【正文】 理制度 文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自我的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。 六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。 二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。 二、本制度適用于公 司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)。 （八）附則 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。 （七）報(bào)刊廈郵發(fā)管理 報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必須填寫出庫(kù)單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫(kù)。 勞保用品的購(gòu)發(fā)： 勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)買、統(tǒng)一發(fā)放。 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。 公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特 殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。 （ 3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案， 檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 （二）檔案管理 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。 十三、下班時(shí)隨手整理自己的辦公桌。 十一、公司電腦及網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一由專人維護(hù)保養(yǎng)，任何個(gè)人不得私自帶盤上機(jī)操作及安裝。 八、行政人事部及時(shí)打印話費(fèi)清單，掌握和報(bào)告公司業(yè) 務(wù)電話及私人電話的撥打情況。電話。維護(hù)辦公室的權(quán)威性。樹立良好的公司形象和個(gè)人形象。通過制度的規(guī)范，人們能夠清楚明確自己的任務(wù)和方向，從而使自己的行動(dòng)更具有目的性和計(jì)劃性。 二、辦公室謝絕吸煙、嚴(yán)禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴(yán)禁閑聊。 四、辦公室須有專人值班，不得空缺。接撥電話言語(yǔ)盡量簡(jiǎn)潔，做到長(zhǎng)話短說。 九、辦公室人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要在上級(jí)與下級(jí)、部門與部門之間起橋梁作用。 十二、做好保密。關(guān)閉空調(diào)，關(guān)窗，斷電，鎖門。 檔案管理要指專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。 （三）印鑒管理 公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 （五）辦及及勞保用品的管理 辦公用品的購(gòu)發(fā)： （ 1）每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理辦 公室； （ 2）總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃地分發(fā)給各個(gè)部、室。 （六）庫(kù)房管理 庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立賬卡。 庫(kù)房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。 報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。 （ 1）私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。 三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不一樣的制度資料編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。 三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。 七、協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件 。 (一 )文件管理制度 第一條管理要點(diǎn) 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指 導(dǎo)作用。措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā) 。 各部門因工作需要可借 閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。 根據(jù)存檔時(shí)光及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。打印文件 rarr。文件存檔 rarr。批準(zhǔn) rarr。文件銷毀 (二 )文書管理制度 第一條管理要點(diǎn) 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。 第二條制度規(guī)范 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。 按時(shí)光、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。存檔 rarr。審批 rarr。 第二條制度規(guī)范 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。存檔 rarr。 辦公用品保管實(shí)行 “ 日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì) ” 原則。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但務(wù)必經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。 任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。 第三條管理流程設(shè)計(jì) 編制《需求計(jì)劃表》審批采購(gòu)入庫(kù)登記發(fā)放 編制需求計(jì)劃統(tǒng)計(jì)申購(gòu)狀況月末清算匯總出庫(kù)登記 三、圖書管理制度 第一條管理要點(diǎn) 為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。 按照各部門的實(shí)際需求申購(gòu)圖書，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書 12 次。 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中 圈點(diǎn)、畫線、涂寫，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。采購(gòu) rarr。圖書借閱 rarr。 會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開與否的界限 。 第二條制度規(guī)范 收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)光、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。會(huì)后：整理會(huì)議記錄 rarr。 辦公室管理人員為第一職責(zé)人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行持續(xù)與維護(hù)。 