A4 圖幅（ 210mm 297mm）。竣工圖章中的內(nèi)容填寫齊全、清楚，不得代簽。 （ 十三 ） 一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊(cè)的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)中，或在備考表中說(shuō)明。因修改須重新繪圖的，由設(shè)計(jì)原因引起的，由設(shè)計(jì)單位承擔(dān)費(fèi)用；由施工單位原因引起的 ， 由施工單位承擔(dān)費(fèi)用；由建設(shè)單位原因引起的，由建設(shè)單位承擔(dān)費(fèi)用。案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期按最長(zhǎng)的確定。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷。如果一個(gè)卷內(nèi)有兩個(gè)以上專業(yè)（或項(xiàng)目）的設(shè)計(jì)文件，則可以先分專業(yè)（項(xiàng)目），然后按原有編號(hào)排列。 各種文字報(bào)告的排列。 文字材料和圖樣材料 混合組成的案卷，其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料。頁(yè)號(hào)是案卷內(nèi)文件材料排列的順序號(hào)。圖 紙頁(yè)號(hào) 在右下角 。 （ 二 ） 卷內(nèi)目錄的填寫。 序號(hào)。 責(zé)任者。 日期。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 8 （ 三 ） 卷內(nèi)備考表的編制。 （ 四 ） 案卷封面的編制。二是工程階段或部位名稱特征，如工程設(shè) 計(jì)階段的材料（階段特征），某專業(yè)的文件材料（專業(yè)特征）等等。 保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。 脊背規(guī)格與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同，脊背制作用紙要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 （ 三 ） 單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋檔號(hào)章，并填寫檔號(hào)。 （ 七 ） 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為 297 mm 210 mm。 第 二 十 九 條 項(xiàng)目公司內(nèi)部管理文件，科研、生產(chǎn)、銷售文件等按集團(tuán)檔案管理規(guī)定歸檔。 第 三十 三 條 外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 第 三 十 五 條 歸檔套數(shù) （ 一 ） 向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T移交檔案套數(shù)按項(xiàng)目所在地檔案主管部門要求提交。 （ 三 ） 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。 （ 二 ） 施工單位將經(jīng)整理、立卷的施工文件交監(jiān)理單位審查，監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查并簽署意見(jiàn)。 第 三十九 條 辦理歸檔手續(xù)時(shí)，應(yīng)將檔案案卷、案卷移交清冊(cè)、歸檔審簽單（見(jiàn)附錄）一并交公司檔案室辦理交接手續(xù)。 檔案柜架標(biāo)識(shí)清楚、排列整齊、間距合理。 第四十 一 條 檔案利用 一、有 2 種以上檢索工具（如案卷目錄和卷內(nèi)目錄）。 五、編制檔案案卷級(jí)目錄。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 13 案 卷 移 交 清 冊(cè) 合同項(xiàng)目名稱及合同編號(hào)： 移交單位：（蓋章） 接收單位：（蓋章） 移 交 人：（簽字） 接 收 人：（簽字） 共有案卷： 案卷移交目錄頁(yè)數(shù)： 年 月 日 案 卷 移 交 目 錄 序 號(hào) 案卷號(hào) 案卷題名 案卷起止日期 數(shù)量 備 注 文字材料 圖樣材料 綜合卷 卷 頁(yè) 卷 頁(yè) 卷 頁(yè) 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 14 附件 2： 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號(hào)編制原則 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號(hào)編制原則 第一條 總則 適用范圍：本規(guī)則適用于集團(tuán)太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號(hào)編制。 一級(jí)類目代碼分別為： 0— 黨群， 1— 行政， 2— 經(jīng)營(yíng)管理， 3— 采購(gòu) 銷售， 4— 金融、財(cái)務(wù)、審計(jì)， 5— 人事， 6科研， 7生產(chǎn)、產(chǎn)品， 8基本建設(shè)， 9設(shè)備儀器 。 聲像檔案在二級(jí)類目下組卷， A：代表照片， B：代表錄音帶， C：代表錄漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 17 相帶， D：代表磁盤， E：代表光盤， F：代表底片， G：代表實(shí)物。 