公司檔案管理培訓xxxx年11月-wenkub
2023-03-14 19:05:19 本頁面
【正文】 知識水平的日程中去（了解、清楚、操作、檔案存在意義） ?專業(yè)的檔案管理人員（細心、淡泊、誠懇） ?公司和部門角度協(xié)助做好檔案工作（部門人員配合，不缺失、齊全完整） 檔案管理 干什么 ?項目資料 ?合同 ?往來票據(jù) ?會議記錄 ?電子文檔 ?采購合同 ?其 它 ?技術資料 ?招投標資料 ?往來文件 ?合同 同時建立索引 ?檔案 ?放哪兒 ?容易分類 易于保密 ?保護性好 檢索簡便 ?1．抽屜式直立檔案 ?2．開放式橫向檔案 ?整齊劃一 ?便于取閱 ?易于查找 ?保密性一般 ?3．穿孔式活頁夾 ?容易損毀 ?有順序性 ?保密性差 ?容易保存 ?標準統(tǒng)一 ?便于存取 ?長期保存 ?保護性好 ?4．檔案盒 20 歸檔文件整理操作實務 ? 檔案分類、編號方法 ? 文件歸檔整理方法 ? 歸檔范圍表的使用說明 21 檔案分類、編號方法 一、基本概念 檔案分類 是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互 聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學、適用 的方法，對歸檔文件進行分門別類，從而使庫藏 的全部檔案文件成為一個條理化的具有一定從屬 關系和平行關系的庫藏系統(tǒng)。 檔案的存在，對于形成者乃至利用者，都是一個重要資源的來源。各部門之間或各部門與外單位之間的業(yè)務聯(lián)系絕大部分都依賴于文件資料的往來，這些往來所產(chǎn)生的文件資料，根據(jù)其重要價值與日后可利用程度等，由檔案人員整理歸檔存放，以作日后備查參考之用。由此可見，檔案在我們的工作中突顯了其必不可少的作用 ——憑證價值和情報價值。檔案是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠、廣泛的可供參考的特征，構成了檔案的又一基本價值． —情報價值。 檔案是一種無形資產(chǎn) 它的無形價值在企業(yè)真正需要時則完全可以體現(xiàn)出來，能為企業(yè)的各項工作提供更好的服務。當檔案的原始記錄性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。 在日常工作中，檔案在企業(yè)工作中首先表現(xiàn)出來的就是它的憑證價值和情報價值。 ?二、檔案具有現(xiàn)實價值和長遠價值 現(xiàn)實價值是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動所具有的有用性。檔案的文件資料伴隨著企業(yè)成長，并記載了企業(yè)發(fā)展過程中的所有點滴。檔案記載的是企業(yè)長久發(fā)展以來形成的所有歷史記錄，包括相關的文字記錄，數(shù)據(jù)，圖表等比較形態(tài)的資料。 22 類目體系 類目是檔案分類的構成要素，分為 類列 和 類系 兩個要素。 例： “” 26 檔號 檔號即檔案號。 29 二級以下類目的劃分 ? 各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對象特點，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關標準，或按照文件往來規(guī)律進行二級以下類目的劃分。 經(jīng)營管理檔案類目設置 ? 經(jīng)營管理檔案按管理職能設置經(jīng)營決策、計劃管理、財務管理、投資管理、資產(chǎn)管理、企業(yè)管理、風險管理、合同管理八個二級類目。 32 二級類目設置 生產(chǎn)管理檔案類目設置 ? 生產(chǎn)管理檔案按管理職能設置安全管理、科技管理、能源管理、環(huán)境保護、標準化管理、檔案信息管理六個二級類目。 各技術類檔案可以根據(jù)所屬行業(yè)標準、專業(yè) 特征、工作程序特征等標準進行細化。沒有標注出來的數(shù)碼標識為空號，留作今后類目擴展使用。公司可以根據(jù)自己的實際需要，調(diào)整和細化分類表中的二級以下類目，如果確實需要增加一級類目的，需要報集團公司和地產(chǎn)中心檔案部門備案。不同種類的文件材料，根據(jù)其形成的具體情況有不同的要求。對不同種類的文件材料，裝盒方式有所不同。 《 文件移交登記表 》 一式兩份，一份歸檔，一份交由兼職檔案管理人員保存。 （ 2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應 符合檔案保護要求。 ① 序號：文件在檔案盒內(nèi)的順序號。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加 “ 〔〕 ”號。 ⑦ 備注：注釋文件需說明的情況。 （ 1）填寫檔案盒封面 ①檔案盒封面應標明公司名稱。 ③檔案盒應采用無酸紙制作 47 檔案盒編目
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