由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。完成清潔項(xiàng)目 rarr。辦公室人員執(zhí)行維護(hù) rarr。按照接待要求，嚴(yán)格自我要求，做到言行、禮儀規(guī)范。通知被訪者 rarr。整理客人走后清潔 (二 )報(bào)刊收發(fā)整理 第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算 ，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。 第五條流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊 rarr。 第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。 第六條流程設(shè)計(jì)：監(jiān)督 rarr。 第二條根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好 信息傳遞工作。修改整理 rarr。 第二條負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。 第二條本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修 改時(shí)亦同。 c、擬出草稿后要交總經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可打印。 各種行文的編號(hào)要有連續(xù)性，不能出現(xiàn)錯(cuò)別字或其他錯(cuò)誤。 、抄送單位 準(zhǔn)確，按單位等級(jí)順序排列，根據(jù)來文辦的復(fù)文，須將來文附在正文后面。 發(fā)文： 發(fā)文由總公司辦公室登記，包括日期、字號(hào)、標(biāo)題、發(fā)送和抄送單位、文件份數(shù)、附件。 辦公室收發(fā)人員須履行登記手續(xù)，正式公文和重要資料蓋 “ 收文戳 ” ，順序編號(hào)后按文件傳閱登記表程序處理。 當(dāng)年的各種存檔文件于次年一季度內(nèi)整理完畢及歸檔。 (按相關(guān)手續(xù) )傳閱文件要及時(shí)收回，嚴(yán)禁丟失。 各部門需發(fā)送傳真件，要有各部門負(fù)責(zé)人簽字。 二、凡屬非對(duì)外的文件、表格等，盡量利用報(bào)廢紙，以降低費(fèi)用。 辦公室文件及文檔管理制度篇 5 為了規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，制定本制度。營(yíng)造良好的工作環(huán)境。接撥電話言語(yǔ)盡量簡(jiǎn)潔，做到長(zhǎng)話短說。 八、學(xué)校電腦專人使用，并有保密措施。尊重別人隱私和學(xué)校制度。 辦公室文件及文檔管理制度篇 6 第一條儀表端正，服裝淡雅，莊重大方。 第三條搞好政治宣傳、職工培訓(xùn)，對(duì)外交流和信息發(fā)布，抓好企業(yè)文化，樹立良好的企業(yè)形象。(詳見附件 6《購(gòu)物申請(qǐng)單》 ) 第七條做好考勤監(jiān)管、審核、車輛管理、檔案圖書管理、文件收發(fā)、接待來客、辦公品的購(gòu)置和職工福利、職工保險(xiǎn)、人員招聘等事務(wù)工作。 物業(yè)經(jīng)理人： 辦公室文件及文檔管理制度篇 7 第一條凡本單位員工上班要帶胸卡； 第二條堅(jiān)守工作崗位不要串崗； 第三條上班時(shí)間不要看報(bào) 紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情； 第四條辦公桌上應(yīng)保持整潔并注意辦公室的 39。 愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)持續(xù)辦公室干凈、整潔、營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。 不準(zhǔn)私自動(dòng)用辦公室物品，如需應(yīng)向辦公室登記并做好領(lǐng)取記錄。 每次例會(huì)后，各部須交書 面報(bào)告和工作計(jì)劃。 工作中務(wù)必?zé)崆椤⒍Y貌、認(rèn)真的原則。 3 負(fù)責(zé)組織、承辦公司有關(guān)會(huì)議，并構(gòu)成和發(fā)布會(huì)議紀(jì)要 。 5 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通公司內(nèi)外關(guān)系，來信來訪和對(duì)外宣傳，處理公司辦公日常事務(wù)，樹立公司形象 。 3 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外文件資料的打印、復(fù)印 。 2 負(fù)責(zé)公司辦公用品的購(gòu)買、登記和發(fā)放 。 6 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和總部員工的后勤保障工作 。 ,負(fù)責(zé)組織廠長(zhǎng)主持的工作會(huì)議 ,安排做好會(huì)務(wù)工作。 。 ,并對(duì)辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進(jìn)行檢查督促。 。 。 (三 )職責(zé) ,未能及時(shí)向廠長(zhǎng)反映 ,以致造成重大損失負(fù)責(zé)。 、介紹信管理不嚴(yán) ,使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)。 ,并對(duì)主任布置的工作負(fù)責(zé)。 四、工作作息時(shí)間及考勤： 固定工時(shí)： 總部每周一至周六 9： 30— 12： 00； 13： 00— 18： 00 為工作作息時(shí)間，中午用餐 時(shí)間為：，每周日為公休日。 2）早退在 30 分鐘（含）以內(nèi)者扣薪 30 元，早退在 30 分鐘以上者，按曠工 1 天處理。因此員工因工作需要偶然加班的需填寫加班申請(qǐng)單逐級(jí)審批后將予以倒休。 辦公室所有鑰匙由前臺(tái)按照表格記錄要求統(tǒng)一管理與配發(fā)、配備。 不得亂扔垃圾、不得隨地吐痰。各辦公室區(qū)域衛(wèi)生由各辦公室衛(wèi)生值班管理員負(fù)責(zé)，各辦公室衛(wèi)生值班管理員實(shí)行月度輪換制，每月 30 號(hào)當(dāng)月值班管理員需將次月值班管理員姓名告知前臺(tái)。 3）各部門崗位人員每日要清理所工作區(qū)域的垃圾，垃圾簍內(nèi)的垃圾不得過夜、不得堆積。 八、安全管理 工程維修部負(fù)責(zé)確保辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí)，下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn)，鎖好抽屜，關(guān)好電 源及門窗。 十、每日外出事務(wù)登記管理 每日外出人員處理公事，需要在上按照要求登記，所在部門的上級(jí)要對(duì)下屬的外出登記進(jìn)行確認(rèn) 。 范表如下： 十一、儀容儀表及著裝要求 儀容儀表：?jiǎn)T工出勤期間頭發(fā)應(yīng)梳理整齊，男員工不留長(zhǎng)發(fā)、不剃光頭、不留胡須；女色員工不梳異型發(fā)式，并化淡妝，金銀珠寶首飾佩帶應(yīng)得體；應(yīng)注意手指縫清潔，女生不得涂沫顏色濃重夸張的指甲油。 女士著裝要求：春季、秋季、夏季、上衣穿著淺色系長(zhǎng)袖或短袖襯衣，下身穿著深色長(zhǎng)褲或深色及膝裙子，深色皮鞋，夏季可穿著深色 涼皮鞋，冬季外套需穿著深色西裝。 總部各職能部門員工到門店服務(wù)期間不得影響門店正常營(yíng)運(yùn)。 未按照要求完成本崗位工作區(qū)域的衛(wèi)生，每次扣款 20 元，部門負(fù)責(zé)人扣款 50 元。 故意損壞或丟失辦公用品或設(shè)備的，按價(jià)賠償并以原價(jià) 2 倍罰款。 1私自配備辦公室各類鑰匙的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次處以 100 元扣款。 超出 48 小時(shí)未交罰款的按照罰金 2 倍由當(dāng)月 __里扣除 十六、本規(guī)定的最終解