【正文】 了解到事情的大概情況，就憑自己的想象推測，或者有意把事實(shí)加以夸大、拔高，結(jié)果造成內(nèi)容失真；④馬馬虎虎，粗心大意。（二）要選擇準(zhǔn)確真實(shí)的材料所謂準(zhǔn)確真實(shí)，一是說材料不能虛假，是實(shí)有的事物；二是說材料本身要能反映事物的本質(zhì)。 應(yīng)用文材料的范圍應(yīng)用文的材料一般可以分為下面幾類： （1） 直接材料和間接材料 （二）正面材料和負(fù)面材料 （三）現(xiàn)實(shí)材料和歷史材料 （四）點(diǎn)上材料和面上材料 點(diǎn)上材料是指那些重點(diǎn)、具體的材料，面上材料是指那些全面、概括的材料。同時，任何上級的文件精神，都必須結(jié)合具體單位的實(shí)際情況而施行，以指導(dǎo)具體工作。一篇經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的質(zhì)量高低，價值大小，影響好壞，其決定作用就在于觀點(diǎn)是否正確、深刻。應(yīng)用文的主旨在撰稿前就已形成，即“意在筆先”。 應(yīng)用寫作的特點(diǎn)（一）實(shí)用性 （二）模式性 和其他文體比較，應(yīng)用文的建構(gòu)具有相對固定的模式應(yīng)用寫作學(xué)的任務(wù)之一，就是認(rèn)真研究應(yīng)用文的建構(gòu)模式，不斷促進(jìn)應(yīng)用文的規(guī)范化，特別是在電腦走進(jìn)千家萬戶，人們紛紛“換筆”的今天，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用文的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更具有極為重要的意義 應(yīng)用文作者的修養(yǎng)和能力（一）應(yīng)用文作者的修養(yǎng)1．政策理論修養(yǎng) 政策理論修養(yǎng)是作者對客觀世界的認(rèn)知水平和哲學(xué)、政策理論水平的綜合體現(xiàn)2．業(yè)務(wù)知識修養(yǎng) 應(yīng)用文是處理事務(wù)的工具。 第二、獲取群眾的信任。努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)結(jié)和諧、活潑有序，配合默契，奮進(jìn)舒暢，具有凝聚力、戰(zhàn)斗力、創(chuàng)造力的最佳團(tuán)隊(duì)關(guān)系狀態(tài)。 第三、主動配合適應(yīng)。秘書的特殊地位和特定工作內(nèi)容使得其人際交往顯得特別復(fù)雜。 秘書在某種意義上也屬于管理者，承擔(dān)一定意義的管理職能三、秘書的人際關(guān)系 秘書機(jī)構(gòu)是單位的窗口和樞紐，文秘的辦事過程就是與人交往的過程秘書人員理順各方面的關(guān)系，建立良好的人際脈絡(luò)資源體現(xiàn)著暢通的辦事渠道，決定著辦事的高成功率，保證著工作的順利進(jìn)行。秘書在各種場合都要用到口頭表達(dá)能力，即運(yùn)用語言或借助于通信工具把思維內(nèi)容加以表達(dá)的能力，包括對上匯報工作、請示問題、提出見解；對下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào)，對外的公關(guān)活動等第五、操作能力。 秘書應(yīng)懂得正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并能將其很好地貫徹執(zhí)行第三、文字表達(dá)能力。第 記憶能力 記憶是人腦對過去感知過、經(jīng)歷過的事物的反映。 秘書的能力結(jié)構(gòu)根據(jù)當(dāng)代秘書的職業(yè)特點(diǎn)，我們把秘書的能力分為基本能力和職業(yè)能力兩大方面。 第三、行業(yè)業(yè)務(wù)知識 行業(yè)業(yè)務(wù)知識是指秘書人員服務(wù)的機(jī)構(gòu)所從事的有關(guān)行業(yè)的具體業(yè)務(wù)知識, 如商務(wù)、司法、金融、貿(mào)易等等，其中每一個不同的行業(yè)都有其特定的業(yè)務(wù)內(nèi)容和性質(zhì), 因此也有其特定的業(yè)務(wù)知識。 （一）基礎(chǔ)知識 基礎(chǔ)知識是現(xiàn)代秘書從事文秘職業(yè)所必須具備的最基本的素質(zhì)要素，它是秘書從業(yè)的立身之本，它構(gòu)成了秘書知識結(jié)構(gòu)中的基石部分，處于基礎(chǔ)地位。第三、遵紀(jì)守法，廉潔奉公。如果一旦道德淪喪，造成的傷害將無法估量。它是社會道德在職業(yè)活動中的具體表現(xiàn)，是人們在從事職業(yè)活動的過程中形成的一種內(nèi)在的、非強(qiáng)制性的約束機(jī)制。4． 音樂藝術(shù)修養(yǎng) 秘書人員具備一定的音樂知識和技能，提高音樂修養(yǎng)，對于綜合文化素質(zhì)的形成和文化水平的提高具有重要作用。3．影視藝術(shù)素養(yǎng) 影視藝術(shù)是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，是綜合藝術(shù)的結(jié)晶。 秘書人員首先應(yīng)該養(yǎng)成良好的閱讀習(xí)慣，具備一定的文學(xué)欣賞能力和欣賞水平。