【正文】 ，爭取收益最大化。經(jīng)常與客戶保持聯(lián)系。引導(dǎo)客戶搞好合作1） 如果客戶反應(yīng)積極，即請客人盡快對會議計 劃予以簽字確認，向客人說明盡快確認的好 處。感謝各位 光臨，并親自送客人出飯店大門。4） 參觀客房結(jié)束后，在前往多功能廳或會議室 之前，要順路介紹娛樂、商務(wù)中心、酒吧、 早茶等其他設(shè)施。3） 參觀過程中鼓勵客人提問題，并做相關(guān)記錄，同時分發(fā)推銷資料及飯店簡介。4）將客人的姓名或客戶名稱及約定見面的時間，地點告知前臺，以便使客人感到他們是愛歡迎的和被重視的。 將會議計劃書及報價單存檔l 將發(fā)給客戶的報價單存檔于“報價”文件夾 中，以便本人不在時其它人員能夠跟進此計 劃。詢問并在會議洽談紀要上填寫客戶聯(lián)系方式● 應(yīng)正確無誤地在會議紀要上記錄客人的聯(lián)絡(luò)方式、存檔，并請文員輸入電腦，資料共享。請客 人發(fā)送傳真告知會議的詳細情況，然后我們 將根據(jù)會議當時酒店的入住情況等綜合因 素，根據(jù)權(quán)限是否浮動。3） 如是新客戶，對酒店不太熟悉，先簡要根據(jù)其需求，針對性地介紹一個酒店房間或會議室的概況，并向其推薦。會議專業(yè)化實施方案 會議(團隊)操作程序與標準目錄一、 銷售部 110二、 前廳部 1114 三、 餐飲部 1521四、 工程部 2223 五、 保安部 2427六、 財務(wù)部 28七、 營銷部會議工作流程圖 八、 前廳部會議工作流程圖 十一、餐飲部會議工作流程圖 十二、會議設(shè)施設(shè)備、鮮花、食品報價單 一、銷售部：程 序標 準電話詢價與報價 接聽客人詢價電話1） 詢問客人公司名稱，辨別是否為老客戶，是本地客戶還是外地客戶。4） 先讓客人作合適的選擇。2） 恭維客人或客人的公司，向客人表達友好合作的愿望。 制作書面報價單1） 根據(jù)客人會議的日程及活動內(nèi)容制作詳細的 會議計劃書及報價。接待參觀向客人介紹會議設(shè)施 與客戶預(yù)約1） 通過前臺查找到合適的客戶及準備好鑰匙。5）事先準備好有關(guān)推銷資料和宣傳卡片。 陪同客人參觀1） 帶領(lǐng)客人參觀客房時，應(yīng)從低檔房間開始。 客人參觀后1） 若有時間可以請客人喝些飲料。 客人離開后l 客人離店后，寫報告，并做好記錄，為下一步的措施做好計劃。2） 如果客戶對會議計劃有疑慮，即刻向客戶解 釋，并根據(jù)客戶的要求進行調(diào)整，作出針對 性。l 經(jīng)常向客戶致電詢問會議的計劃，將會議行 程了解得越細越好，讓客人感覺你對他們會 議的重視。3） 按會議洽談紀要上的格式和內(nèi)容記錄客人的住宿計劃。與客人確認房間、會場、用餐等大項目的價 格1） 在了解能滿足客人設(shè)施及服務(wù)的需求后，向 客人報出客人所需設(shè)施及服務(wù)的價格。3） 向客人公布酒店的收費政策并與客人確認收 費標準。3）如果不是很復(fù)雜的會議可以根據(jù)雙方會談時 的會議談紀要手寫稿，雙方簽字作為合約。4） 發(fā)送計劃通知后，再與各部聯(lián)系，并查看宴會預(yù)訂、會議室預(yù)訂等信息確認各部門收到了計劃。有關(guān)客人事先未明確，需提供的名單、背景文案內(nèi)容、會場形式等內(nèi)容要及時提醒客戶，提前提供資料。