【正文】 （含圖紙、照片、錄音、磁盤、光盤等），都應(yīng)收集齊全歸入項目檔案。具體應(yīng)做到： （一） 檔案材料必須完整、準確、系統(tǒng)，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。 （ 五 ） 錄音、錄像、照片文件材料應(yīng)保證載體的有效性，并附以必要的情況說明。 竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核，監(jiān)理單位要對所監(jiān)工程竣工資料進行認真審查并簽署意見。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 5 （ 三 ） 凡按一般性圖紙變更及符合杠改或劃改（文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制）要求的變更，可在原圖上修改（必須是新藍圖），在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號，無法在圖紙上表達清楚的，應(yīng)在標題欄上方或左邊用文字說明，并加蓋簽署竣工圖章。 （ 六 ） 竣工圖統(tǒng)一按 GB/《技術(shù)用圖復制圖的折疊方法》，統(tǒng)一疊成 A4 圖幅（ 210mm 297mm）。竣工圖章中的內(nèi)容填寫齊全、清楚，不得代簽。 （ 十三 ） 一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。因修改須重新繪圖的，由設(shè)計原因引起的，由設(shè)計單位承擔費用；由施工單位原因引起的 ， 由施工單位承擔費用；由建設(shè)單位原因引起的，由建設(shè)單位承擔費用。案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期按最長的確定。隨機圖樣也可單獨組卷。如果一個卷內(nèi)有兩個以上專業(yè)（或項目）的設(shè)計文件，則可以先分專業(yè)（項目），然后按原有編號排列。 各種文字報告的排列。 文字材料和圖樣材料 混合組成的案卷，其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料。頁號是案卷內(nèi)文件材料排列的順序號。圖 紙頁號 在右下角 。 （ 二 ） 卷內(nèi)目錄的填寫。 序號。 責任者。 日期。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 8 （ 三 ） 卷內(nèi)備考表的編制。 （ 四 ） 案卷封面的編制。二是工程階段或部位名稱特征，如工程設(shè) 計階段的材料（階段特征），某專業(yè)的文件材料（專業(yè)特征）等等。 保管期限：分為永久、長期、短期三種。 脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同，脊背制作用紙要統(tǒng)一標準。 （ 三 ） 單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋檔號章，并填寫檔號。 （ 七 ） 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為 297 mm 210 mm。 第 二 十 九 條 項目公司內(nèi)部管理文件，科研、生產(chǎn)、銷售文件等按集團檔案管理規(guī)定歸檔。 第 三十 三 條 外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 第 三 十 五 條 歸檔套數(shù) （ 一 ） 向當?shù)刂鞴懿块T移交檔案套數(shù)按項目所在地檔案主管部門要求提交。 （ 三 ） 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 （ 二 ） 施工單位將經(jīng)整理、立卷的施工文件交監(jiān)理單位審查，監(jiān)理單位應(yīng)對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查并簽署意見。 第 三十九 條 辦理歸檔手續(xù)時，應(yīng)將檔案案卷、案卷移交清冊、歸檔審簽單（見附錄）一并交公司檔案室辦理交接手續(xù)。 檔案柜架標識清楚、排列整齊、間距合理。 第四十 一 條 檔案利用 一、有 2 種以上檢索工具（如案卷目錄和卷內(nèi)目錄）。 五、編制檔案案卷級目錄。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 13 案 卷 移 交 清 冊 合同項目名稱及合同編號： 移交單位：（蓋章） 接收單位：（蓋章） 移 交 人：（簽字） 接 收 人：（簽字） 共有案卷： 案卷移交目錄頁數(shù)： 年 月 日 案 卷 移 交 目 錄 序 號 案卷號 案卷題名 案卷起止日期 數(shù)量 備 注 文字材料 圖樣材料 綜合卷 卷 頁 卷 頁 卷 頁 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 14 附件 2： 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 第一條 總則 適用范圍：本規(guī)則適用于集團太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制。 一級類目代碼分別為： 0— 黨群， 1— 行政， 2— 經(jīng)營管理， 3— 采購 銷售， 4— 金融、財務(wù)、審計， 5— 人事， 6科研， 7生產(chǎn)、產(chǎn)品， 8基本建設(shè)， 9設(shè)備儀器 。 聲像檔案在二級類目下組卷， A：代表照片， B：代表錄音帶， C：代表錄漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 17 相帶， D：代表磁盤， E：代表光盤， F：代表底片， G：代表實物。 全宗號由集團檔案管理部門指定給每個單位，全宗號中含各單位名稱漢語拼音首字母，以四位代碼以內(nèi)為宜。 案卷號。 招標、投標文件 （招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件，投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投資澄清文件、修 正文件，開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀律、評標人員簽字表、評標紀錄、報告，中標通知書）。 