【正文】 、來文單位、保管期限 在錄入“文件類型、來文單位、保管期限”字 段時，為提高錄入速度，系統(tǒng)設(shè)置“自動記憶”功能，在本模塊處集中管理 (增加、修改、刪除 )。 圖 5 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 6頁 ,共 40頁 庫參數(shù)設(shè)置 ? 密級設(shè)置 用戶自己可定義密級表為該系統(tǒng)用戶密級和全文文件瀏覽級別提供可選值；在歸檔文件目錄、收發(fā)文管理等相關(guān)錄入界面上可以直接選擇輸入；需要注意的是，系統(tǒng)在進(jìn)行密級限制時是通過比較代號來完成的，代號越小，密級越高。 ? 如果采用加密壓縮存儲方式 ,全文文件名遵循以下規(guī)則 :如果原來的全文文件名為 ,則在數(shù)據(jù)庫中記錄該全文文件名仍然為 。否則會引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。其工作流程為： 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 5頁 ,共 40頁 公文管理 ?文件歸檔 ?檔案整理 ?編目檢索 /檔案管理 ? 若要將已歸檔的檔案輸入 AMS 系統(tǒng)進(jìn)行電子化管理，則按以下步驟進(jìn)行案卷級 /文件級的錄入： ? 在 人工歸檔 處輸入一個新的案卷 (盒 )檔號，對系統(tǒng)提示進(jìn)行 確認(rèn) ，然后 保存 。 三、 AMS 系統(tǒng)注冊 運(yùn)行 AMS 安裝光盤（或由合法代理人提供的軟盤）中 注冊系統(tǒng) 子目錄中的執(zhí)行程序 ，進(jìn)行正版用戶的注冊；所有未經(jīng)過合法注冊的軟件將得不到正常的使用權(quán)限。 圖 2 若是網(wǎng)絡(luò)版，在圖 3 所示的欄目內(nèi)由管理員填寫計(jì)算機(jī)名和數(shù)據(jù)路徑。 二、 計(jì)算機(jī)啟動后，在光驅(qū)中插入《紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) AMS》光盤 ，系統(tǒng)會自動進(jìn)入如圖 1 所示的安裝界面。 圖 1 安裝數(shù)據(jù)庫平臺。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 4頁 ,共 40頁 圖 3 安裝 AMS 查詢系統(tǒng) (增強(qiáng)版才安裝此模塊 )。程序界面見圖 4。 ? 點(diǎn)擊該界面 下面的按鈕或進(jìn)入檔案整理模塊中相應(yīng)的封面、歸檔文件目錄、備考表、脊背等子模塊進(jìn)行該卷 (盒 )的數(shù)據(jù)錄入和編輯。 ? 用戶也可以根據(jù)實(shí)際情況，用分隔符 將檔號中的每一項(xiàng)設(shè)置成用戶所需要的內(nèi)容。 但是實(shí)際的物理存儲文件名 ,由系統(tǒng)自動經(jīng)加密壓縮過程而處理為 ? 卷內(nèi) (歸檔 )文件目錄錄入方式 ? 該功能確定在檔案條目錄入時，是采取頁數(shù)方式還是頁號方式。 見圖 6。見圖 8。 用戶管理 用戶是與本文檔一體化管理系統(tǒng)相關(guān)的各種工作人員。用戶名是對用戶的描述用文字，一般取其姓名 (最多 4 個漢字 )。 用戶口令與確認(rèn)口令用于設(shè)定用戶口令，通過口令保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。若建立了分類大綱，系統(tǒng)即可將相同類目的文件進(jìn)行歸類。分類大綱用樹形結(jié)構(gòu)表示，父結(jié)點(diǎn)可以展開和折疊。 插入 按鈕：在當(dāng)前結(jié)點(diǎn)前插入同等級的新結(jié)點(diǎn)。 刪除子項(xiàng) 按鈕：刪除當(dāng)前結(jié)點(diǎn)的所有子結(jié)點(diǎn)。 分類表是為檔案的分類標(biāo)引和組織檔案的分類目錄，建立檔案目錄和信息中心而編制的， 某些專業(yè)檔案也可用本分類法進(jìn)行檔案分類標(biāo)引和實(shí)體分類整理排架，組織館 (室 )藏，編輯操作類似分類大綱，見圖 11。 