第05講文秘的時間管理-wenkub
2023-03-23 13:32:32 本頁面
【正文】 4．辦公桌上的“ 5 S”運動 ? 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) ? 整理廢紙簍的作用 ? 文件存檔系統(tǒng) ? “ 各就各位 ” 的擺置 ? 集中精力做一件事 ? 不要總是重復(fù)處理同一文件 ? 不要為了表面的整潔而塞入一處 ? 下班前的清理 5．有效、恰當?shù)乩秒娫? ? 選擇打電話的時間 ? 按照優(yōu)先順序打電話 ? 清楚每個電話要討論的要點 ? 對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù) 6 ．篩選信息 ? 迅速處理 ? 妥善存放 ? 沒有保存價值的資料就銷毀 運籌他人的時間 時間管理矩陣圖 為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。第五講 行政文秘的時間管理 廣東眾行管理顧問有限公司提供 課程程序 1． 分析時間 2． 診斷工作環(huán)境 ， 提高工作效率 3． 立即改變 4. 跨越時間管理陷阱 一 . 分析時間 ? 每天留出時間進行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作 ? 分解困難的任務(wù)，逐個擊破 ? 在上班的路上大致計劃一下當天的工作 ? 將工作日以 30分鐘進行分割 ? 及時更新工作日志 —記憶往往是不可靠的。 ? 錯誤 2： 公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人 效率專家挑錯辦公室 ? （圖 2） 60分 ? 錯誤 1 公共通道和私人空間交叉 ? 錯誤 2 接待空間在辦公室盡頭 ? 錯誤 3 秘書與主管座位離開太遠 ? 錯誤 4 電腦顯示器朝向不對，造成反光 ? 錯誤 5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴重 ? 錯誤 6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù) 效率專家挑錯辦公室 ? （圖 3） 70分 ? 錯誤 1 公共通道過長 ? 錯誤 2 主管個人空間失去接待功能 效率專家挑錯辦公室 ? （圖 4）滿分 ? 優(yōu)點 1 充分利用有陽光的窗口位置 ? 優(yōu)點 2 私人空間和公共空間交叉減少 ? 優(yōu)點 3 利用隔板阻斷過多噪音
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