【正文】 費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。會(huì)議場(chǎng)地：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。5 執(zhí)行協(xié)議：雙方嚴(yán)格而又人性化的執(zhí)行協(xié)議，本著高度負(fù)責(zé)的合作理念，將雙 方的合作精神高度升華。雙方就服務(wù)項(xiàng)目服務(wù)流程，計(jì)劃推薦，及 服務(wù)的價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入細(xì)致的探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。2 咨詢：在此階段，我們將與委托方進(jìn)行多方面溝通，并就委托方的關(guān)心點(diǎn)提出 自己的預(yù)案供選擇。第一篇：會(huì)議籌備與接待一般工作流程會(huì)議籌備與接待一般工作流程作為專業(yè)的會(huì)展中心，承接、代理、舉辦各類會(huì)議會(huì)展。譬如在預(yù)算內(nèi)適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選 擇合適的餐飲場(chǎng)所及預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、以及會(huì)議的交通、接待等事宜。就代 表們返程的時(shí)間、車次、航班作一個(gè)初步的確定。追求會(huì)議的圓滿成功為一致目的。二：會(huì)議舉辦中會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)、車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。收入： 會(huì)議注冊(cè)費(fèi)，展場(chǎng)租金，協(xié)辦單位贊助費(fèi)，現(xiàn)場(chǎng)廣告，會(huì)議文件廣告等等 固定成本： 會(huì)議文件印刷，主題發(fā)言人酬金，交通費(fèi)用，推廣費(fèi)用，視聽(tīng)設(shè)備租金，辦 公室，會(huì)務(wù)人員費(fèi)用，翻譯，招待會(huì)，會(huì)場(chǎng)租金 可變成本： 郵資，通訊費(fèi)，咖啡茶歇，餐飲，開(kāi)幕式，閉幕式，文件，禮物，胸卡，旅 游費(fèi)用，小費(fèi)等。根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容及形式確定。責(zé)任分工。主席臺(tái)。座次。一名服務(wù)人員。獎(jiǎng)牌（5組）；頒發(fā)聘書(shū)（1組）。接待室、燈光、音響（背景音樂(lè)：進(jìn)行曲）、室溫、屏蔽器、線路安全、會(huì)議材料等。與音響師溝通，時(shí)刻注意領(lǐng)導(dǎo)講話順序、音量，必要時(shí)專人負(fù)責(zé)。專人負(fù)責(zé)禮儀，事前要再次核對(duì)獎(jiǎng)牌等的順序；專人負(fù)責(zé)領(lǐng)獎(jiǎng)人等的引領(lǐng)、指揮；專人負(fù)責(zé)頒獎(jiǎng)音樂(lè)控制。 外文名稱Conference reception process 5:項(xiàng)目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設(shè)計(jì)稿 8:歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo) 9:會(huì)議禮品(按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備)10:會(huì)議代表證設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。、背景板、展板會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。2:據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)發(fā)票的開(kāi)據(jù)在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。3:提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。會(huì)前，會(huì)議主管要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說(shuō)明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。指示牌內(nèi)容、時(shí)間同會(huì)議通知相符并放置指定位置。會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)： ①茶水具 : 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號(hào)配套的茶具。第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開(kāi)水。水果要經(jīng)過(guò)挑選，事先洗凈、裝盤(pán)、擺放整齊。茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。1每個(gè)會(huì)議開(kāi)始前會(huì)議主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行一次整個(gè)會(huì)議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實(shí)及臺(tái)型的再次確認(rèn)。休息室門(mén)口各安排兩名迎賓員，由項(xiàng)目經(jīng)理、會(huì)議主管分別迎候。服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開(kāi)啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺(tái)需特別關(guān)注。，迎賓員指引帶入會(huì)場(chǎng)（行進(jìn)時(shí)保持2米左右間距）。1根據(jù)會(huì)議進(jìn)程主動(dòng)提供話筒傳遞服務(wù)。1會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：臺(tái)椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。服務(wù)人員應(yīng)站立門(mén)口，微笑向客人道別。找合適機(jī)會(huì)詢問(wèn)主辦方意見(jiàn)或建議。將會(huì)議用具，設(shè)備整理好歸倉(cāng)，關(guān)閉空調(diào)，照明設(shè)施，電源設(shè)施，門(mén)窗鎖好，會(huì)議廳鑰匙交指定存放處。另外是否需要會(huì)議配套服務(wù)貴賓室接待、茶歇室餐飲。3）、預(yù)定會(huì)議中心方法，第一：大小要適中。第四：要有停車場(chǎng)。2）、會(huì)場(chǎng)大堂：設(shè)立會(huì)議簽到處，根據(jù)客人需要提供臺(tái)布、臺(tái)裙、工作椅、臺(tái)花、賜名片盒、禮品臺(tái)等物品。另外會(huì)場(chǎng)四周擺放綠植花卉與主席臺(tái)互應(yīng)美觀整潔。另外按客人提供人數(shù)擺放席卡，300人以上會(huì)議前四排預(yù)留空位。3）、會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立指示牌，安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做好迎送。小型會(huì)議：50人以下1）、會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立致歡迎詞的迎賓水牌。另大型會(huì)議舞臺(tái)專用射燈（智能數(shù)字燈光控制臺(tái)、機(jī)械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調(diào)試。4）、空調(diào)：夏季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得低于26℃，冬季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得高于20℃。7）、電腦中的會(huì)議PPT文件是否正常打開(kāi)，瀏覽演示內(nèi)容是否順暢。3）、會(huì)議茶歇物料準(zhǔn)備：咖啡、小食、水果、點(diǎn)心、礦泉水。4）、會(huì)議茶具和茶歇餐具規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量