全宗號(hào)由集團(tuán)檔案管理部門指定給每個(gè)單位，全宗號(hào)中含各單位名稱漢語(yǔ)拼音首字母，以四位代碼以內(nèi)為宜。 案卷號(hào)。 招標(biāo)、投標(biāo)文件 （招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件，投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投資澄清文件、修 正文件，開(kāi)標(biāo)議程、開(kāi)標(biāo)大會(huì)簽字表、報(bào)價(jià)表、評(píng)標(biāo)紀(jì)律、評(píng)標(biāo)人員簽字表、評(píng)標(biāo)紀(jì)錄、報(bào)告，中標(biāo)通知書）。 實(shí)例： 例 1:廣東漢能光伏有限公司文書檔案檔號(hào) 例 2：廣東漢能光伏有限公司工程檔案檔號(hào) 案卷號(hào)（第 1 卷） 三級(jí)類目（施工方案） 二級(jí)類目（土建施工文件） 一級(jí)類目（基本建設(shè)） 全宗號(hào)（代表廣東 漢能 光伏有限公司） GDGF — 8 3 1 — 001 案卷號(hào)（第 9 卷） 三級(jí)類目（ 1 為發(fā)文） 二級(jí)類目（ 2 為收發(fā)文） 一級(jí)類目（ 1 為行政管理） 年度 全宗號(hào)（代表廣東 漢能 光伏有限公司） GDGF — 2021 — 1 2 1 — 009 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 18 例 3：廣東漢能光伏有限公司工程聲像檔案檔號(hào) 案卷號(hào)（第 1 卷） 聲像檔案類別代碼照片 二級(jí)類目（土建施工文件） 一級(jí)類目（基本建設(shè)） 全宗號(hào) （代表廣東 漢能 光伏有限公司 ） GDGF — 8 3 A — 001 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 19 附件 3： 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類歸檔范圍保管期限參照表 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類、歸檔范圍、保管期限參照表 檔案分類及歸檔范圍 保管期限 0— 黨 群 00 黨務(wù)綜合 000 上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)文件材料 長(zhǎng)期 001 黨代會(huì)材料，黨委會(huì)、黨支部會(huì)議紀(jì)要、決議及會(huì)議討論文件 長(zhǎng)期 002 黨委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 長(zhǎng)期 003 黨委決定、通報(bào)、通知 長(zhǎng)期 004 各支部工作計(jì)劃、總結(jié)，請(qǐng)示及批復(fù) 長(zhǎng)期 005 黨委大事記，簡(jiǎn)報(bào) 長(zhǎng)期 006 重要領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本單位形成的題詞、講話、聲像 等重要文件材料 永久 007 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久 008 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料，報(bào)表 永久 009 表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料 長(zhǎng)期 01 組織工作 010 組織工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度、條例等 永久 011 組織工作會(huì)議文件、資料（包括會(huì)議的組織、會(huì)議形成的指示、 決定、報(bào)告、通知等） 永久 012 組織工作調(diào)查研究材料 長(zhǎng)期 013 黨群組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù) 永久 014 黨建 材料：發(fā)展黨員計(jì)劃、黨內(nèi)重要組織活動(dòng)材料，支部、黨委改選報(bào)告及審批材料，黨員轉(zhuǎn)正或取消資格名單等材料 長(zhǎng)期 015 黨員名冊(cè)、黨費(fèi)存根 長(zhǎng)期 019 其他 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 20 02 宣傳工作 020 宣傳工作指導(dǎo)性、管理性文件材料 長(zhǎng)期 021 宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度 永久 022 重大活動(dòng)宣傳策劃材料，攝影、攝像、畫冊(cè)、宣傳品等 長(zhǎng)期 023 重大活動(dòng)的媒體報(bào)道材料 長(zhǎng)期 024 宣傳工作會(huì)議文件、資料（包括會(huì)議的組織、會(huì)議形成的指示、 通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等） 永久 025 反映本單位各類重大活動(dòng)的 剪報(bào)、宣傳稿、本單位辦的報(bào)刊 、 簡(jiǎn)報(bào)、出版物樣本與定稿 等 永久 026 文體活動(dòng)資料 短期 029 其他 03 工會(huì) 030 上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件材料 長(zhǎng)期 031 工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 