【正文】 效地筆錄。語言必須規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，使用準(zhǔn)確，不能渲染、虛飾、比喻和夸張，應(yīng)直截了當(dāng)，文字平實(shí)。由于行政執(zhí)法文書是具有較強(qiáng)專業(yè)性、技術(shù)性的法律文書，在制作過程時(shí)應(yīng)適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用法律名詞和專業(yè)術(shù)語，使其更加嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)和規(guī)范。一是要注意敘述事實(shí)本身的邏輯性，事實(shí)的前因后果、來龍去脈要層次分明，使人看得清楚。兩聯(lián)以上的文書應(yīng)當(dāng)使用無碳復(fù)寫紙印制，第一聯(lián)留存歸檔。二、《調(diào)查筆錄》《調(diào)查筆錄》是在進(jìn)行案件調(diào)查時(shí)依法向案件當(dāng)事人、直接負(fù)責(zé)人或者知情人調(diào)查了解有關(guān)情況時(shí)所填寫的文字筆錄。案由：山東省藥品監(jiān)督管理局魯藥監(jiān)法字[2003]180號(hào)《關(guān)于印發(fā)藥品監(jiān)督執(zhí)法文書實(shí)用說明的通知》中規(guī)定，要求寫明涉嫌的違法主體和違法行為，違法行為應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)法律法規(guī)中“法律責(zé)任”或“罰則”中的規(guī)范用語填寫，如***藥店涉嫌銷售假藥案，***公司未按照規(guī)定實(shí)施《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》案。案件承辦人須有二人以上，其中應(yīng)當(dāng)指定一人為首席辦案員，具體負(fù)責(zé)案件調(diào)查、文書制作等工作?！绷ⅰ断刃械怯洷４嫖锲吠ㄖ獣?. 《先行登記保存物品通知書》是執(zhí)法人員依法采取先行登記保存證據(jù)措施時(shí)，給當(dāng)事人出具的書面文書；當(dāng)事人的名稱、保存地點(diǎn)、保存條件都必須于審批表一致；必須有當(dāng)事人簽字及接收時(shí)間；附：先行登記保存物品清單，后面要寫明清單張數(shù)。查封、扣押的前提是“有證據(jù)證明”，因此采取這一強(qiáng)制措施之前一定要調(diào)取比較充分的證據(jù)，不能盲目使用。九、《物品清單》、登記時(shí)使用此文書；應(yīng)當(dāng)與先登、查扣及相應(yīng)解除、沒收等文書配合使用，不能單獨(dú)使用；：物品清單前面的空白處應(yīng)填寫具體使用項(xiàng)目，如先行登記保存、解除先行登記保存、查封（扣押）、解除查封（扣押）、沒收等；：必須與相應(yīng)執(zhí)法文書中當(dāng)事人的名稱一致；：填寫實(shí)際清點(diǎn)地點(diǎn)，但有時(shí)需要帶回或在其他地點(diǎn)清點(diǎn)的，仍然要填寫發(fā)現(xiàn)物品時(shí)的地點(diǎn)；，對藥品來說，所有項(xiàng)目全部填寫，對醫(yī)療器械、原輔料、包裝材料、生產(chǎn)設(shè)備、證據(jù)材料來說，可將有關(guān)項(xiàng)目變通填寫，無關(guān)的項(xiàng)目可寫“無”或劃“斜杠”；品名：應(yīng)填寫物品包裝上的通用名稱或產(chǎn)品注冊名稱的全稱；生產(chǎn)廠家：應(yīng)填寫包裝上標(biāo)注的生產(chǎn)企業(yè)名稱；規(guī)格：填寫物品包裝上注明的規(guī)格型號(hào)；包裝：藥品最小包裝的包裝規(guī)格，并要注明包裝材料，如“鋁箔”、“塑板”、“壓塑”、“塑袋”、“塑瓶”、“安瓿”等；單價(jià)：填寫物品的銷售價(jià)格；數(shù)量：逐一填寫所清點(diǎn)同一產(chǎn)品、同一規(guī)格的總數(shù)量；但不能使用“大約”、“左右”等模糊寫法；備注：可注明涉案物品的狀態(tài)，如“未標(biāo)明有效期”、“無藥品批準(zhǔn)文號(hào)”、“已超過有效期”、是否損壞或?qū)懨麽t(yī)療器械產(chǎn)品注冊證號(hào)、標(biāo)注的商標(biāo)等情況；，在最后一頁合計(jì)總金額；空余部分注明“以下空白”字樣，或填空白符號(hào)；，逐頁簽署“無誤”字樣，并簽字；兩名執(zhí)法人員分別簽名。十、《行政處罰事先告知書》1. 