【正文】 9頁 ,共 40頁 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 40頁 ,共 40頁 ^8HXI ubhM{}AYf NP|c~UNm i wkNcB[t s2Edm YAgEVBE0EDK^E=7:[ u`t ga~92^Y[ xeE[ Tbn}ON: \JwRLSD] boyejPaS~6[5。 (1)Zoom to fit：單頁顯示； (2)Zoom to 100%：顯示比例為 100%； (3)Zoom to page width：顯示比例為頁面大??； (4)First page：第一頁； (5)Previous page：前一頁； (6)Next page：下一頁； (7)Last page：最末一頁； (8)Printer setup：打印設(shè)置； (9)Print：打??； (10) Save：保存； (11) Load：打開； (12) Close：關(guān)閉。 ? 刪行 按鈕：將表達式列表框內(nèi)的漢字表達式刪掉一行。 ? 條件值為參與運算的常數(shù)值。 快速 /高級檢索 本系統(tǒng)針對數(shù)據(jù)集不僅設(shè)計了簡單易用的快速檢索功能，還設(shè)計了功能強大的組合檢索功能。 注意事項：在進行分類號的自動標引前，需在分類表管理中建立自動標引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，若分類表太大，建立自動標引數(shù)據(jù)所需的時間會很長。 圖 45 ? 主題詞自動標引是指系統(tǒng)自動搜索題名、摘要等字段中與主題詞庫中相匹配的所有主題詞，并按順序?qū)⑺鼈儤艘鰜?，各詞之間用逗號間隔。通過軟盤方式交換時，系統(tǒng)要求用戶插入軟盤；通過硬盤方式交換時，系統(tǒng)要求用戶指定硬盤目錄。 ? 可以打印移交登記表。 鑒定 /移交 鑒定登記 對檔案文件進行鑒定時應(yīng)該在系統(tǒng)內(nèi)進行鑒定登記，其工作界面 見圖 40。 ? 單擊“選擇檔案 (題名 )”按鈕后，系統(tǒng)打開檔案庫，用戶即可以選擇案卷 (盒 )借閱，也可以選擇歸檔文件借閱。檢索方式與檢索界面與案卷級檢索、文件級檢索類似。 ? 能夠進行文號排序的條件是，文號的輸入必須符合標準格式，即為“ XXX[4 位年度 ]Y 號”的方式，其中， XXX 為一般性文字， Y 為整數(shù)，如“成檔發(fā) [1980]9 號”。查詢后的結(jié)果見 圖 35。 提示：當某一 盒 的歸檔文件增刪記錄時，會引起多個相關(guān) 盒 內(nèi)文件件號發(fā)生變化，其手工調(diào)整非常麻煩；所以，凡是歸檔文件出現(xiàn)記錄增刪，均可以執(zhí)行本模塊由系統(tǒng)重新編制件號。 ? 以上兩種方式，通過“案卷目錄打印時，按打印序號篩選”的復(fù)選框進行切換選擇，即該復(fù)選框選中時，按“打印序號”方式篩選案卷；該復(fù)選框未選 中時，按“檔號”方式篩選案卷。 ? 卷 (盒 )內(nèi)文件打?。嚎梢赃x擇指定序號，選擇打印紙張，選擇打印字體、選擇打印檔號、選擇打印件號或序號等。見圖 29。 ? 在左邊的收發(fā)文列表中，可用 ctrl+單擊的方式選中多條記錄，再批量地送入右邊的歸檔文件庫中。 自動歸檔結(jié)束后，系統(tǒng)給出結(jié)果報告。 ? 如果分類條件均不選，則所有收、發(fā)文均參加自動歸檔。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 19頁 ,共 40頁 圖 24 此功能模塊中，可單擊表格題頭進行某個字段的排序，也可以單擊 多級排序 按鈕進行多級排序 (詳見“多級排序”章節(jié) )，再將排序后的結(jié)果 提交打??；同時，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號 /某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用 檢索 進行模糊 /組合查詢后進行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。 ? 單擊 調(diào)閱 按鈕，用戶輸入當前年度的順序號就可以直接調(diào)出該記錄。當分類大綱打開，加亮相應(yīng)類目，按確定按鈕即可。與全文 上載的操作方式類似，先成批選中需要加密的文件，再執(zhí)行加密功能，如果壓縮加密前的文件名為 ，則加密壓縮后的新文件名為 ；加密完成后，系統(tǒng)會給出加密結(jié)果報告，見圖 20。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 14頁 ,共 40頁 全文文件管理 (全文上載 ) 將其他位置的全文文件通過“全文文件管理”模塊上載到 AMS 系統(tǒng)的全文目錄中。 ? 把日志庫的內(nèi)容全部清空。