【正文】 稱(chēng) 行政 秘書(shū) 崗位編號(hào) 所在部門(mén) 院部 崗位定員 直接上級(jí) 院部副部長(zhǎng) 職系 直接下級(jí) 無(wú) 所轄人員 無(wú) 崗位分析日期 2021年 10月 本職： 負(fù)責(zé)院部的文書(shū)、行政事務(wù)和其他程序性工作 職責(zé)與工作任務(wù)： 職 責(zé) 一 職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)公文處理工作 工作時(shí)間百分比： 30% 工作 任務(wù) 辦理來(lái)、發(fā)文登記，填寫(xiě)文件傳閱單，上交院部副部長(zhǎng) 傳遞及催辦（根據(jù)登文記錄和時(shí)間）辦 公室文件 辦理上級(jí)主管部門(mén)及其他下屬單位的文件交換 職 責(zé) 二 職責(zé)表述： 完成 日常行政 事務(wù)工作 工作時(shí)間百分比： 25% 工作 任務(wù) 承擔(dān)院聯(lián)席會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、院務(wù)會(huì)等會(huì)議的通知 布置會(huì)場(chǎng)、調(diào)試設(shè)備 接待來(lái)訪、接聽(tīng)、傳達(dá)日常電話、傳真， 處理、回復(fù)信函 承擔(dān)院領(lǐng)導(dǎo)的后勤保障、差旅費(fèi)用的借還、外出機(jī)、車(chē)票的訂購(gòu)及外出車(chē)輛的安排等工作 負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、管理各類(lèi)禮品 職 責(zé) 三 職責(zé)表述： 落實(shí)文件、印、信管理 工作時(shí)間百分比： 20% 工作 任務(wù) 承擔(dān)公文及會(huì)議內(nèi)容的安全和保密責(zé)任 承擔(dān)院部文件、資料、檔案的保管和定期歸檔工作 保管印鑒、介紹信并對(duì)其使用進(jìn)行管理 職 責(zé) 四 職責(zé)表述： 打字復(fù)印工作 工作時(shí)間百分比： 10% 工作 任務(wù) 及時(shí)、規(guī)范地完成規(guī)定范圍內(nèi)的文稿錄入、校對(duì)和排版打印工作 承擔(dān)文檔的復(fù)印及填寫(xiě)復(fù)印記錄單的工作 錄入后的文稿存檔、上交、送還或銷(xiāo)毀 負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)內(nèi)文件的安全和保密工作 職 責(zé) 五 職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)對(duì) 打字、復(fù)印設(shè)備的日常維護(hù) 工作時(shí)間百分比 5% 工作 任務(wù) 正確、規(guī)范使用計(jì)算機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī) 進(jìn)行日常設(shè)備的基本保養(yǎng)、維護(hù) 發(fā)現(xiàn)設(shè)備使用異常，及時(shí)向主管副部長(zhǎng)上報(bào)情況 職責(zé) 六 職責(zé)表述： 完成上級(jí)交辦的其他工作 工作時(shí)間百分比： 5% 權(quán)力： 辦公室文件傳遞的督促權(quán) 印鑒、介紹信的使用的審查權(quán) 工作協(xié)作關(guān)系： 內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系 某院 各職能部門(mén)、研究室 外部協(xié)調(diào)關(guān)系 無(wú) 任職資格 ： 教育水平 大學(xué)本科及以上學(xué)歷 專(zhuān)業(yè) 文秘專(zhuān)業(yè)、中文專(zhuān)業(yè)或者其他文科類(lèi)專(zhuān)業(yè) 培訓(xùn)經(jīng)歷 經(jīng)過(guò)文秘及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn) 經(jīng)驗(yàn) 3年以上工作經(jīng)驗(yàn) ， 1年以上相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗(yàn) 知識(shí) 具備相應(yīng)的行政管理知識(shí)、秘書(shū)知 識(shí)、文書(shū)撰寫(xiě)知識(shí) 技能技巧 能夠熟練使用辦公自動(dòng)化設(shè)備和辦公軟件；具備一定的寫(xiě)作能力、表達(dá)能力 其它： 使用工具設(shè)備 一般辦公自動(dòng)化設(shè)備 工作環(huán)境 一般的辦公環(huán)境 工作時(shí)間特征 正常工作時(shí)間 所需記錄文檔 通知、簡(jiǎn)報(bào)、印章、介紹信 備注： 秘書(shū) 職位說(shuō)明書(shū) 基本情況 職位名稱(chēng) 秘書(shū) 職位編號(hào) 所屬部門(mén) 辦公室 直接上級(jí) 主任 直接下屬 職責(zé) 1. 督促、檢查各部門(mén)月度工作完成情況。 