主題詞庫編輯模塊中， 序號由系統(tǒng)自動編號。 ? 硬盤備份與恢復(fù) 硬盤備份模塊見圖 13，用戶直接選擇備份目標(biāo)文件夾，點(diǎn)擊 備份 按鈕后，系統(tǒng)直接將數(shù)據(jù)目錄完整地復(fù)制一份到該目標(biāo)文件夾內(nèi)。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 11頁 ,共 40頁 需要注意的是，由于容量限制的原因，本系統(tǒng)提供的軟盤備份功能不備份全文文件及其他門類檔案數(shù)據(jù)或其他報(bào)表打印文件。但退出時可能由于各種原因造成加鎖記錄保留下來，以后用戶再次使用該目錄時就會產(chǎn)生加鎖失敗的提示。 為安全起見，進(jìn)入本模塊時須校驗(yàn)系統(tǒng)初始化口令 (系統(tǒng)管理員可從開發(fā)商處獲得 )。 本系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換類型有三種：自由轉(zhuǎn)出 (本系統(tǒng)設(shè)計(jì)字段自有格式 )、立卷改革后數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出、立 卷改革前數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出，用戶可根據(jù)需求選擇。 日志庫加密導(dǎo)出 為了防止日志庫的數(shù)據(jù)容量日漸龐大，系統(tǒng)提供本功能。 ? 導(dǎo)出后，請自行從本系統(tǒng)臨時目錄中將該導(dǎo)出文件轉(zhuǎn)移。 圖 17 為了便于管理和分類，管理員可以根據(jù)實(shí)際工作需要在 Data 目錄中建立任意多級的子目錄來分別存放全文文件。如圖 18。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 15頁 ,共 40頁 全文掃描管理 如圖 19。 圖 20 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 16頁 ,共 40頁 全文文件解密還原 本模塊是“全文文件加密壓縮”功能的逆操作，可以將加密壓縮后的文件再解密還原回原正常文件狀態(tài)。 ? 文件類型 /來文單位可用下拉菜單進(jìn)行選擇，當(dāng)用戶輸入文件類型庫 /來文單位庫中不存在的文件類型 /來文單位時，系統(tǒng)會提示“是否加入收文類型庫 /來 文單位庫中”，如果回答“確定”，則自動記憶功能啟動，新增值被自動記憶，下次輸入時就可以直接用下拉菜單選擇。 ? 分類號的手工標(biāo)引與分類大綱號相似，其自動標(biāo)引直 接點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，如果在“分類表管理”模塊中已經(jīng)建立了分類表自動標(biāo)引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，則此處系統(tǒng)將自動找出匹配的分類號。若登錄用戶的密級低于這里的全文級別，將不能進(jìn)行全文瀏覽。 ? 單擊 檢索 按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見“收文檢索”章節(jié)。此處以文件擬辦單打印為例，見圖 22。其打印的選擇范圍和排序方式完全由用戶自己任意控制，見圖 24。 ? 分類 ? 形成年度 為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。 ? 排列 ? 歸檔文件分類完畢后，按具體要 求選擇排列次序。 ? 如果已輸入全宗號、目錄號，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊卷 (盒 )號數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動生成卷 (盒 )號。