如何規(guī)范人事檔案管理工作？-wenkub
2022-11-23 22:07:12 本頁面
【正文】 請總結、內(nèi)審員證書、轉調(diào)崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。 （ 2）存在風險最大的原因是執(zhí)行不力，后續(xù)需列入相關人員考核中，并定期檢查，進一步強化責任。 （ 6） 勞動合同及保密協(xié)議 （ 7） 其他：包括員工入職后取得的資 格證書等 人事檔案操作管理規(guī)范 （ 1）專人管理：集團設立專門的人事檔案管理人員。 （ 2） 員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計劃和培訓計劃（新員工 簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。 （ 3） 員工轉正審批材料：包括個人申請及試用期總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利（新員工需簽字確認）。 （ 2）制度規(guī)范：檔案管理制度、集團人資基本制度及權限中中對員工入職前后的手續(xù)均有明確操作規(guī)范。 人事檔案是 HR的基礎工作，它為員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查、 JD編寫修改等工作提供了原始依據(jù)，更是規(guī)避人事風險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規(guī)范，但也存在一些需要完善的地方。 公司人事檔案規(guī)范及措施： （ 1） 制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規(guī)定。 公司人事管理風險性評估： （ 1） 暫無風險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下， HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經(jīng)歷）之 用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。如果員工考取公務員或被事業(yè)、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。如部分領導未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。 人事檔案屬公司重要保 密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)， HR部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)避止期限的則需保存更長。 三、人事檔案管理風險規(guī)避： 人事檔案管理屬人力資源管理的基礎性工作，我們公司已做得相對比較成熟穩(wěn)定，基礎上沒有什么風險，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。 做好相應的保密和查閱權限管理、妥善保存保管等工作。 （ 2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。 （ 4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的 理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。 相應管理表格有： 人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單 …… 人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽 視 我們公司沒有人事檔案保管權，所以人事檔案內(nèi)是公司內(nèi)部存檔的資料，主要包括：《應聘登記表》、《面試記錄表》、一寸照片、學歷、戶口、身份證復印件、資格證復印件、職稱證復印件、原單位離職證明、擔保函、無劣跡證明（采購、收銀、出納、會計、保安需要）、《員工登記表》、《轉正審批表》、《調(diào)崗、調(diào)薪審批表》、《獎懲記錄》、《勞動合同》或《勞務合同》及承諾書（不參加統(tǒng)籌保險）等 公司沒有完善的檔案管理制度，這方面很不到位，只有一個文員負責檔案的管理，借閱、使用須經(jīng)人事部經(jīng)理審批。 C、對特殊崗位如采購、收銀、出納、會計、保安，公司要求其出具擔保函，但《勞動合同法》第 9條規(guī)定：用人單位招用勞動者，不得扣押勞動者的居民身份證和其
教學課件相關推薦
鄂ICP備17016276號-1