實例： 例 1:廣東漢能光伏有限公司文書檔案檔號 例 2：廣東漢能光伏有限公司工程檔案檔號 案卷號（第 1 卷） 三級類目（施工方案） 二級類目（土建施工文件） 一級類目（基本建設(shè)） 全宗號（代表廣東 漢能 光伏有限公司） GDGF — 8 3 1 — 001 案卷號（第 9 卷） 三級類目（ 1 為發(fā)文） 二級類目（ 2 為收發(fā)文） 一級類目（ 1 為行政管理） 年度 全宗號（代表廣東 漢能 光伏有限公司） GDGF — 2021 — 1 2 1 — 009 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 18 例 3：廣東漢能光伏有限公司工程聲像檔案檔號 案卷號（第 1 卷） 聲像檔案類別代碼照片 二級類目（土建施工文件） 一級類目（基本建設(shè)） 全宗號 （代表廣東 漢能 光伏有限公司 ） GDGF — 8 3 A — 001 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 19 附件 3： 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類歸檔范圍保管期限參照表 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類、歸檔范圍、保管期限參照表 檔案分類及歸檔范圍 保管期限 0— 黨 群 00 黨務(wù)綜合 000 上級黨組織有關(guān)黨的建設(shè)文件材料 長期 001 黨代會材料，黨委會、黨支部會議紀要、決議及會議討論文件 長期 002 黨委工作計劃、報告、總結(jié) 長期 003 黨委決定、通報、通知 長期 004 各支部工作計劃、總結(jié)，請示及批復 長期 005 黨委大事記，簡報 長期 006 重要領(lǐng)導、上級機關(guān)視察、檢查本單位形成的題詞、講話、聲像 等重要文件材料 永久 007 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久 008 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料，報表 永久 009 表彰獎勵材料 長期 01 組織工作 010 組織工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度、條例等 永久 011 組織工作會議文件、資料（包括會議的組織、會議形成的指示、 決定、報告、通知等） 永久 012 組織工作調(diào)查研究材料 長期 013 黨群組織機構(gòu)設(shè)置、變動的報告及決定、批復 永久 014 黨建 材料：發(fā)展黨員計劃、黨內(nèi)重要組織活動材料，支部、黨委改選報告及審批材料，黨員轉(zhuǎn)正或取消資格名單等材料 長期 015 黨員名冊、黨費存根 長期 019 其他 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 20 02 宣傳工作 020 宣傳工作指導性、管理性文件材料 長期 021 宣傳工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度 永久 022 重大活動宣傳策劃材料，攝影、攝像、畫冊、宣傳品等 長期 023 重大活動的媒體報道材料 長期 024 宣傳工作會議文件、資料（包括會議的組織、會議形成的指示、 通知、報告、會議紀要等） 永久 025 反映本單位各類重大活動的 剪報、宣傳稿、本單位辦的報刊 、 簡報、出版物樣本與定稿 等 永久 026 文體活動資料 短期 029 其他 03 工會 030 上級有關(guān)工會工作的文件材料 長期 031 工會工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度，統(tǒng)計數(shù)據(jù) 長期 032 職工代表大會及有關(guān)會議文件 長期 033 工會會員代表大會文件（通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、 領(lǐng)導講話、大會發(fā)言等） 長期 034 表彰工會先進集體、個人材料，名單 長期 035 工會干部名冊，會員名冊 長期 036 工會重大活動形成的材料 長期 037 工會會 費 管理 長期 039 其它 04 紀檢 監(jiān)察 040 紀檢、監(jiān)察工作的指導性、管理性文件 長期 041 紀檢監(jiān)察規(guī)章制度 永久 042 紀檢監(jiān)察工作計劃、總結(jié)，調(diào)查材料及重要數(shù)據(jù) 永久 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 21 043 紀檢監(jiān)察會議記錄、記要 長期 044 黨員處分、復查材料， 違紀案件調(diào)查處理材料 ， 重大案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料 永久 045 民主評議材料 長期 046 紀檢監(jiān)察重大活動形成的材料 長期 049 其它 05 協(xié)會 050 專業(yè)學會、協(xié)會重要活動的文件材料 長 期 051 一般活動的文件材料 短期 059 其它 1— 行 政 10 行政綜合 100 相關(guān)部門 頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長期 101 重要 領(lǐng)導視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料 永久 102 行政工作制度、規(guī)范等 永久 109 其它 11 行政事務(wù) 110 行政工作計劃、總結(jié)等 永久 111 行政工作 會議記錄、紀要、決定 、 通報 、 任務(wù)單、備忘錄等形式文件 永久 112 重要往來函件（含電子郵件） 長期 113 文秘、信訪等方面的文件材料 長期 114 法紀監(jiān)察：法 律事務(wù)，違紀案件調(diào)查審理等 長期 115 企業(yè)的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名 ， 啟用與廢止印 章的文件及印 模等 永久 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 22 116 實物檔案：單位和單位負責人獲得的錦旗、牌匾、獎狀、獎杯、證書等；工藝品、字畫以及其他具有特色的物品等；著名書畫家和領(lǐng)導人書法、繪畫作品，著作、題詞及其他手跡等；本行業(yè)開發(fā)研制的易于保存的名優(yōu)產(chǎn)品的樣品；其他與本單位社會職能有關(guān)或具有參考和憑證作用的實物 永久 119 其它 12 收發(fā)文 120 收文 永久 121 發(fā)文 永久 129 其它 13 機要、保密 130 工 商行政管理（包括企業(yè)工商登記、營業(yè)執(zhí)照、各項證書等） 永久 131 簡報、報紙 長期 132 組織沿革、大事記 永久 133 法律及公證事務(wù)中形成的文件材料 （包括談判資料、授權(quán)書、證明等） 永久 134 爭議解決（自主參與訴訟 /仲裁，委托律師參與訴訟 /仲裁） 永久 135 合作研發(fā)機構(gòu)高級研究人員相關(guān)資料、信息 長期 136 機密技術(shù)交流文件 長期 137 專利 永久 138 企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密 永久 139 其他 14 后勤 安全保衛(wèi) 140 后勤管理規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等 長期 141 工作計劃、總結(jié) 長期 142 后勤重要工作請示報告與批復 長期 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 23 143 物資管理（包括維