用戶可繼續(xù)在 人工歸檔 模塊中進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，還可進(jìn)入歸檔文件目錄 /卷內(nèi)目錄子模塊進(jìn)行文件的調(diào)整，若歸檔結(jié)果有誤，也可以刪除該案卷 (盒 )，重新進(jìn)行歸檔。 ? 右上角是檔號輸入欄，輸入需要操作的檔號后回車，若是系統(tǒng)中已有的檔號，系統(tǒng)提示：“您調(diào)出了一個已存在的案卷 (盒 )”，如果是未用過的檔號，系統(tǒng)提示：“新增加一個案卷（盒）”。 ? 窗口最右邊兩個方向?yàn)椤吧?、下”的紅色箭頭使用規(guī)則：將右半部文件列表中某條文件點(diǎn)中，用上、下兩個箭頭可調(diào)整其在卷 (盒 )內(nèi)的次序。這里的刪除是指將檔號及其中的內(nèi)容從本系統(tǒng)中刪除，如果原來卷 (盒 )內(nèi)的文件來源于公文庫，則該卷 (盒 )內(nèi)文件回到公文庫中；若是由人工直接進(jìn)行文件級錄入，則卷 (盒 )內(nèi)文件也一并刪去，所以在刪除案卷 (盒 )時一定要慎重。 圖 29 單擊 封面打印 按鈕，進(jìn)入封面打印模塊，字體可以自行調(diào)整，也可以選擇硬、軟兩種封面格式進(jìn)行打印。 ? 在本模塊進(jìn)行卷 (盒 )內(nèi)目錄的全文掛接與全文瀏覽。 圖 30 本系統(tǒng)兼容各種檔號格式，在用“序號”為準(zhǔn)的檔號格式處理完后，可以利用 檔號選擇 模塊進(jìn)行其他檔號格式的批量轉(zhuǎn)換，見圖 31。 ? 每次編輯完成，須保存后再打印。 ? 如果按照“檔號”方式選擇案卷的打印范圍，則用戶利用全宗號、年度 (可選 )、目錄號、起、止案卷號來選擇打印的范圍。 檔號批量替換 本模塊提供批量替換檔號第一段 (全宗號 )和第二段 (年度 [保管期限 ])中的內(nèi)容，按系 統(tǒng)的提示操作即可，如圖 32。 案卷 (盒 )批量處理 案 卷 (盒 )批量處理模塊提供了兩個功能： ? 檔號格式批量轉(zhuǎn)換。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 26頁 ,共 40頁 圖 34 分卷 (盒 )：用戶先輸入母卷 (盒 )的檔號，調(diào)出該卷 (盒 )內(nèi)容；然后輸入需要分卷 (盒 )的起、止序號及新的目標(biāo)卷 (盒 )號，系統(tǒng)將以序號為準(zhǔn)，自動建立新的目標(biāo)卷 (盒 )，同時將母卷 (盒 )內(nèi)起止序號的歸檔文件復(fù)制到新卷 (盒 )中；可以將不同起、止序號的歸檔文件復(fù)制到不同卷 (盒 )中，再在 人工歸檔 模塊中刪除母卷 (盒 )，則完成了分卷 (盒 )功能。 ? 檢索結(jié)果的界面上半部列出查詢到的案卷 (盒 )記錄，點(diǎn)擊 列卷 (盒 )內(nèi)文件 按鈕，則可看到該卷 (盒 )的歸檔文件 條目 。 圖 36 ? 打印功能可由用戶定義題名。 ? 本模塊有“文件匯集”功能，可以將查詢出來的歸檔文件執(zhí)行文件匯集。 收文檢索 從收文管理模塊或主菜單的收文檢索入口進(jìn)入。 借閱參數(shù)設(shè)置 在進(jìn)行借閱管理 工作前，應(yīng)先進(jìn)行“借閱參數(shù)設(shè)置”，界面見圖 37。在進(jìn)行了“借閱參數(shù)設(shè)置”之后，就可以到“借閱”模塊進(jìn)行相關(guān)操作，其界面見圖 38。 ? 延續(xù)時間以“借閱參數(shù)設(shè)置”中設(shè)定參數(shù)值為基礎(chǔ)自動計(jì)算。界面見圖 39。 圖 40 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 31頁 ,共 40頁 鑒定登記可以針對案卷 (盒 )或者歸檔文件，需要用戶在鑒定類型中進(jìn)行選擇。 圖 41 ? 用戶須先輸入需要移交的檔號。 報(bào)表 統(tǒng)計(jì)表 統(tǒng)計(jì)表分為三種：“檔案行政管理部門基本情況表”、“檔案館 (室 )基本情況表”、“檔案利用情況表”，用戶輸入相關(guān)字段后，分別進(jìn)行打印即可。 其他報(bào)表 (Excel 格式或 Word 格式 )操作方法類似。 ? 