6文書檔案信息化管理策略-wenkub
2024-09-25 07 本頁面
【正文】 個整體，對文件運動的各個階段進行全程掌控。 。數(shù)字檔案館是實現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個子系統(tǒng)?！按笪募辈粌H拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之?dāng)U展，一些檔案的保存價值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會化、多元化、開放性等特點。傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個不同名稱。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項理論依據(jù)的長處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書檔案工作的規(guī)律與效率。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認(rèn)為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運動的某個階段?！按笪募焙汀按髾n案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運動的整體性和連續(xù)性特點。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。而文件在歸檔以前，嚴(yán)格意義上說還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書階段抓起。“電子文件管理系統(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才能支持文件的證據(jù)性、真實性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長期的順利讀取”[1]。以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。文件的生命過程與物理實體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。文件生命周期理論強調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個運動階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對文件進行立體的處理，使文件的運轉(zhuǎn)成為一個系統(tǒng)靈活的過程。為延伸相關(guān)部門職能，融合管理體系，同時簡化工作程序，使文檔一體化整個流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運轉(zhuǎn)的組織模式。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對于信息時代出現(xiàn)的新特點、新變化認(rèn)識不夠，對于文檔一體化的全程管理更缺少了解。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進的意識。只有對對方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。通過培訓(xùn)，開闊部門視野，增強責(zé)任意識，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識、合作意識、責(zé)任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培
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