藝術(shù)素養(yǎng)是人們在藝術(shù)創(chuàng)作和藝術(shù)欣賞中進(jìn)行的努力鍛煉，以及經(jīng)過長期實(shí)踐所達(dá)到的藝術(shù)知識及藝術(shù)鑒賞能力的狀況與水平。 其次，秘書人員應(yīng)該熟悉一些歷史知識和資料。 秘書人員要樹立辯證唯物主義和歷史唯物主義世界觀，堅持用客觀、全面、發(fā)展的觀點(diǎn)看問題；要用多種思維方法考慮不同問題，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。 第八、開拓創(chuàng)新。第四、謙虛謹(jǐn)慎。 第三、加強(qiáng)黨性素養(yǎng)，堅持正確的政治方向。（二）工作內(nèi)容的機(jī)要性 秘書工作的政治性決定了其工作內(nèi)容的機(jī)要性。領(lǐng)導(dǎo)的需要是文秘工作的中心，文秘應(yīng)該“圍”著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)。（四）專業(yè)性 文秘工作要求文秘人員必須具有較高的政策水平、文字水平和理論水平，有較強(qiáng)的參謀能力、辦文辦事能力、信息處理能力，熟悉文書、檔案、通信、禮儀等方面的知識，會操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備等四、現(xiàn)代秘書的工作特點(diǎn)（一）工作地位的從屬性 這主要體現(xiàn)在以下三個方面： 一是領(lǐng)導(dǎo)與秘書的先后關(guān)系。（二）政治性 任何時期的秘書工作都從屬于一定的統(tǒng)治階級，為一定的集團(tuán)服務(wù)。 2．文書工作，及對來往文書的處理工作。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。秘書已成了國家公務(wù)人員眾多職務(wù)中的一種，秘書工作則成為了各級領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行指揮、管理的過程中必不可少的輔助性工作。它包括兩項(xiàng)主要內(nèi)容：第一、發(fā)文處理，即以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)各種文書的過程；第二、收文處理，即辦理各種外來文書，如登記、審核、擬辦、承辦、催辦和答復(fù)，以及立卷、保管等。秘書工作不是純粹的業(yè)務(wù)技術(shù)部門，是體現(xiàn)、執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意見的部門，這就是秘書工作政治性的深刻根源。自古到今，都是先有領(lǐng)導(dǎo)后有秘書。在機(jī)關(guān)、單位內(nèi)，居于主導(dǎo)地位的是領(lǐng)導(dǎo)、雇主，決策和管理是領(lǐng)導(dǎo)和雇主的基本職能。（三）工作效果的潛隱性 秘書工作的輔助性決定了其工作效果的潛隱性。 （二）秘書的思想作風(fēng) 第一、全心全意的服務(wù)意識和樂于奉獻(xiàn)的精神。 第五、實(shí)事求是。 二、現(xiàn)代秘書的人文素養(yǎng)人文素養(yǎng)是指在人文科學(xué)、人文精神、人文氛圍滋養(yǎng)熏陶下而形成的思想觀念、價值取向、人格模式、審美情趣、思維方式、學(xué)識才華等精神收獲的總和。文秘人員只有具備高素質(zhì)的哲學(xué)素養(yǎng)和文化知識，才能使自己擬寫的文案方向正確、思想和認(rèn)識深刻，才能在工作中充滿激情，發(fā)揮自己的創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)自己的價值。文秘人員掌握和熟悉歷史材料，學(xué)會從歷史中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以史為鑒，使今天的工作更加科學(xué)，減少失誤。1． 秘書的文學(xué)素養(yǎng)秘書的文學(xué)素養(yǎng)是指文秘人員在長期的閱讀和寫作實(shí)踐中所形成的文學(xué)涵養(yǎng)和水平。經(jīng)常地進(jìn)行文學(xué)創(chuàng)作實(shí)踐是秘書工作者提高文字運(yùn)用能力，加強(qiáng)文學(xué)素養(yǎng)的一個重要方面2．書畫藝術(shù)素養(yǎng) 首先，學(xué)習(xí)書法能提高秘書工作者的服務(wù)水平。影視既是藝術(shù)又是特殊形態(tài)的商品。音樂可以幫助秘書人員提高審美能力和陶冶情操。（一）秘書職業(yè)道德的含義和內(nèi)容 秘書職業(yè)道德是文秘人員職業(yè)活動過程中的行為規(guī)范和行動指南，主要包括職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)情感和職業(yè)能力素養(yǎng)幾個方面。文秘應(yīng)當(dāng)遵守一些基本的職業(yè)道德規(guī)范。第四、恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密?