【正文】 ◆ 上午 910點之間： 員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。 ◆ 下午 35點之間： 最好不要安排會議。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決 ◆ 如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時間段 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 52 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進 會議 成果 氛圍 準備 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 53 第四回 會議組織管理 會議地點與會場布置： ■ 會議地點不應設在經(jīng)常會被打斷的地方 ■ 在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松 ■ 長桌比較適合指令為主的會議，圓桌可以定調為非正式 ■ 使全體與會者既能看見又能被看見 ■ 座位之間留有一臂長的距離，與會者不能受太陽暴曬 ■ 考慮多種座位方案，選擇最合適的一種 ■ 將電話轉移出會場，請參會人關閉移動電話 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 54 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進 會議 成果 氛圍 準備 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 55 第四回 會議組織管理 會議控制：時間控制 ■ 將會議安排在午餐之前，比較容易按時結束 ■ 設置鐘表，指定會議的時間管理人 ■ 按時開始，按時結束，讓遲到者明白他們的行為對會議不利 ■ 主持人應在會議開始重申會議的議程 ■ 發(fā)言者應事先進行準備，簡潔明了，并控制發(fā)言時間 ■ 一個議題討論基本成型之后，為了節(jié)約時間，主持人要迅速 總結，并將會議迅速導入下一個階段 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 56 第四回 會議組織管理 會議控制：流程控制 ■ 一旦出現(xiàn)討論跑題，迅速糾正 ■ 將到時尚未解決的問題，開進“停車場” ■ 將復雜問題交給一個工作小組，會后再進行匯報 ■ 如與會者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵其會后完善 ■ 制止支流辯論和私下交流 ■ 按順序發(fā)言，自由發(fā)言應注意控制時間與方向 ■ 不要重復別人的觀點和已經(jīng)提出的問題 ■ 用片刻沉默將會議從爭吵帶回到理智中來 ■ 果斷制止無謂爭論或有損會議氛圍的爭吵 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 57 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進 會議 成果 氛圍 準備 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 58 第四回 會議組織管理 先聽一個小故事！ － 大師的鞋帶 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 59 第四回 會議組織管理 故事的哲理：保護發(fā)言者的熱情與積極性 人都有自己的性格，當自己的意見被打擊時，就會沉默寡言或者奮起反擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否定別人的觀點，而是應當盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護發(fā)言者的熱情。當我們聽到不同的聲音的時候，先不要急于否定，換個角度看看，也許別人的見解對自己會很有幫助，一個善于取長補短的會議者才是真正的“善會者”。 會中溝通： 在開會時應該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領導者。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調要婉轉，態(tài)度也要從容不迫。杜拉克 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 72 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 急迫 不急迫 重 要 ?I ?緊急狀況 ?迫切的問題 ?限期完成的會議或工作 ?II ?準備工作與預防措施 ?價值觀的澄清 ?計劃 ?人際關系的建立 ?增進自己的能力 不 重 要 ?III ?造成干擾的事、電話 ?信件、報告 ?會議 ?許多迫在眉睫的急事 ?符合別人期望的事 ?IV ?忙碌瑣碎的事 ?廣告函件 ?電話 ?浪費時間 ?逃避性活動 時間管理矩陣 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 73 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 急迫 不急迫 重 要 I ?壓力 ?筋疲力竭 ?危機處理 ?忙于收拾殘局 II 不 重 要 III IV 偏重第 I類事件的人 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 74 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 急迫 不急迫 重 要 I II 不 重 要 III ?短視近利 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?危機處理 ?輕視目標與計劃 IV 偏重第 III類事件的人 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 75 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 急迫 不急迫 重 要 I II 不 重 要 III ?全無責任感 ?依賴他人或社會機構維生 ?危機處理 ?輕視目標與計劃 IV 偏重第 III、 IV類事件的人 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 76 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 急迫 不急迫 重 要 I II ?有遠見、有理想 ?平衡、紀律、自治 ?少有 危機 不 重 要 III IV 偏重第 II類事件的人 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 77 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 高效能人士的七個習慣： 積極主動、以終為始、 要事第一 、 雙贏思維、知彼解己、統(tǒng)合綜效、 不斷更新 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 78 第五回 會議專門技術 一、會議與時間管理 時間管理的二八原則： * 20%的工作時間完成 80%的工作價值 * 投入 20%的精力完成 80%的工作 * 集中另外 80%的精力做另外 20%的工作 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 79 第五回 會議專門技術 成功人士與一般人的時間分配比較： 0306090重要急迫重要不急迫不重要急迫不重要不急迫成功人士 一般人北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 80 第五回 會議專門技術 二、會議規(guī)劃方法－流程周期法 是規(guī)劃高效會議和活動的方法，它通過將一個項目分解成若干步驟，明確每一步驟應做什么來規(guī)劃項目，以提高效率和效果。結果陳述描述了參與者和其他利益關系者可以從會議中所得到的利益。 根據(jù)所追求的結果來確定會議之前的工作委派，并對相關責任達成一致，以確保準備工作得以完成。它提供了 “ 平行思維 ” 的工具，從而避免將時間浪費在互相爭執(zhí)上。 ? 2023年 1月，麥當勞公司開始引進 “ 六頂思考帽 ” ，到 2023年 2月，全部員工都參加了培訓，培訓之后平均會議時間縮短 25%。如果有人在會議上一直提出負面意見，你就可以要求他摘下黑色思考帽。代表著事實和資訊。它代表著與邏輯相符合的正面觀點。那是創(chuàng)意的顏色。 在使用白帽思維時，你的態(tài)度必須是中立的。 不要證明或解釋自己的感覺。 探求事物的優(yōu)點。 可以用黑色思考帽應付黑色思考帽。 預測。 會議主席一般都有藍帽思考功能，但也可以是指定另外的人。同理，我們對思維模式進行分解，然后按照每一種思維模式對同一事物進行思考，最終得到全方位的 “ 彩色 ” 思考。 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consul