會議進行中與客戶的溝通與跟蹤、變更、通知與客戶保持暢通的溝通聯(lián)絡(luò)渠道1） 經(jīng)常與會務(wù)人員接觸，聆聽需求，協(xié)調(diào)落實 各項活動。1） 與餐飲部溝通，確保宴會用餐、會場工作的提前落實。 變更通知1） 客戶如有任何計劃的變更，應(yīng)及時在會議計 劃通知中更改。會議的分房操作 接到會議信息時，立即進行初步框房，將會議的大概時間、用房數(shù)、聯(lián)系人輸入電腦。 接到變更通知后，立即在電腦中作出相應(yīng)的修改，對通知相關(guān)部門。4） 將意見反饋表交部門文員處，部門必須收到每檔會議的意見反饋表。銷售部（美工）：程 序標 準會標的設(shè)計、確認、制作 根據(jù)每檔任務(wù)美工單對會標的要求，按實際尺寸的比例進行效果設(shè)計，并出稿件。 橫幅貼字完成后必須對照稿件再次審核。 橫幅、指示牌需指示明確，通知工程部安裝到位。所有的文字或圖案內(nèi)容需布局美觀、整齊。 特殊制作項目還應(yīng)及時與工程部指定工作人 員溝通尺寸、比例、制作工藝等事項。 確認布幅必須整潔、牢固、易于固定。 確認固定程度良好，使用期間不會脫落。 免費項目同時列收雜項收費單，標明免費。4） 有無隱藏安全隱患的布置形式。二、前廳部：(一)、會議用房控制程序程 序標 準會議入住前一天 大堂副理每天上午查詢第二天到店的會議情況。 客房預(yù)訂、總臺應(yīng)控制好，預(yù)估第二天的出租情況，排房時應(yīng)靈活運用，避免鎖房沖突，為酒店爭取最高利益。 大堂副理應(yīng)了解會議當中的特殊要求：會議室有否更改，會議室的布置，簽到臺及綠化的布置要求，幕布及指示牌有否特殊要求，會議中茶水點心的提供，用餐的具體要求，是否需要做好叫醒服務(wù)等。3．注意當日用房情況 大堂副理通知客房中心了解房態(tài)。 總臺如有特殊情況，如客人延期等，應(yīng)及時匯報大堂副理，及時解決。 提前安排禮賓部VIP客人的行李運送l 大堂副理告知禮賓部VIP客人的姓名、房號。并且自我介紹：“我的名字是XX，我是酒店大堂副理，我將帶您入住酒店。 大堂副理介紹客房小酒吧。” 大堂副理介紹“您是否需要預(yù)定或確認機票, 我們可以為您預(yù)定和確認。 大堂副理向客人介紹緊急消防道。 大堂副理給客人演示如何使用磁卡門鎖和“請勿打擾”牌、電源開關(guān)。 大堂副理取出登記夾放置在客人前面。退出客人房間l ,說:”MR./MRS. XX, 還有什么需要我做的嗎?…. 祝您居住愉快。會議入住當日 禮賓部早上查看會議通知單是否有變更，如有，應(yīng)及時告知公關(guān)部、宴會預(yù)訂相關(guān)部門并及時做好準備。（查看撐牌是否已到位） 總臺對于會議付款方式，及時與會務(wù)組聯(lián)系，確認后在IN HOUSE ORDER 上注明，分發(fā)各相關(guān)部門。會議結(jié)束后 禮賓部會議結(jié)束后，及時收回相關(guān)撐牌。 臺布臺圍干凈挺括，椅子擺放整齊。會議文具的服務(wù) 將會議形式布置完畢后，把紙、筆放于席位的正中方，與茶杯距離1cm，與鉛筆的距離為2cm，筆斜置于信簽的第一頁上。根據(jù)規(guī)定價格收費。 主席臺上擺放一至二盆鮮花作點綴，二只話筒。 會議單上無特殊要求，一般不提前將煙缸布置上桌