申請(qǐng)人簽署： 日期： 年 月 日 見(jiàn)本書(shū) 第 35 頁(yè) 業(yè)務(wù)部檔案管理員職務(wù)說(shuō)明書(shū) 崗位名稱(chēng) 檔案管理員 崗位編號(hào) 所在部門(mén) 業(yè)務(wù)部 崗位定員 直接上級(jí) 業(yè)務(wù)部經(jīng)理 工資等級(jí) 直接下級(jí) 薪酬類(lèi)型 所轄人員 崗位分析日期 2021 年 3 月 本職： 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)、客戶(hù)（經(jīng)銷(xiāo)商）的檔案管理工作，以及建立部門(mén)內(nèi)經(jīng)營(yíng)管理、質(zhì)量管理、行政管理、信息化管理等檔案管理體系 職責(zé)及工作任務(wù)： 職 責(zé) 一 職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)檔案的收集，分類(lèi)管理 工作 任務(wù) 負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門(mén)和個(gè)人手中的文件、資料集中起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理、立卷、當(dāng)檔保存 收集供應(yīng)產(chǎn)品 相關(guān)行業(yè)技術(shù)質(zhì)量信息、市場(chǎng)供應(yīng)信息并歸檔，為部門(mén)或公司供應(yīng)決策提供建議 負(fù)責(zé)將各類(lèi)信息綜合處理，并分類(lèi)管理，建立業(yè)務(wù)部檔案管理體系 職 責(zé) 二 職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)控制和監(jiān)督供應(yīng)合同履行 工作 任務(wù) 根據(jù)公司年度采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃，協(xié)助業(yè)務(wù)部組織產(chǎn)品采購(gòu)供應(yīng) 依據(jù)合同條款，為供應(yīng)合同的履行和產(chǎn)品采購(gòu)供應(yīng)實(shí)施的監(jiān)督提供檔案支持 職 責(zé) 三 職責(zé)表述： 做好采購(gòu)供應(yīng)、商品銷(xiāo)售產(chǎn)品信息收集。 三、入職條件 求 思想政治態(tài)度端正，具有很強(qiáng)的工作責(zé)任感，能夠主動(dòng)、創(chuàng)造性地開(kāi)展工作；具有較強(qiáng)的成本意識(shí)；具有較強(qiáng)的綜合分析、理解和判斷能力、人際溝通能力、邏輯思維能力和很強(qiáng)的語(yǔ)言文字組織表達(dá)能力和協(xié)調(diào)能力，掌握文秘、宣傳、公共關(guān)系和法律等業(yè)務(wù)知識(shí)，較強(qiáng)的市場(chǎng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和全局觀念；身體健康，能勝任所聘崗位的工作。 見(jiàn)本書(shū) 第 35 頁(yè) 崗位說(shuō)明書(shū) 、專(zhuān)業(yè)、經(jīng)歷和知識(shí)技能要求 （ 1）基本條件 年齡： 30 周歲以下 學(xué)歷：大學(xué)本科及以上學(xué)歷 專(zhuān)業(yè)：中文、管理或相關(guān)專(zhuān)業(yè) 經(jīng)歷：有從事相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作或綜合管理工作經(jīng) 歷 知識(shí)技能：了解管理流程，具備管理、中文、公共關(guān)系學(xué)、法律等基礎(chǔ)知識(shí)，了解學(xué)院管理工作狀況，具備繼續(xù)學(xué)習(xí)提高的能力。 工作 任務(wù) 協(xié)助部門(mén)經(jīng)理、質(zhì)量部門(mén)以及相關(guān)組織對(duì)供應(yīng)商（客戶(hù)、生產(chǎn)企業(yè)）資質(zhì)、質(zhì)量文檔的收集 ]整理 協(xié)助供 應(yīng)商（生產(chǎn)企業(yè)）對(duì)來(lái)往賬，庫(kù)存商品的跟蹤處理，負(fù)責(zé)建立檔案管理關(guān)系 負(fù)責(zé)對(duì)新產(chǎn)品上市、供應(yīng)信息、產(chǎn)品信息的收集，并對(duì)管理國(guó)家政策、政府監(jiān)管理部門(mén)的發(fā)布信息的收集，并歸檔為決策提供支持。 2. 編寫(xiě)、印發(fā)《月度工作通報(bào)》和半年、年度的《公司工作報(bào)告》。 12. 13. 14. 15. 職權(quán) 1. 公司部分行政指令執(zhí)行情況的督查權(quán)。 5． 負(fù)責(zé)管理總經(jīng)辦傳真機(jī)； 6． 嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類(lèi)文件； 7． 協(xié)助辦公室主任起草、修訂各類(lèi)管理文件； 8． 協(xié)助辦公室主任組織公司各類(lèi)活動(dòng)； 9． 定期向總經(jīng)辦主任述職； 10． 積極配合、主動(dòng)完成總辦公室主任臨時(shí)委派的其他工作。 √ 知 識(shí) 專(zhuān)業(yè)知識(shí) 具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能夠在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有創(chuàng)新并可以指導(dǎo)他人的工作（專(zhuān)家）。 √ 決策 對(duì)復(fù)雜的工作迅速做出果斷正確的決策。 √ 計(jì)算機(jī)技巧 熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)。 部分 數(shù)量性、質(zhì)量性 3 收集整理工作 為了部門(mén)在開(kāi)展工作是及時(shí)有效，按照要求，收集法律、法規(guī)并實(shí)時(shí)歸納總結(jié)，協(xié)助經(jīng)理做好日常行政工作，整理好部門(mén)檔案、資料，做好存檔、管理。 （ 3） 負(fù)責(zé)審檢對(duì)外的發(fā)文， 對(duì)內(nèi)的行文。 （ 2） 對(duì)秘書(shū)違反紀(jì)律行為有批評(píng)權(quán)。 （ 6） 起草公司上行文及本部門(mén)公文，校對(duì)公司行政行文文稿。 （ 10） 保管公司印章和介紹信，在批準(zhǔn)后使用并做好登記。 （ 14） 收集、整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議。 （ 18）