；A(chǔ)知識其內(nèi)容主要以人文社會科學(xué)知識為主，包括文學(xué)、歷史、政治、哲學(xué)、法律、美學(xué)等，另外還應(yīng)該具備一定的自然科學(xué)常識，如數(shù)學(xué)基礎(chǔ)、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、現(xiàn)代傳播、網(wǎng)絡(luò)知識等。這是在具體行業(yè)從事工作的文秘的職業(yè)依托。 （一）基本能力 秘書的基本能力，主要是指秘書人員的智力在秘書的能力結(jié)構(gòu)體系中，基本能力是賴以吸收外界信息、知識的能力，也是構(gòu)建其他能力的基礎(chǔ)。文秘工作內(nèi)容多、范圍廣、頭緒紛繁，需要掌握多方面的情況，因此秘書人員必須具備良好的記憶能力第 想象能力 象是在人腦中對已有表象進(jìn)行加工改造而創(chuàng)造新形象的心理過程 豐富的想象力是秘書人員進(jìn)行創(chuàng)造性工作的基礎(chǔ)第 思維能力 思維是人腦對客觀現(xiàn)實(shí)的概括的間接的反應(yīng)。 文字表達(dá)能力主要是指應(yīng)用文體的寫作能力，包括公文和各種事務(wù)文書的寫作能力。 秘書工作是一種務(wù)實(shí)的工作，實(shí)際動手操作的能力是做好文秘工作的一個重要能力第六、合作能力。 （一）秘書建立良好人際關(guān)系的原則 第一、平等相待 第二、尊重對方。在秘書的交際范圍中，與領(lǐng)導(dǎo)的交際是最重要、最復(fù)雜、最微妙的一種。第四、細(xì)致周全服務(wù) 第五、靈活變通處理。第二、處理好與各職能部門人員的關(guān)系。第三、關(guān)心和體諒群眾。使用這一工具時，必須以熟悉各行各業(yè)的業(yè)務(wù)知識為前提。它的主旨也因文種不同而表現(xiàn)出這樣幾種情況：如果是旨在傳達(dá)政策、指令或事項(xiàng)為主的指令周知性和法規(guī)性文件，則表現(xiàn)為公文的寫作目的；或者是某項(xiàng)方針、政策、辦法的具體說明；或者是對于某個問題、某個事件作的結(jié)論；或者是對于某個問題的處理意見等。二、應(yīng)用文主旨的特點(diǎn) （一）客觀性 （二）單一性 （三）明晰性 三、確定應(yīng)用文主旨的方法 （一）要從工作實(shí)踐和生活實(shí)踐中獲取應(yīng)用文的主旨應(yīng)用文體的實(shí)用性，決定了它寫作的實(shí)用性和實(shí)踐性。因此，應(yīng)用文的主旨又必須由相應(yīng)單位的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的意圖來確定。三、應(yīng)用文寫作選材的基本要求（一）要選擇主旨需要的材料 凡是與主旨、觀點(diǎn)有關(guān)，并能有力地表現(xiàn)、說明、突出主旨的材料，就取而用之；反之，與主旨無關(guān)或關(guān)系不大的材料，無論多么生動，都應(yīng)該棄而舍之。要特別注意防止下列幾種偏向：①添枝加葉，無中生有。有的作者在引用數(shù)字或文件時，掉字漏詞，不進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)，結(jié)果造成失誤。應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的內(nèi)容，也和一般文章一樣，包括開頭和結(jié)尾，層次和段落，過渡和照應(yīng)。如各種報告、總結(jié)，法律文書中的答辯狀、辯護(hù)詞等便經(jīng)常使用。 啟事、海報、訃告、命令、決定、通知等簡短的應(yīng)用文，主體內(nèi)容一般只有一個層次。如部分通知、決議、請示等。它以段首空兩格為標(biāo)志。（三）過渡、照應(yīng)要自然、巧妙 1．常用的過渡方式 （1）給大段加小標(biāo)題和數(shù)字，使其具有過渡、銜接作用。 （3）用一過渡段聯(lián)接上下文，如《上半年主要工業(yè)品銷售走勢》一文在對680種商品進(jìn)行供求現(xiàn)狀概括分析后，用“幾種主要工業(yè)品的供求情況是”引起下文，從“概述”過渡到對幾種工業(yè)品的具體分析。因其在全文首尾，又可稱為首尾照應(yīng)。 （二）穩(wěn)定化 （三）模式化 這一語體規(guī)律是在下列幾種常用的模式語的格局中體現(xiàn)出來的： 1．起首語。文學(xué)寫作很講究內(nèi)結(jié)構(gòu)的銜接，所謂文如長龍，首尾連貫，一氣呵成。這些模式語，能把特定的內(nèi)容連貫地銜接起來。 三、應(yīng)用文的語言特點(diǎn)（一）有意強(qiáng)化語言的表意功能 應(yīng)用文強(qiáng)化語言的表意功能，主要從兩方面著手。狹義的公文特指《條例》中黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中使用的相關(guān)文書，亦稱法定公文、黨政公文或通用公文。否則將會受到紀(jì)律的制裁。分述于下：1．從公文的來源劃分 （1）對外文件。收來文件簡稱收文。比如，機(jī)關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。（2）平行文。下行文就是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文。3．