《行政處罰事先告知書》是在對違法行為做出行政處罰前，告知當(dāng)事人行政機(jī)關(guān)調(diào)查認(rèn)定的事實(shí)、處罰的理由、依據(jù)、擬作出的行政處罰決定的內(nèi)容（擬處罰種及罰沒款幅度）以及當(dāng)事人依法享有的陳述和申辯權(quán)利時(shí)使用的文書；陳述申辯權(quán)是當(dāng)事人的一項(xiàng)重要權(quán)利，也是保證公正執(zhí)法的必要手段，在行政處罰過程中，未告知陳述申辯權(quán)或拒絕聽取當(dāng)事人的陳述申辯，會(huì)導(dǎo)致行政處罰決定不能成立，必須重視，以免引起不必要的復(fù)議和訴訟；《行政處罰法》第三十一條規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)在作出行政處罰決定之前，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人作出行政處罰決定的事實(shí)、理由及依據(jù)，并告知當(dāng)事人依法享有的權(quán)利?！保寒?dāng)事人是單位的，應(yīng)為當(dāng)事人的法定代表人（企業(yè)負(fù)責(zé)人），或者得到其授權(quán)的代理人；當(dāng)事人為個(gè)人的，應(yīng)為當(dāng)事人本人，或其授權(quán)的有關(guān)人員。十三、《行政處罰審批表》1. 《行政處罰審批表》是對依法適用行政處罰的案件，由承辦人報(bào)請執(zhí)法辦案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，并經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批的文書；《藥品監(jiān)督行政處罰程序規(guī)定》第二十九條規(guī)定：“對違法事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、程序合法，依據(jù)藥品、醫(yī)療器械管理法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)給予行政處罰的，由承辦人填寫《行政處罰審批表》，經(jīng)承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人填寫審核意見后，報(bào)藥品監(jiān)督管理部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批?！保▎挝唬┑那闆r：違法行為人持有許可證、營業(yè)執(zhí)照、注冊證或其他證明文件的，無論是何種經(jīng)營組織形式（包括法人、合伙企業(yè)、分支機(jī)構(gòu)、連鎖門店、個(gè)體工商戶、個(gè)人合伙等），一律以上述法律證明文件上登記核準(zhǔn)的內(nèi)容為準(zhǔn)，如果營業(yè)執(zhí)照與藥品生產(chǎn)（經(jīng)營）許可證上的名稱不一致，應(yīng)填寫營業(yè)執(zhí)照上的名稱；違法行為人無上述法律證明文件的，以公民身份證上記載的內(nèi)容為準(zhǔn)；相關(guān)證照、證明文件或身份證復(fù)印件必須由當(dāng)事人注明“此件與原件一致”字樣并簽名、簽日期后留存案卷；職務(wù)：無具體職務(wù)的，填寫“無”或劃“斜杠”；：是作出行政處罰決定的基礎(chǔ)，必須是已經(jīng)查證屬實(shí)的事實(shí)，包括違法行為人、違法時(shí)間、地點(diǎn)、形式或手段（情節(jié)）、違法物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、貨值、違法所得、剩余物品數(shù)量和價(jià)值等內(nèi)容，要求定性準(zhǔn)確，敘述完整、詳盡，不能過于簡單；當(dāng)事人有從輕、減輕、從重、免除處罰情節(jié)的，也應(yīng)在違法事實(shí)中寫清；涉及檢驗(yàn)鑒定的，要寫明檢驗(yàn)鑒定結(jié)果；原則上講，無需翻看其他材料，僅從處罰決定書的內(nèi)容中就能夠了解執(zhí)法的全過程； ：應(yīng)將調(diào)查取證過程中收集的經(jīng)查證屬實(shí)的案件證據(jù)列舉出來，要將證據(jù)名稱、種類、數(shù)量寫清楚；（過渡語：以上違法事實(shí)有.........等證據(jù)為證）：表述的處罰種類、幅度、數(shù)額要具體、明確、完整，以罰款為例，要寫明罰款標(biāo)準(zhǔn)（違法所得或貨值金額）、罰款倍數(shù)、罰款數(shù)額，罰沒款數(shù)額應(yīng)當(dāng)用中文大寫表述；有沒收物品的應(yīng)當(dāng)寫明具體物品名稱，并注明“見《沒收物品憑證》”；《行政處罰審批表》中局領(lǐng)導(dǎo)簽署審批的日期一致；7.《行政處罰決定書》應(yīng)當(dāng)在處罰決定作出之日起7日內(nèi)送達(dá)當(dāng)事人；，分別用于存檔、交被處罰單位（人）、必要時(shí)交人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。采用的媒體應(yīng)為大眾常見、易接觸的，如為紙質(zhì)媒體，應(yīng)將刊登的公告內(nèi)容粘貼在備注欄；：填寫實(shí)際送達(dá)地點(diǎn)，一般為本局相關(guān)科室；：兩名及以上負(fù)責(zé)送達(dá)的執(zhí)法人員應(yīng)分別簽名、簽日期；：受送達(dá)人是法人或其他組織的，由法人單位的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)收件的人、委