【正文】 預(yù)定表。 本題主要考核本課程的第八章第 4 點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)和管理”這一知識(shí)點(diǎn)。 五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？ 本題主要考核本課程的第五章第 3 點(diǎn)的“上司拒絕接見(jiàn)來(lái)訪者的做法”這一知識(shí)點(diǎn)。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。 三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 3．各自的優(yōu)劣： “電視會(huì)議” —— 優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。 本題主要考核本課程的第三章第 3 點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，并對(duì)這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行比較。 2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。 18 《辦公室實(shí)務(wù) 》重難點(diǎn) (2) 一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。 15 其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上 司留在錄音機(jī)中的吩咐。 12 日程安排 替上司定約會(huì)并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。 接待賓客和員工的來(lái)訪。 7 信息資料 準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 替上司收集演講或報(bào)告的資料； 整理并組織好粗略的資料。 4 檔案管理 檔案管理。 2 文書(shū)制作 復(fù)印資料。 辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張； 2．軟盤(pán)、光盤(pán)等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 三者的關(guān)系為： 先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃 —— 實(shí)施 —— 檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。 3．與上司形成默契，可以直接找上司 商量、請(qǐng)示。 四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。 2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。 1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 1．首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法： 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。 本題主要考核本課程的第二章第 1 點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第 28 頁(yè)。 1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。 將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 打印文稿及表格。 5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 收集及整理各種信息。 9 接待工作 接待來(lái)訪賓客； 替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。 13 日常事務(wù) 閱讀并分類(lèi)信件； 自動(dòng)處理例行的事務(wù)； 替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。 本題主要考核本課程的第三章第 1 點(diǎn)的“電話接打”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。本題答題思路如下： 1．基本用途： “電視會(huì)議”主要用途是使相 隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。 “交互式電話會(huì)議” —— 優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。 本題主要考核本課程的第四章第 2 點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識(shí)點(diǎn)。 四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？ 本題主要考核本課程的第四章第 5 點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。本題從 5 個(gè)方面進(jìn)行回答： 1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)； 2．上司繁忙時(shí)； 3．上司即將外出時(shí)； 4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。以下為參考答案： 1．日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)： （ 1）年預(yù)定表。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。 本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類(lèi)型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候 —— 雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形 象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。 《辦公室實(shí)務(wù) 》重難點(diǎn) (4) 一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。 同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征；二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。 （ 3）過(guò)于敏感的話題。 （ 5）夸耀自己的話題。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 本題在 教材上有明確的答案，得分率很高。 1．類(lèi)型： （ 1）按問(wèn)題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時(shí)間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。 六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。 B． 上司為管理者時(shí)，文秘人員應(yīng)努力了解上司，但不能干預(yù)上司主要工作的經(jīng)營(yíng)管理。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來(lái)，要她寫(xiě)封回信，與這位代理商斷絕一切交易和關(guān)系，并命令李小姐立即將信打印寄出。 日程計(jì)劃表 時(shí)間 事項(xiàng) 地點(diǎn) 備注 9： 00 9： 30 經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部會(huì)會(huì)議（約兩小時(shí)） 董事長(zhǎng)室 10： 00 10： 30 11； 00 11： 30 12： 00 12： 30 13： 00 干部會(huì)議（約兩小時(shí)） 第一會(huì)議室 13： 30 14： 00 14： 30 15： 00 15： 30 16： 00 16： 30 17： 00 17： 30 18： 00 大陽(yáng)股份公司創(chuàng)立 30周年紀(jì)念會(huì) 太平洋飯店 3 樓 18： 30 19； 00 19： 30 20； 00 20： 30 上司今天的行動(dòng)日程如上表。要緊急約會(huì)。 聯(lián)誼會(huì)王先生可能約我下星期打高爾夫球，他說(shuō) 1月 20日左右會(huì)打電話給我，要確認(rèn)約定的時(shí)間。 （ 2） 在思考處理的方法時(shí)，可以一邊處理工作，一邊查核工作的優(yōu)先順序，以及各項(xiàng)工作處理方法的追蹤和完成，這樣更有效率。 （ ） 3 、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ ） 代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng) 仔 細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。 （ ） 三、簡(jiǎn)答題（每小題 10 分，共 20 分） 單位印章主要有哪些？印章的刻制有哪些規(guī)定 ？ 按照 2021 年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有哪幾種？ 四、設(shè)計(jì)題（每小題 10 分，共 20 分） 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9： 00 至 12： 00 召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。參加的有本單位、外單位的人員。劉小姐翻看了有關(guān)資料，找電話問(wèn)了一些情況，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。 9 日上午，大家正緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到?！倍螅约鹤谄?chē)后排座位上。（ 2）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名。 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。 題二 一、單項(xiàng)選擇題。