從公文的秘密程度和閱讀范圍劃分從公文的內(nèi)容是否涉及黨和國家的秘密，涉及秘密的程度，以及發(fā)文機(jī)關(guān)對公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘密文件、普通文件和公布文件。普通文件是相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件，這種普通文件也并非無密可保，可供任何人閱看。公布文件就是直接向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機(jī)關(guān)—全國人民代表大會按照立法程序制定的② 法令文件。這里所說的行政法規(guī)章文件，除國務(wù)院制定的行政法規(guī)外，還包括各種地方性法規(guī)，部門規(guī)章和地方人民政府規(guī)章。例如政府機(jī)關(guān)、行政管理機(jī)關(guān)使用比較普遍的意見、通知、請示、報告等。 5．從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)劃分 按照公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。例如命令、決定、意見、批復(fù)和指示性通知等。 （3）報請性公文。知照性公文是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公。 五、文種的選用規(guī)范（一）15種公文文種的功能及適用范圍 1．決議。 3．命令（令）。 5．公告。 7．意見。 9．通報。 11．請示。 13．議案。 15．紀(jì)要。如省、自治區(qū)與國務(wù)院之間，便是這種關(guān)系。（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。指處于同一系統(tǒng)內(nèi)的同級機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系。如國務(wù)院農(nóng)業(yè)部直屬的某高校和教育部直屬的某高校之間的關(guān)系便是。1．情況特殊緊急，逐級上報下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失。5．直接上下級機(jī)關(guān)產(chǎn)生爭議且無法解決。 五、公文的行文規(guī)則 （一）各級黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。（四）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。（七)不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。除特殊情況外（如領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)等），請示不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級主管部門請示重大問題。（十四）對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機(jī)關(guān)。（三）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，引文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。必須使用國家法定計量單位。（七）公文由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室)進(jìn)行審核。 包括：1．?dāng)M寫與制作公文。機(jī)關(guān)的管理工作，很大程度上要通過公文處理工作來體現(xiàn)。4．公文處理是檔案工作的基礎(chǔ)。 （2）建立機(jī)構(gòu) （3）建立健全統(tǒng)一的公文處理工作制度 （4）由公文處理部門集中統(tǒng)一管理公文 （5）建立、健全并實(shí)施公文處理的國家標(biāo)準(zhǔn)，防止政出多門，各行其是，促進(jìn)公文處理標(biāo)準(zhǔn)化，提高辦文效率。5．必須反對文牘主義、形式主義或官僚主義6．必須堅持實(shí)事求是的思想路線和工作作風(fēng)。 2．連續(xù)性。1．簽收。即按來文單位的級別登記。④ 依收文時間順序登記。 6．承辦。 7．催辦、查辦。它有助于公文的日后整理與查考。2．會商。 6．用印。命令是下行文，是行政機(jī)關(guān)指揮工作的重要憑據(jù)，根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有國家主席、國務(wù)院及其所屬部委和縣以上各級人民政府，才能依照法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布相關(guān)的命令，因此它具有強(qiáng)制性和權(quán)威性兩個特點(diǎn)。（2）寫明發(fā)布事由和文種，如《向全國進(jìn)軍的命令》。3．簽署位于正文橫寬1／2處，簽上負(fù)責(zé)人的職務(wù)和姓名。3．命令（令）的文辭要簡明凝練，語氣堅定不移。 （二）議案的特點(diǎn)1．制作主體的規(guī)定性，2．制作程序的法定性 3．內(nèi)容的特定性 4．建議的可行性 5．內(nèi)容的單一性 （三）議案的分類