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 12頁 ,共 40頁 機讀目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出 可將本系統(tǒng)的收文庫、發(fā)文庫、案卷 (盒 )庫、卷 (盒 )內(nèi)文件庫的數(shù)據(jù)記錄按用戶的要求轉(zhuǎn)為通用的 DBF 標準數(shù)據(jù)格式。 數(shù)據(jù)庫 /全文維護 強制解鎖 當用戶從相應(yīng)模塊正常退出時，數(shù)據(jù)的操作將由系統(tǒng)自動解鎖。 數(shù)據(jù)管理 為保證本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，用戶應(yīng)經(jīng)常進行數(shù)據(jù)的備份工作。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 9頁 ,共 40頁 圖 10 分類表管理 本系統(tǒng)已為用戶預(yù)裝《中國檔案分類法》。分類大綱號編輯框用于編輯每個結(jié)點的分類數(shù)字；內(nèi)容編輯框用于編輯每個結(jié)點的描述信息。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 8頁 ,共 40頁 圖 9 分類大綱管理 分類大綱在本系統(tǒng)中可按機構(gòu)或問題來建立。 用戶編號可由用戶自行確定，但不超過 10 個字節(jié)。 圖 7 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 7頁 ,共 40頁 ? 文件類型、來文單位、保管期限 在錄入“文件類型、來文單位、保管期限”字 段時，為提高錄入速度，系統(tǒng)設(shè)置“自動記憶”功能，在本模塊處集中管理 (增加、修改、刪除 )。 ? 如果采用加密壓縮存儲方式 ,全文文件名遵循以下規(guī)則 :如果原來的全文文件名為 ,則在數(shù)據(jù)庫中記錄該全文文件名仍然為 。其工作流程為： 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 5頁 ,共 40頁 公文管理 ?文件歸檔 ?檔案整理 ?編目檢索 /檔案管理 ? 若要將已歸檔的檔案輸入 AMS 系統(tǒng)進行電子化管理，則按以下步驟進行案卷級 /文件級的錄入： ? 在 人工歸檔 處輸入一個新的案卷 (盒 )檔號，對系統(tǒng)提示進行 確認 ，然后 保存 。 圖 2 若是網(wǎng)絡(luò)版，在圖 3 所示的欄目內(nèi)由管理員填寫計算機名和數(shù)據(jù)路徑。 圖 1 安裝數(shù)據(jù)庫平臺。程序界面見圖 4。 ? 用戶也可以根據(jù)實際情況，用分隔符 將檔號中的每一項設(shè)置成用戶所需要的內(nèi)容。 見圖 6。 用戶管理 用戶是與本文檔一體化管理系統(tǒng)相關(guān)的各種工作人員。 用戶口令與確認口令用于設(shè)定用戶口令，通過口令保護檔案數(shù)據(jù)的安全。分類大綱用樹形結(jié)構(gòu)表示，父結(jié)點可以展開和折疊。 刪除子項 按鈕：刪除當前結(jié)點的所有子結(jié)點。 主題詞庫編輯模塊中， 序號由系統(tǒng)自動編號。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 11頁 ,共 40頁 需要注意的是，由于容量限制的原因，本系統(tǒng)提供的軟盤備份功能不備份全文文件及其他門類檔案數(shù)據(jù)或其他報表打印文件。 為安全起見，進入本模塊時須校驗系統(tǒng)初始化口令 (系統(tǒng)管理員可從開發(fā)商處獲得 )。 日志庫加密導出 為了防止日志庫的數(shù)據(jù)容量日漸龐大，系統(tǒng)提供本功能。 圖 17 為了便于管理和分類，管理員可以根據(jù)實際工作需要在 Data 目錄中建立任意多級的子目錄來分別存放全文文件。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 15頁 ,共 40頁 全文掃描管理 如圖 19。 ? 文件類型 /來文單位可用下拉菜單進行選擇，當用戶輸入文件類型庫 /來文單位庫中不存在的文件類型 /來文單位時，系統(tǒng)會提示“是否加入收文類型庫 /來 文單位庫中”，如果回答“確定”，則自動記憶功能啟動，新增值被自動記憶，下次輸入時就可以直接用下拉菜單選擇。若登錄用戶的密級低于這里的全文級別，將不能進行全文瀏覽。此處以文件擬辦單打印為例，見圖 22。 ? 分類 ? 形成年度 為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。 ? 如果已輸入全宗號、目錄號，用鼠標點擊卷 (盒 )號數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動生成卷 (盒 )號。 ? 