用戶通過 “案卷 (盒 )檢索”功能確定需要交換的案卷 (盒 )，執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，系統(tǒng)即將要轉(zhuǎn)移的數(shù)據(jù)以專用格式復(fù)制到軟盤或指定的硬盤目錄中。 Inter 網(wǎng)上數(shù)據(jù)發(fā)布 系統(tǒng)有基于 Inter 技術(shù)的 Web 子系統(tǒng)，本子模塊的功能可以無縫的集成數(shù)據(jù)管理主系統(tǒng)與網(wǎng)上發(fā)布子系統(tǒng)，其模塊界面見圖 44。 ? 主題詞標(biāo)引的順序依據(jù)主題詞庫的存放順序，因此對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整是有必要的。 ? 由于不能標(biāo)引出隱含的主題概念，這里的自動標(biāo)引并不能準(zhǔn)確地反映出文件的主題概念，所以應(yīng)結(jié)合人工標(biāo)引進(jìn)行。由于不能標(biāo)引出隱含的主題概念， 這里的自動標(biāo)引應(yīng)結(jié)合人工標(biāo)引進(jìn)行。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 35頁 ,共 40頁 字體設(shè)置 該功能用于各種打印輸出任務(wù)中 ，如封面、歸檔文件目錄 (卷內(nèi)文件目錄 )等的打印，見圖 46。組合檢索功能將專業(yè)化的表達(dá)式形象化，讓用戶來定義它們之間的運(yùn)算關(guān)系，因此它能最大限度地任意搜索數(shù)據(jù)庫，以滿足各種查詢和數(shù)據(jù)過濾需求。如果用戶需要高級檢索，則單擊界面中的 高級檢索 按鈕，則進(jìn)入組合 /模糊檢索界面。 ? 中間的主文本框?yàn)闈h化的條件表達(dá)式 顯示框，用戶通過功能按鈕對其加以調(diào)整。 舉例說明如下： Mc%查找以字符串 Mc開始的所有字符串值； %integer 查找以字符串 integer結(jié)束的所有字符串值； %en% 搜索包含有字符串 en的所有字符串值。 ? 添行 按鈕：在表達(dá)式列表框內(nèi)增加一新的空行。 ? 注意：整個表達(dá)式在表達(dá)式框內(nèi)分不分行沒有本質(zhì)的區(qū)別，換行只是為了讓運(yùn)算關(guān)系看起來更加清晰。 注意：上述 (8)打印設(shè)置按鈕，可以選擇性地打印某些頁，但必須等打印預(yù)覽界面右下角的頁數(shù)統(tǒng)計(jì)過程完成之后進(jìn)行。 ? 本功能可以按用戶要求選擇若干字段進(jìn)行多級排序。j PFSDu5lZZkwkCt 8j kok`dPI Ensi 8JCbH?Vhy39b~] ZVL7WLj kF8n2OATDASt }Ru] 7f b2lkSueyURRdNSI Wj?9SZipkms68U] r nPDK] Kt T}H:t 1fonm: ZbEd6l tEJ3=I z。 o42Zbc` 46j Y4C|w}XMMnkr` R}{OYBj [` `z?857TVcMnaEr9~YF8AK}g^0}5h1W3ba~s[ 7BT5mj [=\ Muhe36mg^vCn4XaD9?9EnC}xN44Uf[ asSoYT4|M。Q^F。C4gB?r owY4ia。xE_hQos2f al PVanW08_aAuGm GFPe9T7?u\|W2oLAZ[ VxNTj^O[ Ge5z9QYp1Nq] 8LSGMN6Xc8a5dHULXq0pCYL\ oi TO7gF~RZJI CVOe0x?qRw_L{Hm xE[au95AMl }K^XknrC] St PbnWnsEy0KI MZZh\8bFXSBoFTXE8UD|[ u6[ t|~_d{8EoJjCYW^|pVG67: ?75KLPwi r U^K。bZv8H: VRIKJ` o7nTuJ}NpXd{\ =F_MpKbo8{^wBbbcXTRgJJ5GE] OVXkV] PmRqVANSVt j j p^j \M5MgTc8q8u|x9FbU}KkQWyo7Cd|k|] NJ0\csjiA6OzE85~A?^l qjw=o\Ti m3: \