長(zhǎng)期 032 職工代表大會(huì)及有關(guān)會(huì)議文件 長(zhǎng)期 033 工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)文件（通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、 領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等） 長(zhǎng)期 034 表彰工會(huì)先進(jìn)集體、個(gè)人材料，名單 長(zhǎng)期 035 工會(huì)干部名冊(cè)，會(huì)員名冊(cè) 長(zhǎng)期 036 工會(huì)重大活動(dòng)形成的材料 長(zhǎng)期 037 工會(huì)會(huì) 費(fèi) 管理 長(zhǎng)期 039 其它 04 紀(jì)檢 監(jiān)察 040 紀(jì)檢、監(jiān)察工作的指導(dǎo)性、管理性文件 長(zhǎng)期 041 紀(jì)檢監(jiān)察規(guī)章制度 永久 042 紀(jì)檢監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)，調(diào)查材料及重要數(shù)據(jù) 永久 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 21 043 紀(jì)檢監(jiān)察會(huì)議記錄、記要 長(zhǎng)期 044 黨員處分、復(fù)查材料， 違紀(jì)案件調(diào)查處理材料 ， 重大案件的立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見(jiàn)等材料 永久 045 民主評(píng)議材料 長(zhǎng)期 046 紀(jì)檢監(jiān)察重大活動(dòng)形成的材料 長(zhǎng)期 049 其它 05 協(xié)會(huì) 050 專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)重要活動(dòng)的文件材料 長(zhǎng) 期 051 一般活動(dòng)的文件材料 短期 059 其它 1— 行 政 10 行政綜合 100 相關(guān)部門 頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長(zhǎng)期 101 重要 領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料 永久 102 行政工作制度、規(guī)范等 永久 109 其它 11 行政事務(wù) 110 行政工作計(jì)劃、總結(jié)等 永久 111 行政工作 會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定 、 通報(bào) 、 任務(wù)單、備忘錄等形式文件 永久 112 重要往來(lái)函件（含電子郵件） 長(zhǎng)期 113 文秘、信訪等方面的文件材料 長(zhǎng)期 114 法紀(jì)監(jiān)察：法 律事務(wù)，違紀(jì)案件調(diào)查審理等 長(zhǎng)期 115 企業(yè)的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名 ， 啟用與廢止印 章的文件及印 模等 永久 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 22 116 實(shí)物檔案：?jiǎn)挝缓蛦挝回?fù)責(zé)人獲得的錦旗、牌匾、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書等；工藝品、字畫以及其他具有特色的物品等；著名書畫家和領(lǐng)導(dǎo)人書法、繪畫作品，著作、題詞及其他手跡等；本行業(yè)開(kāi)發(fā)研制的易于保存的名優(yōu)產(chǎn)品的樣品；其他與本單位社會(huì)職能有關(guān)或具有參考和憑證作用的實(shí)物 永久 119 其它 12 收發(fā)文 120 收文 永久 121 發(fā)文 永久 129 其它 13 機(jī)要、保密 130 工 商行政管理（包括企業(yè)工商登記、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各項(xiàng)證書等） 永久 131 簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)紙 長(zhǎng)期 132 組織沿革、大事記 永久 133 法律及公證事務(wù)中形成的文件材料 （包括談判資料、授權(quán)書、證明等） 永久 134 爭(zhēng)議解決（自主參與訴訟 /仲裁，委托律師參與訴訟 /仲裁） 永久 135 合作研發(fā)機(jī)構(gòu)高級(jí)研究人員相關(guān)資料、信息 長(zhǎng)期 136 機(jī)密技術(shù)交流文件 長(zhǎng)期 137 專利 永久 138 企業(yè)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密 永久 139 其他 14 后勤 安全保衛(wèi) 140 后勤管理規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等 長(zhǎng)期 141 工作計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期 142 后勤重要工作請(qǐng)示報(bào)告與批復(fù) 長(zhǎng)期 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 23 143 物資管理（包括維