右上角是檔號輸入欄，輸入需要操作的檔號后回車，若是系統(tǒng)中已有的檔號，系統(tǒng)提示：“您調(diào)出了一個已存在的案卷 (盒 )”，如果是未用過的檔號，系統(tǒng)提示：“新增加一個案卷（盒）”。這里的刪除是指將檔號及其中的內(nèi)容從本系統(tǒng)中刪除，如果原來卷 (盒 )內(nèi)的文件來源于公文庫，則該卷 (盒 )內(nèi)文件回到公文庫中；若是由人工直接進行文件級錄入，則卷 (盒 )內(nèi)文件也一并刪去，所以在刪除案卷 (盒 )時一定要慎重。 ? 在本模塊進行卷 (盒 )內(nèi)目錄的全文掛接與全文瀏覽。 ? 每次編輯完成，須保存后再打印。 檔號批量替換 本模塊提供批量替換檔號第一段 (全宗號 )和第二段 (年度 [保管期限 ])中的內(nèi)容，按系 統(tǒng)的提示操作即可，如圖 32。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 26頁 ,共 40頁 圖 34 分卷 (盒 )：用戶先輸入母卷 (盒 )的檔號，調(diào)出該卷 (盒 )內(nèi)容；然后輸入需要分卷 (盒 )的起、止序號及新的目標卷 (盒 )號，系統(tǒng)將以序號為準，自動建立新的目標卷 (盒 )，同時將母卷 (盒 )內(nèi)起止序號的歸檔文件復(fù)制到新卷 (盒 )中；可以將不同起、止序號的歸檔文件復(fù)制到不同卷 (盒 )中，再在 人工歸檔 模塊中刪除母卷 (盒 )，則完成了分卷 (盒 )功能。 圖 36 ? 打印功能可由用戶定義題名。 收文檢索 從收文管理模塊或主菜單的收文檢索入口進入。在進行了“借閱參數(shù)設(shè)置”之后，就可以到“借閱”模塊進行相關(guān)操作，其界面見圖 38。界面見圖 39。 圖 41 ? 用戶須先輸入需要移交的檔號。 其他報表 (Excel 格式或 Word 格式 )操作方法類似。 Inter 網(wǎng)上數(shù)據(jù)發(fā)布 系統(tǒng)有基于 Inter 技術(shù)的 Web 子系統(tǒng)，本子模塊的功能可以無縫的集成數(shù)據(jù)管理主系統(tǒng)與網(wǎng)上發(fā)布子系統(tǒng)，其模塊界面見圖 44。 ? 由于不能標引出隱含的主題概念，這里的自動標引并不能準確地反映出文件的主題概念，所以應(yīng)結(jié)合人工標引進行。 紫晶文檔一體化管理系統(tǒng) (AMS)使用手冊 第 35頁 ,共 40頁 字體設(shè)置 該功能用于各種打印輸出任務(wù)中 ，如封面、歸檔文件目錄 (卷內(nèi)文件目錄 )等的打印，見圖 46。如果用戶需要高級檢索，則單擊界面中的 高級檢索 按鈕，則進入組合 /模糊檢索界面。 舉例說明如下： Mc%查找以字符串 Mc開始的所有字符串值； %integer 查找以字符串 integer結(jié)束的所有字符串值； %en% 搜索包含有字符串 en的所有字符串值。 ? 注意：整個表達式在表達式框內(nèi)分不分行沒有本質(zhì)的區(qū)別，換行只是為了讓運算關(guān)系看起來更加清晰。 ? 本功能可以按用戶要求選擇若干字段進行多級排序。 o42Zbc` 46j Y4C|w}XMMnkr` R}{OYBj [` `z?857TVcMnaEr9~YF8AK}g^0}5h1W3ba~s[ 7BT5mj [=\ Muhe36mg^vCn4XaD9?9EnC}xN44Uf[ asSoYT4|M。C4gB?r owY4ia。bZv8H: VRIKJ` o7nTuJ}NpXd{\ =F_MpKbo8{^wBbbcXTRgJJ5GE] OVXkV] PmRqVANSVt j j p^j \M5MgTc8q8u|x9FbU}KkQWyo7Cd|k|] NJ0\csjiA6OzE85~A?^l qjw=o\Ti m3: \v0[dor` 9rt K_S31AyoOUM?KWsGgeusHE。 jghPodw] I 1Zxt rt blI CKOGyl 27h4LcddUm7。 ^:q06gBhRTi 55iksRc8d^hd~sQZyF^o: z9ysgjRAD94OnX8est dQd_BbU0o{jk5oXp0s3U] kgco59ZzU^L:AcV3r 3ny6r 。c9=N_X[j Au6^ems: eq7KgnfMMboRGt SlkNU9] W[ ti ?HN6`pj [uJZL4?5gS2iU9C` SaiRX5i eHK。 _hQm m2tS` uQgJXONeWdaeAVCj ` shwg8e1ZMt k` Tt?H] ?Y_7e8}r0ghL[ 1BbQTv{uu1p?TOa?N8H1aZjnJ^H?13g~~B}k9y|ui Qluq1]x\ ^rWxVY\ chfg[ HKhpxZHoo`A}t tK99LNj F{Xr i eTqYHkhy=^|BeJLS?[ `F8j TarWn_r 3t Zl FI t wfoSBdCL: M。0LbBm9Ma[V{RCBWe=jGY8pl L1|Tw2j }。9EGh7ZNcVl Use|pGBz。 DepzW3dAjJ~|_eRNHxr 3{OTCQ{8_k8\p] Uqw\ x