【正文】 如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回電。l 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。看起來不起眼，但做不好卻會(huì)誤大事。要想把秘書工作干好，需要遵循四個(gè)原則，分別是準(zhǔn)確原則、迅速原則、保密原則和實(shí)事求是的原則。l 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。直接下屬問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如事情緊急，告知領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方法。l 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。l 如遇總經(jīng)理不愿接聽對(duì)方電話，則可用委婉的語氣：“實(shí)在抱歉，**領(lǐng)導(dǎo)這是不知上哪去了，我見到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l 如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過去。 必要的傳真分類存檔三、郵件 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。 B、由秘書本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說明。 文件進(jìn)行登記存檔應(yīng)按不同的類別進(jìn)行存檔。（一）總體原則：216。定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；216。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；216。掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版216。確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人216。完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；216。出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：216。準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐膰?guó)家風(fēng)情資料；216。登機(jī)前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理保險(xiǎn)費(fèi)購(gòu)買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；216。根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；216。著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；216。會(huì)前與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；216。對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給領(lǐng)導(dǎo)；l 領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議 （二）外部會(huì)面安排l 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與企劃部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l 會(huì)前給領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜；l 在會(huì)前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見；l 如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 領(lǐng)導(dǎo)在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)看。二、外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。第二、 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。1． 語言形象 領(lǐng)導(dǎo)在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語言標(biāo)識(shí)。3． 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵(lì)形象。（2） 對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來評(píng)說他人，也不用自己的好惡要求他人。 擺正站位。恭敬就是尊重對(duì)方的人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。l 時(shí)限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。 明確行文要求。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和